Перегляд контактів Outlook за групами

Через деякий час списки контактів можуть з’явитися досить довго; ви можете легко зібрати кілька тисяч контактів за кілька років. Сортування такого довгого списку означає, що якщо ви шукаєте речі, які починаються , наприклад, на літеру М, вам потрібно опуститися приблизно на три фути нижче нижньої частини екрана монітора, щоб знайти цей контакт, незалежно від того, що ви робите.

Групи — це відповідь (ні, вам не потрібно реєструватися в Outlook Anonymous). Outlook уже пропонує кілька попередньо визначених списків, які використовують групування.

У Outlook можна використовувати кілька типів перегляду:

• Відсортований список: цей вигляд схожий на колоду гральних карт, викладених у порядку чисел, починаючи з двійок, потім трійок, потім четвірок і так далі до карток із зображеннями.

• Згрупований вигляд: цей вид нагадує карти, розташовані в один ряд із усіма сердечками, потім усіма піками, потім бубами, а потім трефами.

• Інші режими перегляду: Outlook також має кілька інших типів перегляду, які не застосовуються до контактів, наприклад, часову шкалу та адресні картки.

Ви можете виявити, що об’єднання предметів подібних типів у групи зручно для таких завдань, як пошук усіх людей у ​​вашому списку, які працюють у певній компанії, коли ви хочете надіслати привітання з новим бізнесом. Оскільки користувачі Outlook вважають групування за компанією дуже корисним, подання «За компанією» налаштовано як попередньо визначене подання в Outlook.

Щоб використовувати представлення даних за компанією, виконайте наведені нижче дії.

1. Натисніть кнопку Контакти на панелі навігації.

Відкриється модуль Контакти з поточним виглядом.

2. Виберіть подання За компанією зі списку на панелі навігації.

Кожна сіра смуга з позначкою Компанія: (назва компанії) має невелику коробку зліва зі знаком плюс або мінус. Натисніть знак плюс, щоб побачити додаткові назви під заголовком компанії; знак мінус означає, що записів більше немає.

3. Натисніть значок плюса, щоб побачити записи про компанію на сірій панелі.

Ця функція групування стає дуже зручною, якщо ви призначаєте категорії своїм контактам під час створення елементів. Якщо ви розумно використовуєте та додаєте категорії, які відповідають вашій роботі, ви можете знайти групування за категоріями, що значно заощадить час.

Якщо попередньо визначені групові подання не відповідають вашим потребам, ви можете згрупувати елементи відповідно до всього, що вам потрібно, припускаючи, що ви ввели дані.

Щоб переглянути перегляд за категоріями, виконайте такі дії:

1. Натисніть кнопку Контакти на панелі навігації.

З’явиться вікно контактів.

2. Виберіть подання «За категорією» зі списку на панелі навігації.

Кожна сіра смуга має піктограму з лівого боку з плюсом або мінусом, за яким слідує Категорія: (назва категорії). Мінус означає, що під заголовком цієї категорії не приховано жодних записів; плюс означає більше записів.

3. Натисніть значок плюса, щоб побачити більше записів для категорії, зазначеної на сірій панелі.

Групування — це хороший спосіб керувати всіма елементами Outlook, особливо контактами. Після того, як ви впораєтеся з використанням груп, ви можете заощадити багато часу, коли намагаєтеся знайти речі.