Небезпеки використання Excel для фінансового моделювання

Розробники фінансових моделей, як і всі, хто активно працює з Excel, добре усвідомлюють притаманні ризики. Згідно з дослідженням Рея Панко, який є провідним авторитетом у сфері електронних таблиць, близько 90 відсотків електронних таблиць містять помилки.

Деякі менеджери ставляться до моделей так, ніби вони здатні дати відповідь на всі свої бізнес-рішення та вирішити всі свої бізнес-проблеми. Страшно бачити сліпу віру багатьох менеджерів у свої фінансові моделі.

Фінансове моделювання сьогодні дуже важливе для бізнесу. Покладання на фінансові моделі на основі Excel настільки укорінене в культурі багатьох організацій, а практика передачі «застарілих моделей» молодшим співробітникам, які не розуміють, як працюють моделі, є широко поширеною практикою. Моделі, які використовувалися знову і знову протягом багатьох років, передаються і використовуються повторно. Як консультант, я бачив це знову і знову — користувач не розуміє, як працює модель, але він «досить впевнений», що вона дає йому правильні результати.

За даними PwC і KPMG , понад 90 відсотків корпоративних електронних таблиць містять суттєві помилки. Враховуючи важливість електронних таблиць у бізнесі, до цього ризику не варто ставитися легковажно. Європейська група ризику електронних таблиць (EuSpRIG) була створена в 1999 році виключно з метою вирішення проблем цілісності електронних таблиць. Вони досліджують та повідомляють про жахливі історії електронних таблиць, які містять останні помилки, пов’язані з електронними таблицями, про які повідомляють ЗМІ, і про те, як їх можна було уникнути. Катастрофічні наслідки неконтрольованого використання електронних таблиць завжди тривожні та викликають дещо жахливе читання.

Завжди трохи жахає, коли люди кажуть, що збираються реалізувати багатомільйонний проект «через результати фінансової моделі». Дуже легко помилитися в формулі, або якщо вхідні припущення становлять лише кілька базових точок, усі вони можуть мати суттєвий вплив на результат. Налаштування вхідних припущень лише на кілька доларів у будь-якому випадку може мати величезний вплив на грошовий потік, прибутковість та цілком життєздатність проекту!

І формулні, і логічні помилки дуже легко зробити, і вони поширені в корпоративних фінансових моделях. Як розробник фінансових моделей, ви повинні пильно шукати помилки під час створення моделі.

Хоча основні небезпеки використання Excel пов’язані з його схильністю до помилок, пов’язані з цим проблеми здібності та недостатньої дисципліни також заслуговують на згадку.

Ємність

До Excel 2007 максимальна кількість рядків, яку міг обробляти Excel, становила 65 000. Це може здатися чимало, особливо якщо ви тільки починаєте працювати з Excel, але це далеко не достатньо. У середнього користувача Excel регулярно не вистачає рядків і йому доводиться використовувати Microsoft Access або зберігати дані в кількох книгах для зберігання даних. Боже, як змінилося!

Починаючи з Excel 2007, кількість рядків була збільшена до понад мільйона, що на той час здавалося великим покращенням. Проте в епоху великих даних все ще досить легко закінчити рядки, особливо коли ви починаєте виконувати кілька формул у стовпці. Реально все, що більше півмільйона рядків стає дуже повільним за допомогою звичайного Excel.

Відсутність можливостей Excel все ще можна розглядати як небезпеку, оскільки, незважаючи на всі нові можливості Modern Excel, багато з них все ще розробляються, і мало хто використовує їх на повну потужність. Щоб впоратися з обмеженнями розміру Excel під час роботи з великими обсягами даних, люди все ще розрізають дані на різні шматки, імпортують та експортують з Access або інших баз даних, щоб уникнути необхідності зберігати дані, а також видаляють архівні дані, усі з яких є небезпечні практики, оскільки вони схильні до помилок і забирають неймовірно багато часу.

Відсутність дисципліни

Excel – дуже гнучкий інструмент. У Excel можна робити все, що завгодно , але це не означає, що потрібно! Однією з причин, чому я це так люблю, є відсутність кордонів або обмежень. Більшість програмного забезпечення змушує вас використовувати його певним чином, але Excel дозволяє вводити будь-що в будь-яку клітинку.

Зараз, як би це чудово не було без кордонів, це також неймовірно небезпечно і дещо тривожно. Ви знаєте, скільки шкоди можна завдати неправильної фінансової моделі, і той факт, що немає ніяких стримувань і противаг — крім того, що ви, як розробник моделі, вкладаєте в неї — це жахлива перспектива.

Багато найкращих практик фінансового моделювання були створені з метою боротьби з цією недисциплінованістю у фінансових моделях. Перевірка помилок, форматування та правила щодо макета, дизайну та структури моделі – усі вони призначені для встановлення певних кордонів навколо моделі, яка без них стає небезпечним інструментом у чужих руках.