Outlook 2002 дає вам можливість налаштовувати групи, щоб ви могли переглядати розклади всіх членів групи лише кількома клацаннями миші. Наприклад, ви можете створити групу, яка містить усіх членів вашої команди проекту; якщо ви регулярно плануєте зустрічі з усією командою, ви можете швидко переглянути всі ці розклади, щоб знайти час зустрічі, коли всі вони доступні. Більше не потрібно вводити окремо імена членів команди, щоб отримати їх розклад. І більше не потрібно запам’ятовувати імена кожного члена команди — і неминуче залишати когось зі списку!
Щоб повністю використовувати розклади груп, календарі всіх учасників групи повинні бути доступні для загального перегляду. Зверніться до гуру інформаційних систем вашої організації, щоб дізнатися, чи є у вас публічний доступ до розкладів.
Щоб переглянути всі розклади групи, виконайте такі дії:
1. Викличте свій календар Outlook 2002.
2. Виберіть «Дії», «Переглянути розклади груп». З’явиться діалогове вікно «Розклад груп», у якому перераховано всі групи, які ви створили.
Якщо ви ще не створили жодної групи, ви можете натиснути кнопку Створити для цього. Або ви можете видалити старі групи зі свого списку.
3. Двічі клацніть групу, яку потрібно переглянути, або виділіть групу та натисніть Відкрити.
З’явиться вікно розкладу, яке показує всі розклади для учасників групи. Ви можете додавати та видаляти учасників групи.
4. Натисніть Зберегти та закрити, щоб зберегти будь-які зміни, внесені в групу.
Ви навіть можете планувати зустрічі у вікні групового розкладу. Просто виділіть час, коли всі доступні, а потім натисніть Зробити зустріч і виберіть Зробити зустріч для всіх. З’явиться нове вікно зустрічі з іменами всіх учасників групи в полі Кому. Якщо хочете, змініть тему та додайте повідомлення, а потім натисніть Надіслати, щоб запросити всіх учасників групи на зустріч.