Обмежте введення даних за допомогою перевірки даних у Excel 2013

Функція перевірки даних у Excel 2013 може реально заощадити час, коли ви робите повторювані дані, а також може запобігти неправильним записам у ваших електронних таблицях. Коли ви використовуєте перевірку даних у клітинці, ви вказуєте, який тип введення даних дозволено в комірці.

У рамках обмеження введення даних числом (яке може бути цілим числом, десятковою, датою або часом), ви також вказуєте допустимі значення для цього типу числа (ціле число від 10 до 100 або дата між січнем). 1, 2012 і 31 грудня 2012, наприклад).

Коли ви обмежуєте введення даних текстом, ви можете вказати діапазон мінімальної та максимальної довжини тексту (у символах) або, ще краще, список дозволених текстових записів, які можна вибрати зі спливаючого меню (відкривається клацанням спливаюча кнопка, яка з’являється праворуч від комірки, коли вона містить курсор комірки).

Використовуючи перевірку даних для обмеження типу введення даних і діапазону прийнятних значень у клітинці, ви також можете вказати вхідне повідомлення, яке автоматично відображатиметься поруч із клітинкою, коли ви її виберете, та/або повідомлення про помилку, яке відображатиметься. якщо ви спробуєте ввести неправильний тип запису або число за межами допустимого діапазону.

Щоб скористатися функцією перевірки даних, помістіть курсор у клітинку, де потрібно обмежити тип введення даних, а потім натисніть кнопку Перевірка даних на вкладці «Дані» на стрічці (або натисніть Alt+AVV ). Відкриється діалогове вікно Перевірка даних із вибраною вкладкою Параметри.

Потім натисніть кнопку спадного списку, прикріплену до розкривного списку «Дозволити», і виберіть один із таких елементів:

• Будь-яке значення, щоб зняти будь-які попередні обмеження, таким чином скасовуючи перевірку даних і ще раз дозволяючи користувачеві вводити все, що він бажає, у клітинку

• Ціле число, щоб обмежити введення цілим числом, яке потрапляє в певний діапазон або відповідає певним параметрам, які ви вказали

• Десятковий, щоб обмежити запис десятковим числом, яке потрапляє в певний діапазон або дотримується певних параметрів, які ви вказали

• Список, щоб обмежити запис одним із кількох зазначених вами текстових записів, які ви можете вибрати зі спливаючого меню, яке відображається, натиснувши спливаючу кнопку, яка з’являється праворуч від клітинки, коли вона містить курсор комірки.

• Дата, щоб обмежити введення датою, яка потрапляє в певний діапазон або на певну дату або перед нею

• Час, щоб обмежити вхід до часу, який потрапляє в певний діапазон або до певного часу доби

• Довжина тексту, щоб обмежити введення тексту, щоб його довжина в символах не опускалася нижче або не перевищувала певного числа або потрапляла в діапазон, який ви вказали

• Користувацький, щоб обмежити запис параметрами, визначеними певною формулою, введеною в іншій клітинці аркуша

Щоб указати вхідне повідомлення після вибору всіх елементів на вкладці «Налаштування», клацніть вкладку «Вхідне повідомлення» діалогового вікна «Перевірка даних», де ви вводите коротку назву для вхідного повідомлення (наприклад, « Введення списку» ) у текстове поле «Заголовок», і потім введіть текст свого повідомлення в поле списку Вхідне повідомлення нижче.

Щоб вказати сповіщення, перейдіть на вкладку Попередження про помилку діалогового вікна Перевірка даних, де ви можете вибрати тип попередження зі спадного списку Стиль: Стоп (за замовчуванням, де використовується червона кнопка з хрестиком) , Попередження (у якому використовується жовтий трикутник зі знаком оклику) або Інформація (у якому використовується повітряна кулька із синім I ).

Після вибору типу сповіщення ви вводите назву діалогового вікна в його текстове поле «Заголовок» і вводите текст повідомлення у списку «Повідомлення про помилку».

Щоб застосувати обмеження, яке ви визначаєте в діалоговому вікні «Перевірка даних» до всіх інших комірок, які відформатовані так само, як і в діапазоні комірок, відформатованих у вигляді таблиці, установіть прапорець «Застосувати ці зміни до всіх інших клітинок з тими самими параметрами». перед натисканням кнопки ОК.

Щоб скопіювати обмеження до діапазону, який не відформатовано у вигляді таблиці, скористайтеся функцією перевірки даних, щоб налаштувати тип запису та дозволений діапазон у першій клітинці, а потім скористайтеся маркером заповнення, щоб скопіювати параметри перевірки даних цієї клітинки в наступні клітинки. в тому самому стовпці або рядку.

На сьогоднішній день найпопулярнішим використанням функції перевірки даних є створення спадного меню, з якого ви або хтось, хто використовує вашу електронну таблицю, можете вибрати відповідний запис даних.

На цьому малюнку показано, що відбувається в електронній таблиці після закриття діалогового вікна Перевірка даних. Тут ви побачите спливаюче меню (зі списком міст із діапазону комірок A2:A6), яке з’являється, коли ви натискаєте нову спливаючу кнопку клітинки.

На цьому малюнку ви також можете побачити вікно повідомлення вхідного списку, створене для цієї клітинки за допомогою параметрів на вкладці Вхідне повідомлення діалогового вікна Перевірка даних. Зауважте, що ви можете змінити розташування цього вікна повідомлення (офіційно відоме як поле коментаря ), щоб воно було близько до комірки, але не заважало вибрати запис — просто перетягніть поле коментаря вказівником миші.

На цьому малюнку показано, що станеться, якщо ви спробуєте ввести запис, якого немає у розкривному списку.

Щоб знайти комірки, до яких застосовано перевірку даних, відкрийте діалогове вікно «Перейти до» (Ctrl+G або F5), а потім натисніть кнопку «Спеціальний» і натисніть кнопку «Перевірка даних» у діалоговому вікні «Перейти до спеціального».

Натисніть кнопку «Той самий параметр» у розділі «Перевірка даних», щоб Excel перейшов до наступної комірки, яка використовує ті самі параметри перевірки даних, що й активна клітинка. Залиште кнопку «Усі» у розділі «Перевірка даних» вибраною, щоб перейти до наступної комірки, яка використовує будь-які параметри перевірки даних.

Щоб позбутися параметрів перевірки даних, призначених певній комірці або діапазону комірок, виділіть клітинку або діапазон, відкрийте діалогове вікно Перевірка даних (Alt+AVV), а потім натисніть кнопку Очистити все, перш ніж натиснути кнопку OK.