Організація вашої пошти в Outlook 2016

Здуття поштової скриньки. Кожен отримує це з часом. Ваша папка "Вхідні" Outlook 2016 заповнюється повідомленнями, які ви не видалили або не видалили, і перш ніж ви це зрозумієте, ви отримаєте тисячі повідомлень, які займають місце у файлі даних і заважають вам легко переглядати нові матеріали. Ось кілька ідей, як розбити цю пробку.

Очистіть розмови

Бесіда – це обмін електронною поштою, який складається з кількох повідомлень. Оскільки більшість людей просто натискають «Відповісти», щоб продовжити розмову, не видаляючи весь попередній текст, ви отримуєте безліч повідомлень, які в основному є підмножинами вмісту один одного. Функція очищення розмови виконує їх пошук, видаляючи всі повідомлення, які повністю містяться принаймні в одному іншому повідомленні.

Виберіть Головна→ Очистити→ Очистити розмову, щоб використовувати цю функцію для певного повідомлення. (Спочатку виберіть повідомлення.) Щоб очистити всю папку, виберіть «Додому» → «Очистити» → «Очистити папку». Або, щоб зробити це для всіх ваших поштових папок, виберіть папку «Вхідні», а потім виберіть «Додому» → «Очистити» → «Очистити папку та підпапки».

Архівуйте старі повідомлення

Ви можете налаштувати Outlook на архівацію повідомлень, які мають певні властивості, наприклад ті, які старші за певну дату. Архівування повідомлень переміщує їх в окремий файл даних під назвою Archive.pst. Видалення основного файлу Outlook зменшує його розмір, тож Outlook запускається швидше. Ви можете відкрити файл даних архіву будь-коли, коли вам знадобиться повернутися до чогось у ньому.

Щоб заархівувати повідомлення, виберіть Файл→ Інформація→ Очистка поштової скриньки→ Архів. Установіть свої параметри в діалоговому вікні «Архів» і натисніть «ОК».

Щоб відкрити файл даних архіву пізніше, щоб отримати щось, виберіть Файл→Відкрити та експортувати→Відкрити файл даних Outlook. Перейдіть до файлу архіву, виберіть його та натисніть OK. Архівний файл тепер з’являється на панелі навігації зліва; Ви можете працювати з ним там, як і з основним файлом.

Для ще більш ретельного очищення виберіть Файл→ Інформація→ Очистка поштової скриньки→ Очистка поштової скриньки. У діалоговому вікні «Очищення поштової скриньки» можна вказати параметри для автоматичного архівування. Наприклад, ви можете знайти елементи, старші за певну кількість днів або більші за певну кількість кілобайт.

Створення поштових папок

Одним з ефективних способів упорядкувати свою пошту є створення вкладених папок для папки «Вхідні». Потім ви можете перемістити повідомлення в одну з підтек, щоб отримати їх із основної папки "Вхідні". Наприклад, ви можете мати вкладену папку для кожної організації, в якій ви працюєте волонтером, або вкладену папку для кожного члена сім’ї, який надсилає вам повідомлення.

Щоб створити нову папку, клацніть правою кнопкою миші папку «Вхідні» на панелі навігації та виберіть «Нова папка». Введіть нову назву папки та натисніть Enter. Потім перетягніть повідомлення зі своєї папки «Вхідні» до назви нової папки на панелі навігації.

Створення правил обробки пошти

Наявність кількох поштових папок — це чудово, але ви повинні пам’ятати про перетягування повідомлень у ці папки. На щастя, ви можете автоматизувати процес, створивши правила обробки пошти. Правило може оцінювати адресу електронної пошти відправника та переспрямовувати повідомлення до підпапки, якщо воно, наприклад, від певної особи.

Щоб створити правило обробки пошти, почніть із вибраного повідомлення, яке відповідає бажаним критеріям. Потім виберіть Головна→Правила→Створити правило. Потім заповніть діалогове вікно, щоб описати повідомлення, на яке ви хочете націлити. Наприклад, можна вказати, що містить тема або кому вона надсилається. Натисніть Додаткові параметри, щоб отримати додаткові можливості.

Щоб налаштувати його, виберіть «Файл» → «Поділитися» → «Підставити онлайн» → «Переглянути онлайн». З'явиться посилання; скопіюйте це посилання та надішліть його членам своєї аудиторії за допомогою текстового повідомлення, електронної пошти або будь-яким способом, який вам подобається. Зачекайте, поки вони отримають його, а потім натисніть кнопку Почати презентацію у діалоговому вікні, що з’явиться, щоб розпочати показ.