Оновлення та керування зовнішніми підключеннями даних Power Pivot

Коли ви завантажуєте дані із зовнішнього джерела даних у Power Pivot, ви, по суті, створюєте статичний знімок цього джерела даних під час створення. Power Pivot використовує цей статичний знімок у своїй внутрішній моделі даних.

З плином часу зовнішнє джерело даних може змінюватися та розширюватися разом із нещодавно доданими записами. Проте Power Pivot все ще використовує свій знімок, тому він не може включити будь-які зміни у джерело даних, доки ви не зробите ще один знімок.

Дія оновлення моделі даних Power Pivot шляхом створення ще одного знімка джерела даних називається оновленням даних. Ви можете оновити вручну або налаштувати автоматичне оновлення.

Оновлення даних Power Pivot вручну

На головній вкладці вікна Power Pivot ви бачите команду Оновити. Натисніть стрілку спадного меню під ним, щоб побачити два варіанти: Оновити та Оновити все.

Power Pivot дозволяє оновити одну або всі таблиці.

Використовуйте параметр Оновити, щоб оновити таблицю Power Pivot, яка активна. Тобто, якщо ви перебуваєте на вкладці Dim_Products у Power Pivot, натискання кнопки «Оновити» переходить до зовнішнього сервера SQL і запитує оновлення лише для таблиці Dim_Products. Це добре працює, коли вам потрібно стратегічно оновити лише певні джерела даних.

Використовуйте параметр Оновити все, щоб оновити всі таблиці в моделі даних Power Pivot.

Налаштування автоматичного оновлення

Ви можете налаштувати джерела даних для автоматичного отримання останніх даних і оновлення Power Pivot.

Перейдіть на вкладку «Дані» на стрічці Excel і виберіть команду «З’єднання». Відкриється діалогове вікно Підключення до книги. Виберіть підключення для передачі даних, з яким потрібно працювати, а потім натисніть кнопку Властивості.

Виберіть підключення та натисніть кнопку Властивості.

Відкривши діалогове вікно Властивості, виберіть вкладку Використання. Тут ви знайдете можливість оновлювати вибране підключення до даних кожні X хвилин і опцію оновлювати підключення даних, коли відкривається робота Excel:

• Оновити кожні Х хвилин. Якщо встановити прапорець поруч із цим параметром, Excel автоматично оновлюватиме вибране підключення даних через певну кількість хвилин. Це оновлює всі таблиці, пов’язані з цим з’єднанням.
• Оновити дані під час відкриття файлу. Якщо встановити прапорець біля цього параметра, Excel автоматично оновить вибране підключення даних після відкриття книги. Це оновлює всі таблиці, пов’язані з цим підключенням, щойно відкривається книга.

Діалогове вікно «Властивості» дозволяє налаштувати вибране підключення даних для автоматичного оновлення.

Заборона Оновити все

Ви можете оновити всі підключення, які живлять Power Pivot, за допомогою команди «Оновити все». Ну, насправді є ще два місця, де ви можете натиснути «Оновити все» в Excel: на вкладці «Дані» на стрічці Excel і на вкладці «Аналіз», яку ви бачите під час роботи зі зведеною таблицею.

У Excel 2010 ці дві кнопки оновлювали лише стандартні зведені таблиці та підключення даних робочої книги, а кнопки оновлення Power Pivot впливали лише на Power Pivot. Тепер усі вони запускають ту саму операцію. Таким чином, натискання будь-якої кнопки «Оновити все» в будь-якому місці Excel по суті повністю перезавантажує Power Pivot, оновлює всі зведені таблиці та оновлює всі підключення даних робочої книги. Якщо ваша модель даних Power Pivot імпортує мільйони рядків даних із зовнішнього джерела даних, ви можете уникати використання функції Оновити все.

На щастя, у вас є спосіб запобігти оновлення певних підключень даних, коли вибрано параметр Оновити все. Перейдіть на вкладку «Дані» на стрічці Excel і виберіть команду «З’єднання». Відкриється діалогове вікно підключення до книги, де ви вибираєте з’єднання даних, яке потрібно налаштувати, а потім натискаєте кнопку «Властивості».

Коли відкриється діалогове вікно «Властивості», виберіть вкладку «Використання», а потім зніміть прапорець біля пункту «Оновити це з’єднання» при «Оновити все» (як показано).

Діалогове вікно «Властивості» дозволяє налаштувати вибране підключення даних, щоб ігнорувати команду «Оновити все».

Редагування підключення даних

У певних випадках може знадобитися відредагувати вихідне з’єднання даних після того, як ви його вже створили. На відміну від оновлення, коли ви просто робите ще один знімок того самого джерела даних, редагування вихідного з’єднання даних дозволяє повернутися назад і переналаштувати саме з’єднання. Ось кілька причин, чому вам може знадобитися редагувати з’єднання даних:

• Місцезнаходження, сервер або файл джерела даних змінено.
• Ім'я сервера або файлу джерела даних змінено.
• Вам потрібно відредагувати облікові дані для входу або режим автентифікації.
• Вам потрібно додати таблиці, які ви пропустили під час початкового імпорту.

У вікні Power Pivot перейдіть на вкладку «Головна» та натисніть командну кнопку «Існуючі підключення». Відкриється діалогове вікно Існуючі підключення. Ваші підключення Power Pivot знаходяться в підзаголовку Power Pivot Data Connections. Виберіть підключення для передачі даних, яке потребує редагування.

Використовуйте діалогове вікно Існуючі з’єднання, щоб повторно налаштувати підключення джерела даних Power Pivot.

Після вибору цільового підключення даних перегляньте кнопки «Редагувати» та «Відкрити». Кнопка, яку ви натискаєте, залежить від того, що вам потрібно змінити:

• Кнопка «Редагувати»: дозволяє повторно налаштувати адресу сервера, шлях до файлу та параметри автентифікації.
• Кнопка «Відкрити»: дозволяє імпортувати нову таблицю з існуючого підключення, що зручно, якщо ви ненавмисно пропустили таблицю під час початкового завантаження даних.