Параметри робочого процесу затвердження вмісту в SharePoint 2010

Ви можете вибрати параметри того, як ви хочете, щоб робочий процес затвердження в SharePoint 2010 працював, коли ви пов’язуєте робочий процес зі своєю бібліотекою. Подумайте про робочий процес як про бізнес-процес, який ви автоматизуєте.

Скажімо, у вас є бізнес-процес для розгляду та затвердження контрактів на нерухомість. Цей процес може включати, що хтось складає проект контракту, надсилає копію електронною поштою комусь, хто розглядає його, а потім надсилає електронною поштою комусь іншому для затвердження. Робочі процеси затвердження в SharePoint 2010 надають усі ці параметри, щоб ви могли автоматизувати маршрутизацію документа від особи, яка його розробляє, до рецензентів та осіб, які затверджують документ.

У наведеному нижче списку описано варіанти, доступні для робочих процесів затвердження:

• Затверджувачі (Призначити): особи та групи, яким будуть призначені завдання затвердження. Якщо у вас є кілька затверджувачів, ви також можете вказати порядок, у якому їм призначається елемент. Статус затвердження не змінюється з Очікує на Схвалено, доки всі Затверджувачі не схвалять елемент.

  Якщо у вас не ввімкнено параметр «Скасувати при відхиленні», якщо схвавач відхиляє елемент, схвалення продовжується до наступного затверджувача і не скасовується, як ви могли очікувати.

• Затверджувачі (порядок): вказує, чи будуть затверджувачі призначатися всім завданням схвалення одночасно, чи коли одна особа схвалює, завдання призначається наступній особі тощо.

  Дотримуйтесь стандарту — розташуйте затверджувачів у порядку зростання важливості, щоб не турбувати директора, поки менеджери не схвалять.

• Додати новий етап: дозволяє додати етап до процесу затвердження. Не захоплюйтеся тут, тому що вам доведеться керувати всіма цими етапами.

• Розгорнути групи: якщо вибрано, призначає завдання затвердження кожній особі в кожній групі затверджувачів, а не призначає одне завдання всій групі. Якщо ви також вказали замовлення, усі затверджувачі в розгорнутій групі розглядаються як один затверджувач, і їм призначається схвалення, коли група.

• Повідомлення: повідомлення, яке надсилається кожному члену кожної групи схвалення. Усі затверджувачі отримують однакове повідомлення.

• Термін виконання для всіх завдань: дата, до якої всі невиконані завдання вважаються простроченими; це замінює значення Тривалість для послідовних завдань/одиниць тривалості.

• Тривалість для послідовних завдань: число, яке разом із полем Одиниці тривалості визначає, скільки часу може бути активним кожне послідовне завдання, перш ніж буде позначено як прострочене.

• Одиниці тривалості: за допомогою параметра Тривалість для послідовних завдань визначає, скільки часу може бути активним послідовне завдання, перш ніж буде позначено як прострочене.

• CC: сповіщає певних людей про початок робочого процесу, але не призначає їм завдань (якщо вони також не входять у групу затверджувачів).

• Скасувати при відхиленні: скасовує весь робочий процес, якщо один із затверджувачів позначає елемент відхиленим. Елемент переходить до статусу Відхилено, а автору елемента повідомляється.

  У будь-якому випадку, якщо вибрано Скасувати під час відхилення, коли один Затверджувач відхиляє елемент, це зупиняє робочий процес затвердження для цього раунду, доки елемент не буде надіслано повторно. Перерахуйте жорсткіших критиків як попередніх схвалювачів, щоб зменшити кількість запитів на схвалення від того, хто вже його дав.

• Скасувати при зміні: скасовує робочий процес, якщо елемент змінено під час виконання робочого процесу.

  Якщо ви працюєте в регульованій галузі та просите схвалення регламентованих товарів, увімкніть цю опцію.

• Увімкнути схвалення вмісту. Щоб отримати найнадійніші результати, налаштуйте робочий процес затвердження, перш ніж увімкнути схвалення вмісту.

Потрібно більше варіантів? За допомогою SharePoint Designer 2010 або Visual Studio 2010 можна створити власні робочі процеси або налаштувати робочі процеси затвердження, які надаються SharePoint.