Основні запитання перед розповсюдженням інформаційної панелі Excel

Перш ніж надіслати готову інформаційну панель Excel, варто відступити й поставити кілька ключових запитань. Використовуйте ці запитання як контрольний список, перш ніж розповсюджувати свою інформаційну панель.

Ваша інформаційна панель надає правильну інформацію?

Подивіться на інформацію, яку ви представляєте, і визначте, чи відповідає вона меті інформаційної панелі, визначеній під час збору вимог. Не соромтеся знову уточнювати призначення інформаційної панелі зі своїми основними користувачами. Ви хочете уникнути створення приладової панелі у вакуумі. Дозвольте кільком тестовим користувачам бачити ітерації під час розробки. Таким чином, спілкування залишається відкритим, і ви не зайдете занадто далеко в неправильному напрямку.

Чи все на вашій приладовій панелі має мету?

Подивіться чесно, скільки інформації на вашій інформаційній панелі не відповідає її основному призначенню. Щоб ваша інформаційна панель була максимально цінною, ви не хочете розбавляти її цікавими даними, які є цікавими, але не застосовними.

Якщо дані не підтримують основне призначення інформаційної панелі, залиште їх. Ніщо не говорить про те, що потрібно заповнити кожен вільний простір на сторінці.

Чи видно на вашій приладовій панелі ключове повідомлення?

Кожна інформаційна панель містить одне або кілька ключових повідомлень. Ви хочете переконатися, що ці повідомлення відображаються на видному місці. Щоб перевірити, чи помітні ключові повідомлення на інформаційній панелі, відійдіть і примружтеся, дивлячись на приладову панель. Відверніться, а потім подивіться на приладову панель кілька разів. Що кидається у вас першим? Якщо ви хочете відобразити не ключові компоненти, вам доведеться щось змінити.

Ось кілька дій, які ви можете зробити, щоб переконатися, що ваші ключові компоненти мають помітне місце.

• Розмістіть ключові компоненти інформаційної панелі у верхній лівій або середній лівій частині сторінки. Дослідження показують, що ці зони привертають найбільшу увагу протягом тривалого періоду.

• Зніміть акценти на кордонах, фоні та інших елементах, які визначають області панелі інструментів. Спробуйте використовувати природний білий простір між компонентами, щоб розділити інформаційну панель. Якщо межі необхідні, відформатуйте їх у світліші відтінки, ніж ваші дані.

• Відформатуйте мітки та інший текст у світліших тонах, ніж ваші дані. Світлі ярлики надають користувачам необхідну інформацію, не відволікаючи їх від інформації, що відображається.

Чи можете ви підтримувати цю інформаційну панель?

Існує велика різниця між оновленням інформаційної панелі та перебудовою інформаційної панелі. Перш ніж розсилати щойно створену миловидну приладову панель, подумайте про технічне обслуговування такої приладової панелі. Ви хочете подумати про частоту оновлень і те, які процеси вам потрібно проходити щоразу, коли ви оновлюєте дані. Якщо це одноразова подія звітування, установіть це очікування зі своїми користувачами. Якщо ви знаєте, що це стане повторюваним звітом, вам потрібно дійсно обговорити час розробки, інтервали оновлення та поетапність, перш ніж погодитися на будь-який розклад.

Чи на приладовій панелі чітко відображаються обсяг і термін придатності?

На приладовій панелі має бути чітко вказано її обсяг і термін придатності. Тобто будь-хто повинен мати можливість переглядати вашу інформаційну панель і знати період, до якого вона відноситься, і обсяг інформації на інформаційній панелі. Це зводиться до кількох простих речей, які ви можете зробити, щоб ефективно позначати свої інформаційні панелі та звіти.

• Завжди включайте мітку часу на інформаційну панель. Це мінімізує плутанину під час розповсюдження тієї ж інформаційної панелі чи звіту щомісячними або щотижневими частинами.

• Завжди включайте текст, який вказує, коли було отримано дані для заходів. У багатьох випадках хронометраж даних є важливою частиною інформації під час аналізу міри.

• Використовуйте описові назви для кожного компонента на інформаційній панелі. Обов’язково уникайте загадкових назв з великою кількістю абревіатур і символів.

Ваша інформаційна панель добре задокументована?

Важливо задокументувати вашу інформаційну панель і модель даних, що стоїть за нею. Кожен, хто коли-небудь успадкував робочий аркуш Excel, знає, як важко перекласти різні аналітичні обертання, які входять у звіт. Якщо вам пощастить, модель даних буде достатньо маленькою, щоб її можна було зібрати разом за тиждень або близько того. Якщо вам не пощастить, вам доведеться відмовитися від всієї моделі і почати з нуля.

Документація навіть не обов’язково має бути хифалутин. Кілька простих речей можуть допомогти в документуванні вашої інформаційної панелі.

• Додайте вкладку Карта моделі до моделі даних. Вкладка «Карта моделі» — це окремий аркуш, який можна використовувати, щоб узагальнити діапазони ключових у моделі даних і пояснити, як кожен діапазон взаємодіє з компонентами звітів на кінцевому рівні презентації.

• Широко використовуйте коментарі та мітки. Дивно, як кілька пояснювальних коментарів і міток можуть допомогти прояснити вашу модель навіть після того, як ви були далеко від своєї моделі даних протягом тривалого часу.

• Використовуйте кольори, щоб визначити діапазони у вашій моделі даних. Використання кольорів у вашій моделі даних дає змогу швидко розглянути діапазон комірок і отримати базову вказівку на те, що робить цей діапазон. Кожен колір може представляти тип діапазону. Наприклад, жовтий може позначати проміжні таблиці, сірий — формули, а фіолетовий — довідкові таблиці.

Чи зручна ваша інформаційна панель?

Перш ніж розповсюджувати свою інформаційну панель, ви хочете переконатися, що вона зручна для користувачів. Неважко здогадатися, що означає зручний для користувача:

• Інтуїтивно зрозуміла: ваша приладова панель має бути інтуїтивно зрозумілою для тих, хто її ніколи не бачив. Перевірте це на комусь і запитайте, чи має це сенс. Якщо вам потрібно почати пояснювати, що говорить на приладовій панелі, щось не так. Чи потрібна інформаційна панель більше міток, менш складні діаграми, кращий макет, більше даних, менше даних? Бажано отримати відгуки від кількох користувачів.

• Легка навігація: якщо ваша інформаційна панель динамічна, що дозволяє працювати з макросами або зведеними таблицями, переконайтеся, що навігація працює добре. Чи потрібно користувачеві клацнути в кількох місцях, щоб отримати доступ до своїх даних? Чи відповідна кількість розгортань? Перемикання з одного перегляду на інший займає занадто багато часу? Знову ж таки, перевірте свою інформаційну панель на кількох користувачах. І обов’язково перевірте будь-які функції інтерактивної інформаційної панелі на кількох комп’ютерах, крім вашого.

• Друкує належним чином: немає нічого більш дратівливого, ніж друк інформаційної панелі лише для того, щоб виявити, що особа, яка створила інформаційну панель, не знайшла часу, щоб переконатися, що вона друкується правильно. Обов’язково налаштуйте параметри друку у файлах Excel, щоб інформаційні панелі друкували належним чином.

Чи точна ваша приладова панель?

Ніщо не вбиває інформаційну панель або звіт швидше, ніж відчуття, що дані в ній є неточними. Я не можу сказати вам, як визначити, чи є ваші дані точними. Однак ви можете виділити три фактори, які встановлюють сприйняття правильності інформаційної панелі:

• Узгодженість із авторитетними джерелами: очевидно, що якщо ваші дані не збігаються з іншими джерелами звітності, у вас виникне проблема достовірності даних — особливо якщо ці інші джерела вважаються авторитетними. Зверніть увагу на джерела даних, які у вашій організації вважаються євангелією. Якщо ваша інформаційна панель містить дані, пов’язані з авторитетним джерелом, порівняйте свої дані з цим джерелом, щоб забезпечити узгодженість.

• Внутрішня послідовність: ніколи не цікаво пояснювати, чому одна частина вашої інформаційної панелі не збігається з іншими частинами тієї ж інформаційної панелі. Ви хочете забезпечити певний рівень внутрішньої узгодженості на своїй інформаційній панелі. Переконайтеся, що порівнянні компоненти в різних областях вашої інформаційної панелі узгоджуються один з одним. Якщо є причина невідповідності, чітко зазначте ці причини. Дивно, наскільки добре просте позначення проясняє питання про дані.

• Особистий досвід: ви коли-небудь бачили, як хтось дивиться на звіт і каже: «Це виглядає не так?» Вони використовують те, що деякі люди називають «чуттям», щоб оцінити обґрунтованість даних. Ніхто не дивиться на цифри у вакуумі. Коли ви подивіться на будь-який аналіз, ви принесете з собою роки особистих знань, взаємодії та досвіду. Ви підсвідомо використовуєте цей досвід у своїй оцінці інформації. Визначаючи точність вашої інформаційної панелі, візьміть до уваги організаційні «анекдотичні знання». Якщо можливо, покажіть свою інформаційну панель кільком експертам із контенту у вашій компанії.