Перехід до загальнодоступних із загальнодоступними папками в Outlook 2002

Якщо ви використовуєте Outlook 2002 у мережі Microsoft Exchange, ви можете використовувати загальнодоступні папки. Загальнодоступні папки – це місця, на які може переглядати ціла група людей і додавати елементи. Ви можете мати загальну папку для завдань або контактів. Ви також можете створити загальнодоступну папку, яка містить повідомлення, дуже схожу на папку «Вхідні», за винятком того, що кожен може додавати повідомлення та читати той самий набір повідомлень. Таке розташування часто називають дошкою оголошень; ви публікуєте повідомлення, хтось відповідає на нього, третя сторона потім відповідає вам обом тощо. Це метод ведення групової розмови без одночасного доступу всіх учасників розмови.

У Outlook загальнодоступні папки виглядають так само, як і будь-які інші папки. Загальнодоступна папка може містити список контактів, яким ділиться вся компанія, або список завдань, який використовує весь відділ. Ви можете налаштувати папку публічного обговорення для поточної групової конференції на теми, які цікавлять усіх, хто ділиться папкою, наприклад поточні новини компанії. Ви також можете використовувати папку публічного обговорення для збору думок щодо рішень, які необхідно прийняти, або як систему оголошень всередині компанії. Ви можете організувати у вигляді папки будь-яку інформацію, якою ви хочете обмінюватися між групами людей у ​​вашій мережі.

Коли ви клацнете загальнодоступну папку, ви побачите список елементів, який виглядає як список повідомлень електронної пошти, за винятком того, що всі повідомлення адресовані папці, а не особі. У загальнодоступній папці ви можете змінити вигляд елементів, додати елементи або відповісти на елементи, які ввів хтось інший.

Перегляд загальнодоступної папки

Ваша компанія може мати загальнодоступну папку для постійного онлайн-обговорення важливих питань у вашому бізнесі або як дошку оголошень компанії для оголошень про діяльність, переваги та інших новин.

Щоб переглянути загальнодоступну папку, виконайте такі дії:

1. Виберіть Перегляд–>Список папок або натисніть кнопку Список папок на панелі інструментів.

З’явиться список папок (див. малюнок 1).

Малюнок 1: Список папок із загальнодоступними папками.

2. Клацніть назву папки, яку ви бажаєте переглянути.

З’явиться список елементів у папці.

Ви можете двічі клацнути назву будь-якого елемента, який ви бачите, щоб переглянути вміст цього елемента.

Додавання нових елементів

Багато загальнодоступних папок організовані як відкриті обговорення, в які кожен може вкласти свої два центи. Усі повідомлення може прочитати будь-хто, тому кожен читає та відповідає всім іншим. Якщо ви переглядаєте папку й виявляєте, що в ній повно повідомлень від різних людей, які відповідають один одному, ви переглядаєте папку обговорення.

Щоб додати нові елементи до загальної папки, виконайте такі дії:

1. Виберіть Перегляд–>Список папок або натисніть кнопку Список папок на панелі інструментів.

З'явиться список папок.

2. Клацніть назву папки.

З'явиться список повідомлень у папці.

3. Виберіть Файл–>Новий–>Опублікувати в цій папці.

З’явиться форма «Новий елемент» (див. малюнок 2).

Малюнок 2: Форма «Новий елемент».

4. Введіть тему та повідомлення.

5. Натисніть Опублікувати.

Тепер ваше повідомлення є частиною списку елементів у папці.

Відповідь на елементи в наявній папці загальнодоступного обговорення

Хороші манери та здоровий глузд кажуть, що якщо ви хочете приєднатися до дискусії, найкраще відповісти на те, що говорять інші учасники дискусії. Але будьте добрими — не палайте. Публікація неприємних відповідей людям в онлайн-дискусійній групі називається палаючим . Запалення не користується великою повагою, але також не є рідкістю. Flaming створює онлайн-розмови, в яких більшість людей не хоче брати участь. Яка користь від дискусії, коли ніхто не говорить? Крім того, полум’я на робочому місці може призвести до звільнення. Так охолонь.

Коли ви берете участь в обговореннях загальнодоступних папок на роботі, припустимо, що всі в компанії — від топ-менеджерів до найновіших спеціалістів — прочитають те, що ви написали. Перевіряйте орфографію, НЕ ПИШИТЕ ВЕЛИКІМИ БУКВАМИ (ВИГЛАШУЄТЬСЯ, ЩО ВИ ВИЩЕТЕ), і будьте розсудливі в тому, що ви говорите і як ви це говорите. Такі ж правила застосовуються до міжофісної електронної пошти; ви не знаєте, хто читає те, що ви надсилаєте.

Щоб відповісти на елементи в папці загальнодоступного обговорення:

1. Двічі клацніть елемент, на який потрібно відповісти.

Пункт відкривається, щоб ви могли його прочитати.

2. Натисніть кнопку Надіслати відповідь на панелі інструментів.

З’явиться форма відповіді на обговорення. Текст повідомлення, на яке ви відповідаєте, уже розміщено у формі (див. малюнок 3).

Малюнок 3: Використовуйте форму відповіді на обговорення, щоб додати свої коментарі до публічного обговорення.

3. Введіть тему та дайте відповідь.

Ваша відповідь має інший колір, ніж оригінальний текст.

4. Натисніть Опублікувати.

Ваш елемент приєднається до списку предметів обговорення.

Переміщення елементів до загальної папки

Не всі загальнодоступні папки є папками обговорення. Загальнодоступні папки можуть бути розроблені для зберігання будь-яких типів елементів. Ви можете ділитися списками завдань, календарями або файлами інших типів. Вам не потрібно створювати елемент загальнодоступної папки в папці, куди ви хочете, щоб цей елемент опинився. Наприклад, можна створити завдання у власному списку завдань, а потім перемістити його до загальнодоступної папки завдань.

Щоб перемістити елементи до загальнодоступної папки:

1. Клацніть правою кнопкою миші елемент, який потрібно перемістити.

З’явиться меню, як показано на малюнку 4.

Малюнок 4: Підготовка до переміщення елемента до папки.

2. Натисніть Перемістити до папки.

З’явиться діалогове вікно зі списком папок.

3. Клацніть папку, до якої потрібно надіслати елемент.

Назва папки, яку ви клацнули, буде виділено.

4. Натисніть OK.

Ваш елемент буде переміщено в нову папку.

Для публічного запису

Ви можете використовувати загальнодоступні папки, навіть не підозрюючи про це. У Outlook усі папки виглядають однаково, незалежно від того, чи ви створюєте їх самостійно на власному ПК, чи вони знаходяться в корпоративній мережі чи Інтернеті. Все, що вам дійсно потрібно знати про загальнодоступні папки, це те, що вони загальнодоступні, тому будь-хто, хто має доступ до загальнодоступної папки, може бачити все, що ви публікуєте в цій загальнодоступній папці. Ви також можете створювати власні загальнодоступні папки; зверніться до свого системного адміністратора, щоб дізнатися, чи маєте ви права створювати загальнодоступні папки та місце для їх розміщення.