Не думайте про Microsoft Project 2019 як про гігантський електронний список справ; скоріше, це складний інструмент, який використовується для управління проектами. І логічним побічним продуктом такого управління є фантастична скарбниця інформації, яку ви можете використати, щоб стати більш висококваліфікованим користувачем проекту — і, таким чином, більш компетентним менеджером проекту .
Після того, як ви надішлете останню записку, пов’язану з проектом, і приймете останню похвалу або критику від свого керівника, знайдіть хвилинку, щоб ще раз переглянути планування проекту Microsoft.
Ви не зрозумієте кожен аспект управління проектом під час свого першого, другого чи навіть третього проекту. Але вам стане комфортніше зі своїми навичками. Аналогічно, ви не зрозумієте всіх нюансів планування Microsoft Project у своєму першому проекті. Ви навіть не розкриєте всі можливості Project у своєму другому проекті. Але поступово, коли ви оволодієте тонкощами управління проектами та використанням Project, ви ефективніше застосовуватимете навички управління проектами та легше засвоюватимете інформацію, яку створює Project — і ви швидше зрозумієте, як це може допомогти вам уникнути помилок. на майбутні проекти.
Переглядайте кожен проект наприкінці кожної фази та в кінці проекту, щоб побачити, що ви зробили правильно, а що неправильно. Тоді ви можете використати те, що ви відкрили, щоб покращити свої навички в наступному проекті.
Рекомендується проводити огляд наприкінці кожної фази життєвого циклу, якщо виникає серйозний ризик або проблема, або якщо відбуваються непередбачені значні зміни.
Вчіться на своїх помилках
Ви знаєте, що кажуть: якщо ви не вивчаєте історію, ви приречені її повторювати. І повторення помилки — це останнє, що ви хочете зробити, керуючи проектом.
Розглядаючи свій проект, враховуйте ці стратегії:
Базові та фактичні показники.
Проведіть опитування команди
Жоден проект не є провінцією однієї людини. Навіть якщо ніхто інший ніколи не торкався плану проекту, ваша команда все одно надала вхідні дані для цього плану через години діяльності, про які вони повідомляли, та інформацію, яку вони надали вам під час виконання проекту.
Дотримуйтесь цих порад, щоб покращити процес комунікації:
Менеджери проектів іноді вважають за краще зберігати нові версії планів проекту, а не працювати з проміжними планами. Цей підхід може працювати, але він не дозволяє записувати історію проекту в один файл проекту. Неважливо — функція порівняння версій проекту дозволяє побачити відмінності між двома файлами плану проекту. Ці файли можуть бути як двома різними версіями плану для одного проекту, так і файлами для двох окремих проектів, які є схожими.
Ви можете використовувати цей метод для перегляду подій із завершеного проекту або для порівняння подібних нових проектів під час їх створення. Готовий звіт порівняння показує вам відмінності проекту графічно та містить легенду для визначення функцій звіту.
Щоб порівняти два файли в Project, виконайте такі дії:
Відкрийте файл, який потрібно порівняти.
Активний файл вважається поточним проектом.
На вкладці Звіт натисніть кнопку Порівняти проекти в групі Проект.
З’явиться діалогове вікно Порівняння версій проекту, як показано.
Порівняння версій проекту.
Якщо файл для порівняння не відображається в розкривному списку з написом Порівняти поточний проект (ім’я файлу) з цією попередньою версією, натисніть кнопку «Огляд», щоб знайти та вибрати відповідний файл.
Вибраний файл вважається попереднім проектом.
Щоб порівняти таблиці, відмінні від таблиць за замовчуванням, які відображаються, виберіть відповідні таблиці зі спадного списку Таблиця завдань і Таблиця ресурсів.
Натисніть кнопку OK.
Якщо ви бачите повідомлення про те, що у вас забагато стовпців для порівняння, натисніть OK, щоб продовжити.
Project запускає порівняння та відображає звіт порівняння, як показано. Звіт порівняння відображається у верхній панелі, а окремі файли проекту відображаються на двох нижніх панелях. Легенда зліва описує символи в стовпці Індикатори звіту.
Порівняння проектів.
Натисніть Порівняння ресурсів у групі Перегляд на вкладці Порівняти проекти.
Панель звіту порівняння змінюється на відображення інформації про ресурс.
Натисніть кнопку Закрити порівняння (X) на панелі Легенда для звіту про порівняння, щоб закрити панель.
Натисніть кнопку «Зберегти» на панелі інструментів швидкого доступу та назвіть файл, щоб наступного разу, коли ви захочете переглянути цей звіт порівняння, проекти та поля вже були налаштовані.
Хоча людська природа часто змушує людей без потреби зосереджуватися на недоліках, які є результатом проекту, справа в тому, що ви, швидше за все, зробили багато речей добре. Перш ніж почати планувати інший проект, ви хочете зберегти позитивні аспекти десь, які ви зможете легко знайти пізніше.
Створіть шаблон
Одним із варіантів збереження інформації з вашого поточного проекту є створення шаблону, який є просто збереженим файлом, який містить налаштування, які ви хочете відтворити. Відкривши шаблон, ви можете зберегти його як документ проекту з новою назвою та всіма тими параметрами, які вже вбудовані.
Проект містить власні шаблони для типових типів проектів, але ви можете зберегти будь-який проект як шаблон. Якщо ви часто повторюєте один і той самий набір завдань у проекті — як це роблять люди в багатьох галузях — заощадите собі час на повторне створення всіх цих завдань.
Шаблони можуть містити, окрім будь-яких завдань у проекті, будь-яку або всі ці типи інформації для цих завдань:
Ви можете зберегти всю цю інформацію або лише вибрані елементи. Наприклад, якщо ви створюєте численні фіксовані витрати (наприклад, обладнання) і ресурси з відповідними ставками (і використовуєте їх у більшості проектів), ви можете зберегти шаблон лише з фіксованими витратами та ресурсами.
Щоб зберегти файл як шаблон, виконайте такі дії:
Відкрийте файл, який потрібно зберегти, а потім виберіть «Файл»→ «Зберегти як».
На панелі «Зберегти та синхронізувати» виберіть, де потрібно зберегти шаблон.
Ви можете зберегти його в SharePoint, на своєму комп’ютері, у хмарі або в іншому місці, яке ви додаєте.
Перейдіть до місця, де потрібно зберегти шаблон.
З’явиться діалогове вікно Зберегти як, як показано.
Збереження файлу як шаблону.
У спадному списку «Тип збереження як» виберіть Шаблон проекту (*.mpt).
Майте на увазі, що це розширення файлу не відображається, якщо ви не налаштували Windows на відображення розширень файлів.
Натисніть кнопку Зберегти.
Вам буде запропоновано вибрати тип даних, які ви хочете видалити з шаблону, наприклад значення всіх базових, фактичних значень тощо. Установіть прапорці, які потрібно зберегти в шаблоні, і натисніть Зберегти.
Microsoft зберігає шаблони в центральній папці з назвою Шаблони.
Опануйте Microsoft Project Organizer
Дивовижно гнучкий характер Project дозволяє налаштувати безліч параметрів, таких як таблиці, фільтри, представлення даних і звіти. Наприклад, можна створити окремі таблиці даних для відображення в представленнях, які містять панелі аркушів. Ви також можете створювати окремі фільтри, звіти та календарі. Якщо у вас є якесь життя, ви, можливо, не захочете проводити вечори, відтворюючи всі ці елементи в наступному проекті. Замість цього використовуйте Організатор, щоб скопіювати їх в інші файли проекту.
Ви можете використовувати органайзер для копіювання інформації з одного файлу в інший. Є дев’ять вкладок, які допоможуть упорядкувати інформацію, яку можна скопіювати:
Якщо ви хочете зробити спеціальний елемент, який ви створили в поточному файлі, доступним для використання в усіх файлах плану проекту, скористайтеся організатором, щоб скопіювати елемент у глобальний шаблон Global.mpt. Хоча деякі елементи копіюються в органайзер за замовчуванням, ніколи не завадить переконатися, що важливі елементи зберігаються там.
Щоб скористатися органайзером, виконайте наведені нижче дії.
Відкрийте проект, з якого потрібно скопіювати елементи, і проект, до якого потрібно скопіювати елементи.
У файлі, до якого потрібно скопіювати, виберіть Файл → Інформація.
Відкриється перегляд Backstage, який показує загальний вибір файлів.
Натисніть кнопку Упорядкувати глобальний шаблон.
З’явиться діалогове вікно Організатор, як показано.
Діалогове вікно Організатор.
Натисніть вкладку для типу інформації, яку потрібно скопіювати.
У лівій колонці натисніть рядок, з якого потрібно скопіювати.
За замовчуванням Project вибирає шаблон Global.mpt для списку ліворуч і файл, з якого ви відкриваєте Організатор для списку справа. Якщо замість цього ви хочете скопіювати елементи з іншого відкритого файлу, виберіть його, клацнувши спадний список під списком файлів праворуч. (Залежно від вкладки, яку ви відображаєте, розкривний список може мати назву «Доступні перегляди», «Доступні групи», «Доступні звіти» тощо.)
Натисніть кнопку Копіювати.
Пункт з’являється у списку праворуч.
(Необов’язково) Щоб перейменувати створений вами користувацький елемент,
(а) клацніть його у списку праворуч, а потім натисніть кнопку Перейменувати.
(b) Введіть нове ім'я у діалоговому вікні Перейменування, що з'явиться, а потім натисніть кнопку OK.
Щоб скопіювати додаткові елементи на ту саму вкладку, повторіть кроки 5 і 6.
Щоб скопіювати елемент на іншу вкладку, повторіть кроки 4–8.
Коли ви закінчите копіювати елементи з одного файлу в інший, натисніть кнопку Закрити (X).
Не перейменуйте елементи за замовчуванням в органайзері. Перейменування може призвести до помилок і збоїв у роботі, наприклад, неможливості відображення певного представлення.
Як заборонити Microsoft Word відкривати файли в режимі лише для читання в Windows. Microsoft Word відкриває файли в режимі лише для читання, що робить неможливим їх редагування? Не хвилюйтеся, методи наведено нижче
Як виправити помилки під час друку неправильних документів Microsoft Word Помилки під час друку документів Word зі зміненими шрифтами, безладними абзацами, відсутнім текстом або втраченим вмістом є досить поширеними. Однак не варто
Якщо ви використовували перо або маркер для малювання на слайдах PowerPoint під час презентації, ви можете зберегти малюнки для наступної презентації або стерти їх, щоб наступного разу, коли ви показуватимете їх, розпочали з чистих слайдів PowerPoint. Дотримуйтесь цих інструкцій, щоб стерти малюнки пером і маркером: Стирання рядків на одній з […]
Бібліотека стилів містить файли CSS, файли мови розширюваної мови таблиць стилів (XSL) та зображення, які використовуються попередньо визначеними основними сторінками, макетами сторінок та елементами керування в SharePoint 2010. Щоб знайти файли CSS у бібліотеці стилів сайту видавництва: виберіть «Дії сайту»→ «Перегляд». Весь вміст сайту. З’являється вміст сайту. Бібліотека Style знаходиться в […]
Не перевантажуйте аудиторію гігантськими цифрами. У Microsoft Excel ви можете покращити читабельність своїх інформаційних панелей і звітів, відформатувавши числа, щоб вони відображалися в тисячах або мільйонах.
Дізнайтеся, як використовувати інструменти соціальних мереж SharePoint, які дозволяють особам і групам спілкуватися, співпрацювати, обмінюватися інформацією та спілкуватися.
Юліанські дати часто використовуються у виробничих середовищах як мітка часу та швидкий довідник для номера партії. Цей тип кодування дати дозволяє роздрібним продавцям, споживачам та агентам з обслуговування визначити, коли був виготовлений продукт, а отже, і вік продукту. Юліанські дати також використовуються в програмуванні, військовій справі та астрономії. Інший […]
Ви можете створити веб-програму в Access 2016. Так що ж таке веб-програма? Ну, веб означає, що він онлайн, а додаток — це просто скорочення від «додаток». Користувацька веб-програма — це онлайн-додаток для баз даних, доступ до якого здійснюється з хмари за допомогою браузера. Ви створюєте та підтримуєте веб-програму у настільній версії […]
Більшість сторінок у SharePoint 2010 відображають список посилань навігації на панелі швидкого запуску ліворуч. Панель швидкого запуску відображає посилання на пропонований вміст сайту, наприклад списки, бібліотеки, сайти та сторінки публікації. Панель швидкого запуску містить два дуже важливі посилання: Посилання на весь вміст сайту: […]
Для простих задач Solver в Excel зазвичай швидко знаходить оптимальні значення змінної Solver для цільової функції. Але в деяких випадках Solver має проблеми з пошуком значень змінної Solver, які оптимізують цільову функцію. У цих випадках Solver зазвичай відображає повідомлення або повідомлення про помилку, що описує або обговорює проблему, яка […]
