Перетворення та обмін файлами Office 2019

Коли ви надаєте доступ до електронної копії своєї роботи Office 2019, наприклад, за допомогою вкладення електронної пошти , виникає проблема, якщо у одержувача немає тієї ж програми, у якій її можна переглянути. Наприклад, якщо ви надсилаєте презентацію PowerPoint другові, у якого немає PowerPoint, він може не мати можливості її відкрити.

Є два основних способи вирішення проблеми несумісності: або одержувач отримує програму, яка може переглядати файли, або відправник (це ви) може зберегти файл у форматі, який одержувач вже може переглядати.

Якщо ви збираєтеся вирішувати проблему зі сторони одержувача, найпростіший спосіб — попросити одержувача скористатися безкоштовною веб-програмою PowerPoint . (Потрібен обліковий запис Microsoft, який є безкоштовним.) Доступні веб-версії Word, Excel, PowerPoint, Outlook і OneNote. Вони не настільки повнофункціональні, як оригінали, але вони добре підходять для перегляду та внесення простих редагування. Якщо ви збираєтесь про рішення зі сторони відправника, спочатку дізнайтеся, які формати файлів або програми використовує ваш одержувач, а потім визначте відповідний формат файлу, у якому ваша програма буде зберігати. Ви знайдете формати файлів, доступні для вашої програми, за допомогою кнопки Зберегти Як діалогове вікно, з якого можна вибрати інший тип файлу.

Для текстових файлів відмінним вибором є формат Rich Text (.rtf). Це майже універсальний формат, який може відкрити майже будь-яка програма для обробки текстів, і користувачі Word зазвичай зберігають у цьому форматі, коли хочуть обмінятися документами з кимось, хто використовує дуже стару або незрозумілу програму обробки текстів, яка не підтримує файли Word. На зображенні нижче показано, що формат RTF вибрано як формат файлу в Microsoft Word.

Перехід на інший формат файлу може призвести до втрати деяких форматів. Деякі функції в програмах Office 2019 працюють лише тоді, коли документи зберігаються в оригінальному форматі програми, як-от поля для заповнення, макроси, певні типи редагованих ілюстрацій та теми форматування. Ось чому більшість людей не зберігають в інших форматах, якщо це не потрібно.

Якщо одержувачу не потрібно буде редагувати документ, найкраще зберегти його в спеціальному форматі, призначеному для спільного доступу лише для читання розкладених сторінок: мова опису сторінки . Таким чином, одержувач бачить сторінку саме так, як ви її планували, без необхідності знаходити та завантажувати окремий засіб перегляду для цього конкретного типу файлу.

Office 2019 підтримує дві основні мови опису сторінок:

• PDF: формат, створений Adobe, широко використовується в Інтернеті для розповсюдження документів. Він не постачається з Windows, але програму для читання для цього формату — Adobe Reader — можна безкоштовно завантажити Adobe . Більшість веб-браузерів також відображатимуть файли PDF.
• XPS: Формат, створений Microsoft, який підтримується в Windows Vista і вище. Кожен, хто має Windows Vista або новішої версії, уже має цей засіб перегляду.

Ви можете зберігати у форматі PDF або XPS безпосередньо з програми. Виконайте такі дії:

Виберіть «Файл» → «Зберегти як», а потім перейдіть до потрібного місця збереження.

У діалоговому вікні «Зберегти як» зі списку «Тип збереження» виберіть «Документ PDF» або «XPS».

Діалогове вікно змінюється, щоб показати деякі додаткові елементи керування.

Замість виконання кроків 1-2 ви можете вибрати Файл → Експорт → Створити документ PDF/XPS → Створити PDF/XPS.

(Необов’язково) Змініть назву файлу, якщо потрібно. За замовчуванням це те саме ім’я, що й файл даних, з яким ви працюєте.

Зробіть вибір Оптимізувати для.

• Для документів, які також можуть бути надруковані на папері, виберіть Стандартний (за замовчуванням).
• Для документів, які будуть доступні лише в Інтернеті, виберіть Мінімальний розмір.

Натисніть Зберегти.

Збережений файл відкривається в рідній програмі, яка є або Adobe Reader (формат PDF), або XPS Viewer або Internet Explorer (формат XPS).