Перенесення ваших реліквій до архівування в Outlook 2003

Щоб накопичити більше повідомлень електронної пошти, ніж ви можете впоратися, не потрібно багато часу. Деякі люди просто видаляють повідомлення, коли читають їх. Інші тримаються за старі повідомлення для довідкових цілей.

Проблема в тому, що Outlook сповільнюється, коли ви зберігаєте багато повідомлень електронної пошти. Крім того, величезною колекцією повідомлень керувати громіздко. Крім того, якщо ви користуєтеся корпоративною системою електронної пошти, системні адміністратори можуть не дозволити вам зберігати більше певної кількості електронної пошти, оскільки це забиває систему.

Архівування — це функція, вбудована безпосередньо в Outlook, щоб допомогти вам зберігати повідомлення та інші елементи Outlook, які вам не потрібно зараз переглядати, але ви все одно можете звернутися до них у майбутньому. Якщо ви використовуєте Outlook у мережі Exchange на роботі, архівування полегшує вам взаєморозуміння з системними адміністраторами, зменшуючи кількість повідомлень, які ви зберігаєте в системі електронної пошти.

Навіть якщо ви не хочете використовувати функцію архівування прямо зараз, ви можете зрозуміти, як вона працює. Іноді Outlook автоматично архівує елементи, що може виглядати так, ніби ваші елементи Outlook зникають.

Якщо функція автоархівування здається вам страшною та складною, постарайтеся не хвилюватися. Можливо, Microsoft не зробила функцію «Архів» легкою для розшифровки. Однак, коли ви впораєтеся з цим, автоархівування може стати для вас цінним.

Хоча найчастіше люди архівують повідомлення електронної пошти, усі елементи Outlook можна надіслати до архіву — зустрічі, завдання, усе. Люди зазвичай не архівують контакти та нотатки, але ви навіть можете заархівувати їх, якщо хочете.

Налаштування автоархівування

Вам не потрібно нічого робити, щоб Outlook заархівував ваші елементи; програма налаштована на автоматичне архівування елементів. Якщо ви хочете побачити, як Outlook налаштовано для архівування ваших старих елементів, або змінити спосіб виконання роботи Outlook, виконайте наведені нижче дії.

1. Виберіть Інструменти –> Параметри.

З’явиться діалогове вікно Параметри.

2. Натисніть вкладку Інше.

З’явиться сторінка Інші параметри.

3. Натисніть кнопку Автоархівування.

З’явиться діалогове вікно Автоархівування.

Не заходьте в діалогове вікно автоархівування, змінюючи речі волею чи неволею — принаймні, поки не подивіться, що вже налаштовано. Чотири важливі деталі, про які зазвичай повідомляє діалогове вікно автоархівування:

• Як часто Outlook архівує елементи

• Скільки років мають бути елементи, щоб Outlook надіслав їх до архіву

• Ім’я та місце розташування архівного файлу

• Чи ввімкнено функцію автоархівування

Коли ви вперше інсталюєте Outlook, програма автоматично архівує елементи кожні 14 днів, надсилаючи елементи старше 6 місяців у файл архіву, зазначений у діалоговому вікні Автоархівування. Для більшості людей ці параметри підходять. Деякі люди вважають за краще вимкнути функцію автоархівування та запустити процес архівування вручну. Ви можете вимкнути процес автоархівування, поставивши прапорець «Запускати автоархівування кожні 14 днів» у верхній частині діалогового вікна автоархівування.

Активація процесу архівування вручну

Ви можете архівувати повідомлення в будь-який час, вибравши Файл –> Архівувати в меню Outlook і дотримуючись підказок. Перевага запуску процесу архівування вручну полягає в тому, що ви отримуєте трохи кращий контроль над процесом; Ви можете дати Outlook дату завершення архівування елементів, скажімо, перше число року. Ви також можете вказати Outlook, які папки архівувати та куди надсилати заархівовані елементи. Ви навіть можете архівувати різні папки Outlook у різні архівні файли. Недоліком всього цього контролю є те, що можна зробити невинну помилку і відправити заархівовані елементи туди, де ви не зможете легко знову знайти. Намагайтеся не змінювати назви чи розташування файлів, куди надсилаються ваші заархівовані елементи, тому що на диво легко втратити відомості про те, що куди було,

Пошук і перегляд заархівованих елементів

Іноді автоархів здається магією. Старі предмети таємничим чином зберігаються без будь-яких дій з вашого боку. Хіба це не легко? Звичайно, доки вам раптом не знадобиться знайти один із тих елементів, які чарівним чином перемістилися до вашого архіву. Тоді ви повинні зрозуміти, куди це поділо і як до нього знову потрапити.

Якщо ви хочете ще раз подивитись на заархівовані елементи, відкрийте папку архіву, яку Outlook також називає файлом даних.

Щоб відкрити файл даних, що містить ваші елементи архіву, виконайте такі дії:

1. Виберіть Файл –> Відкрити –> Файл даних Outlook.

З’явиться діалогове вікно Відкрити файл даних Outlook.

2. Введіть назву файлу, який потрібно відкрити, у полі Ім'я файлу.

Ім’я, яке ви вводите, з’являється у полі Ім’я файлу.

3. Натисніть кнопку OK.

Назва файлу даних, який ви відкрили, з’являється на банері папки великими літерами. Також з’явиться список папок із двома наборами папок: Звичайна та Архівна.

Досить просто, правда? Так, але є віртуальна муха у віртуальній дезі. Ймовірно, ви не знаєте імені архівного файлу, який хочете відкрити, і він зазвичай не відображається в списку діалогового вікна «Створення або відкриття файлу даних Outlook».

Щоб дізнатися назву відкритого архівного файлу, виберіть «Файл» -> «Архів» і перегляньте поле «Архівний файл». Будьте обережні, щоб нічого не змінити в інформації у полі Архівний файл. В іншому випадку Outlook може почати надсилати ваші заархівовані елементи в інше місце. Інформація у вікні Архівного файлу, як правило, являє собою складний ґобблдигук із двокрапками та косими рисками та всякими речами, які звичайні люди не можуть згадати.

Один із способів зафіксувати довге ім’я в діалоговому вікні – скопіювати інформацію. Ось як це виглядає в режимі швидкого перемотування вперед: клацніть ім’я один раз, натисніть Tab, натисніть Shift+Tab, натисніть Ctrl+C, а потім клацніть Скасувати. Після того, як ви скопіюєте ім’я файлу, ви можете виконати дії, наведені раніше в цій статті — вставте потрібне ім’я в поле «Ім’я файлу», натиснувши Ctrl+V, і радійте, що вам не доведеться запам’ятовувати це довге, божевільне ім’я файлу. .

Закриття архівного файлу

Ви можете залишати файл архіву відкритим у списку папок Outlook скільки завгодно, але більшість людей вважають за краще закрити його, коли знайдуть те, що їм потрібно. Outlook працює трохи швидше, коли ви закриваєте будь-які непотрібні файли даних.

Щоб закрити файл даних, виконайте такі дії:

1. Відкривши список папок, клацніть правою кнопкою миші назву папки архіву.

З’явиться контекстне меню.

2. Виберіть Закрити папку з контекстного меню.

Ваша папка з архівом зникає зі списку папок.

Спосіб іменування папок у Outlook дивний. У вашому списку папок кілька разів може з’явитися «Особисті папки». Щоб Outlook працював якомога швидше, закрийте якомога більше з них. Ваш основний набір папок — набір, який ви використовуєте щодня — не закриється, тому вам не доведеться турбуватися про закриття папок, якими ви користуєтеся щодня.