Не перетворюйте модель даних Excel на базу даних

Можливо, ви читали, що заходи, які використовуються на інформаційній панелі Excel, абсолютно повинні підтримувати початкове призначення цієї інформаційної панелі. Така ж концепція застосовується і до моделі даних сервера. Вам слід імпортувати лише дані, які необхідні для досягнення мети вашої інформаційної панелі або звіту.

Прагнучи мати якомога більше даних під рукою, багато користувачів Excel вносять у свої електронні таблиці всі дані, які вони можуть отримати. Ви можете помітити цих людей за 40-мегабайтними файлами, які вони надсилають електронною поштою. Ви бачили ці електронні таблиці — дві вкладки, які містять деякий інтерфейс звітності або інформаційної панелі, а потім шість прихованих вкладок, які містять тисячі рядків даних (більшість з яких не використовується). Вони, по суті, будують базу даних у своїй електронній таблиці.

Що поганого в тому, щоб використовувати якомога більше даних? Ну, ось кілька питань:

• Агрегування даних у Excel збільшує кількість формул. Якщо ви вводите всі вихідні дані, ви повинні об’єднати ці дані в Excel. Це неминуче змушує вас експоненціально збільшувати кількість формул, які ви повинні використовувати та підтримувати.

  Пам’ятайте, що ваша модель даних – це засіб подання аналізу, а не обробки необроблених даних. Дані, які найкраще працюють у механізмах звітування, — це те, що вже агреговано та узагальнено в корисні представлення даних, які можна переміщати та передавати на компоненти інформаційної панелі. Набагато краще імпортувати дані, які вже агреговані якомога більше.

  Наприклад, якщо вам потрібно звітувати про доходи за регіонами та місяцями, не потрібно імпортувати операції з продажу до моделі даних. Замість цього використовуйте зведену таблицю, що складається з регіону, місяця та суми доходу.

• Ваша модель даних буде розповсюджуватися з вашою інформаційною панеллю. Іншими словами, оскільки ваша інформаційна панель живиться вашою моделлю даних, вам потрібно підтримувати модель за лаштунками (ймовірно, у прихованих вкладках) під час розповсюдження інформаційної панелі. Крім того факту, що розмір файлу стає громіздким, включення занадто великої кількості даних у вашу модель даних може фактично погіршити продуктивність вашої інформаційної панелі. Чому?

  Коли ви відкриваєте файл Excel, весь файл завантажується в пам’ять, щоб забезпечити швидку обробку даних і доступ. Недоліком такої поведінки є те, що Excel вимагає великої кількості оперативної пам’яті для обробки навіть найменших змін у вашій електронній таблиці. Можливо, ви помітили, що коли ви намагаєтеся виконати дію з великим набором даних із інтенсивним використанням формул, Excel повільно реагує, відкриваючи індикатор обчислення в рядку стану. Чим більший набір даних, тим менш ефективним є обробка даних в Excel.

• Великі набори даних можуть спричинити труднощі з масштабованістю. Уявіть, що ви працюєте в невеликій компанії і використовуєте щомісячні транзакції у своїй моделі даних. Кожен місяць містить 80 000 рядків даних. Минає час, ви створюєте надійний процес із усіма формулами, зведеними таблицями та макросами, необхідними для аналізу даних, які зберігаються на вашій акуратно підтримуваній вкладці.

  Що буде через рік? Ви починаєте нову вкладку? Як ви аналізуєте два набори даних на двох різних вкладках як одну сутність? Ваші формули все ще хороші? Чи потрібно писати нові макроси?

Усіх цих проблем можна уникнути, імпортуючи лише зведені та узагальнені дані, які корисні для основної мети ваших потреб у звітності.