Пошук записів у таблицях Access 2003

Якщо ви хочете відстежити певний запис, створення запиту є зайвим. На щастя, Access 2003 має швидкий спосіб знайти один конкретний фрагмент даних у таблицях і формах вашого проекту: команду «Знайти».

Пошук доступний як на панелі інструментів, так і через головне меню. (Виберіть «Редагувати» –> «Знайти». Люди, які орієнтуються на клавіатуру, можуть натискати Ctrl+F.) Access 2003 не має значення, яким чином ви запускаєте команду «Знайти» — вона працює однаково з будь-якого напряму.

Незважаючи на те, що команда «Знайти» досить проста у використанні сама по собі, знання кількох хитрощів дозволяє їй працювати якнайкраще. Після того, як ви дізнаєтеся про основи пошуку (розглянуто в наступному розділі), ви можете точно налаштувати команду «Знайти», скориставшись порадами в розділі «Налаштування швидкості та точності пошуку» далі в цій статті. У цьому розділі показано, як налаштувати параметри пошуку для більш детального пошуку.

Спочатку шукайте перші речі (а потім наступні речі)

Використання команди «Знайти» є простим завданням. Ось як це працює:

1. Відкрийте таблицю або форму, у якій потрібно шукати.

Так, функція «Знайти» працює як у поданні таблиці, так і за допомогою форм Access.

2. Клацніть поле, яке потрібно шукати.

Команда «Знайти» шукає поточне поле в усіх записах таблиці, тому переконайтеся, що ви клацнули праве поле перед початком процесу пошуку. Access 2003 байдуже, на якому записі ви клацнете — доки ви натискаєте правильне поле, Access буде задоволений. (І важливо, щоб ваше програмне забезпечення було щасливим!)

3. Запустіть команду «Знайти», натиснувши кнопку «Знайти» на панелі інструментів (та, на якій є бінокль) або вибравши «Редагувати» –> «Знайти».

Діалогове вікно «Знайти та замінити» з’явиться у дію.

4. Введіть текст, який ви шукаєте, у поле Знайти, як показано на малюнку 1.

Перед початком пошуку перевірте своє правопис. Доступ недостатньо яскравий, щоб зрозуміти, що ви насправді маєте на увазі героя, коли вводите нуль.

Малюнок 1. Діалогове вікно «Знайти та замінити» готується до виконання своїх завдань.

5. Натисніть кнопку Знайти далі, щоб почати пошук.

Перш ніж ви зможете порахувати до однієї восьмої, команда «Знайти» відстежує потрібний запис, переміщує туди курсор і виділяє відповідний текст. Однак якщо Find нічого не знаходить, у маленькому діалоговому вікні він скаржиться на свою помилку.

6. Якщо Пошук не знайшов те, що ви шукали:

• а. Натисніть OK, щоб діалогове вікно зникло.

• б. Переконайтеся, що ви клацнули у правильному полі та правильно написали все правильно в полі «Знайти».

• Ви також можете перевірити спеціальні параметри пошуку, розглянуті в наступному розділі, щоб побачити, чи один із них не заважає вашому пошуку.

• c. Ще раз натисніть Знайти далі.

Що робити, якщо перший запис, який Access знайде, не той, який ви шукаєте? Припустимо, ви хочете, щоб у таблиці був другий, третій чи чотирнадцятий Джон Сміт ? Немає проблем — тому діалогове вікно «Знайти та замінити» має кнопку «Знайти далі». Продовжуйте натискати «Знайти далі», доки Access не перейде до потрібного запису або не повідомить, що припиняє пошук.

Налаштування пошуку швидкості та точності

Іноді недостатньо просто вказати інформацію в полі Знайти. Або ви знайшли забагато записів, або ті, які збігаються, не є тими, які вам потрібні. Найкращий спосіб зменшити кількість неправильних збігів – додати більше деталей до свого пошуку.

Точне налаштування також робить переслідування швидшим.

Access пропонує кілька інструментів для точного налаштування пошуку. Відкрийте діалогове вікно «Знайти та замінити», натиснувши кнопку «Знайти» на панелі інструментів або вибравши «Редагувати» –> «Знайти». У наведеному нижче списку описано, як використовувати різні параметри:

• Шукати: за замовчуванням Access шукає збіги лише в поточному полі — у якому б полі ви не клацнули перед запуском команди «Знайти». Щоб натомість наказати Access шукати всю таблицю, змініть параметр Look In на параметр Table , як показано на малюнку 2.

Малюнок 2: Щоб здійснити пошук у всій таблиці, змініть параметр Шукати в.

• Збіг: Access робить кілька дурних припущень, і це налаштування є хорошим прикладом. За замовчуванням для параметра «Відповідність» встановлено значення «Все поле», що передбачає, що ви хочете знайти лише поля, які повністю відповідають тексту пошуку. Налаштування «Все поле» означає, що пошук Сема не знайде поля, що містять Семюела, Саманта або Мосама. Не дуже яскраво для такої дорогої програми, чи не так? Змініть цю поведінку, налаштувавши параметр «Відповідність» на «Будь-яка частина поля», що дозволить знайти відповідність у будь-якому місці поля (знайти як Самуель, так і новий зразок продукту), або на Початок поля, який розпізнає лише збіг, який починається з початку поля. Щоб змінити це налаштування, клацніть стрілку вниз поруч із полем (див. Малюнок 3), а потім зробіть свій вибір у спадному меню, що з’явиться.

Малюнок 3: Перегляньте всі ці маленькі поля за допомогою параметра Match.

• Пошук: якщо ви знайшли забагато збігів, спробуйте обмежити пошук однією конкретною частиною таблиці за допомогою параметра Пошук. Пошук вказує команді «Знайти» шукати будь-який

• У всіх записах у таблиці (налаштування за замовчуванням)

• Вгору або Вниз від поточного запису

• Клацнувши запис на півдорозі таблиці, а потім наказавши Access шукати внизу, пошук обмежиться нижньою частиною таблиці.

• Налаштуйте параметри пошуку, натиснувши стрілку вниз біля поля пошуку та вибравши відповідний варіант зі спадного меню.

• Відповідність регістру: відповідність регістру вимагає, щоб термін, який ви шукаєте, був точно таким же, як значення, що зберігається в базі даних, включаючи регістр символів. Іншими словами, якщо база даних містить ім’я SmItH, написане з великої літери, Match Case знайде це значення, лише якщо ви шукаєте ім’я, використовуючи точно таку ж непарну літеру (у цьому випадку SmItH) . Match Case дуже добре працює під час пошуку імен у вашій базі даних.

• Пошук у відформатованих полях: цей параметр наказує Access переглядати відформатовану версію поля замість фактичних даних, які ви ввели. Обмеження пошуку таким чином зручно під час пошуку дат, ідентифікаторів одиниць ведення запасів або будь-якого іншого поля з досить спеціальним форматуванням. Увімкніть відформатовані поля пошуку, поставивши прапорець біля нього. Цей параметр не працює з регістром відповідності, тому якщо позначено відповідний регістр, поля пошуку у форматі відображаються затемненими. У цьому випадку зніміть прапорець «Збігати регістр», щоб повернути поля пошуку у відформатовані.

• У більшості випадків цей варіант не має великої різниці у вашому житті. Насправді, єдиний раз, коли вас, ймовірно, хвилює ця опція «Знайти», це коли (або якщо) ви шукаєте у багатьох високо відформатованих полях.

Якщо ваша команда «Знайти» працює не так, як ви думаєте, перевірте параметри в попередньому списку. Швидше за все, один або кілька з цих параметрів налаштовані не зовсім правильно!