На що звернути увагу під час перевірки або аудиту фінансової моделі

Якщо ви деякий час використовуєте Excel, ви, ймовірно, віддаєте перевагу створенню власних електронних таблиць або фінансових моделей з нуля. Однак у корпоративному середовищі люди рідко отримують таку можливість. Натомість очікується, що вони переймуть існуючу модель, яку створив хтось інший.

Можливо, ви вступаєте в роль, яку переймаєте від когось іншого, і існує існуюча модель фінансової звітності, яку вам потрібно буде оновлювати щомісяця. Або вам сказали щоквартально розраховувати комісійні з продажу на основі жахливої ​​електронної таблиці з 50 вкладками, яка вам не дуже подобається. Ви не тільки успадковуєте чужі моделі разом із вхідними даними, припущеннями та розрахунками, які ввів оригінальний розробник, але також успадковуєте помилки розробника.

Якщо ви збираєтеся взяти на себе відповідальність за чужу модель, ви повинні бути готові взяти її на себе і зробити її своєю. Ви повинні відповідати за роботу цієї моделі та бути впевненим, що вона працює правильно. Ось контрольний список речей, які ви повинні перевірити, коли ви вперше успадкуєте чиюсь фінансову модель:

• Ознайомтеся з його зовнішнім виглядом. Перегляньте кожен аркуш, щоб побачити, які кольорові схеми були використані. Прочитайте будь-яку документацію. Чи є ключ, який допоможе побачити, які клітини які? Чи розробник моделювання розрізняв формули та жорстко запрограмовані припущення?
• Уважно подивіться на формули. Чи послідовні вони? Чи містять вони якісь жорстко запрограмовані значення, які не оновлюються автоматично і, отже, призведуть до помилок?
• Запустіть перевірку помилок. Натисніть кнопку «Перевірка помилок» у розділі «Аудит формул» вкладки «Формули» на стрічці, щоб відразу побачити, чи є на аркуші помилки Excel, які можуть викликати проблеми.
• Перевірте посилання на зовнішні файли. Зовнішні посилання можуть бути дійсною частиною робочого операційного процесу, але вам потрібно знати, чи отримує цей файл будь-які дані із зовнішніх робочих книг, щоб переконатися, що ніхто ненавмисно не змінить назви аркушів або файлів, що спричинить помилки у вашій моделі. Знайдіть зовнішні посилання, натиснувши кнопку «Редагувати посилання» в розділі «З’єднання» вкладки «Дані» на стрічці.
• Перегляньте названі діапазони. Іменовані діапазони можуть бути корисними у фінансовій моделі, але іноді вони містять помилки через зайві імена, а також зовнішні посилання. Перегляньте названі діапазони в Менеджері імен, який знаходиться в розділі Визначені імена вкладки Формули на стрічці. Видаліть усі іменовані діапазони, які містять помилки або не використовуються, і якщо вони містять посилання на зовнішні файли, зверніть увагу та переконайтеся, що вони потрібні.
• Перевірте автоматичні розрахунки. Формули повинні обчислюватися автоматично, але іноді, коли файл дуже великий або розробник моделей любить керувати змінами вручну, обчислення встановлюється вручну, а не автоматично. Якщо ви бачите слово «Обчислити» в нижньому лівому рядку стану, це означає, що обчислення встановлено вручну, тож вам, ймовірно, доведеться провести складне дослідження! Натисніть кнопку «Параметри обчислення» в розділі «Обчислення» вкладки «Формули» на стрічці, щоб переключитися між ручним і автоматичним обчисленням робочої книги.

На додаток до цих кроків, ось кілька зручних інструментів аудиту в Excel, які можна використовувати для перевірки, аудиту, підтвердження та, якщо необхідно, виправлення успадкованої моделі, щоб ви могли бути впевнені в результатах вашої фінансової моделі:

• Перевірити робочий зошит. Ознайомтеся з прихованими функціями вашої моделі та визначте потенційно проблемні функції, які в іншому випадку було б дуже важко знайти за допомогою цього маловідомого інструменту. Щоб скористатися ним, відкрийте книгу, натисніть кнопку Файл на стрічці; на вкладці Інформація натисніть кнопку Перевірити наявність проблем.
• F2: якщо вихідні клітинки формули знаходяться на одній сторінці, ярлик F2 переводить клітинку в режим редагування, тому цей ярлик є хорошим способом візуально побачити, звідки надходять вихідні дані.
• Трасувати прецеденти/залежні: інструменти аудиту Excel візуально відстежують зв’язки за допомогою стрілок лінії трасування. Ви можете отримати доступ до цих інструментів у розділі Аудит формул на вкладці Формули на стрічці.
• Оцінити формулу: розберіть довгі та складні формули за допомогою інструмента «Оцінити формулу» у розділі «Аудит формул» вкладки «Формули» на стрічці.
• Інструменти перевірки помилок: якщо ви зробили помилку — або те, що Excel вважає помилкою — у верхньому лівому куті комірки з’явиться зелений трикутник. Це станеться, якщо ви пропустите сусідні клітинки або якщо введете вхідний текст у вигляді тексту, який виглядає так, ніби це має бути число.
• Вікно перегляду: якщо у вас є вихідні комірки, за якими ви хочете стежити, цей інструмент відобразить результат зазначених клітинок в окремому вікні. Цей інструмент можна знайти в розділі «Аудит формул» на вкладці «Формули» на стрічці. Це корисно для тестування формул, щоб побачити вплив зміни припущень на окрему клітинку або клітинки.
• Показати формули: щоб побачити всі формули відразу, а не отримані значення, натисніть кнопку «Показати формули» у розділі «Аудит формул» вкладки «Формули» на стрічці (або скористайтеся ярликом Ctrl+`). Показати формули — це також дуже швидкий і простий спосіб перевірити, чи існують жорстко закодовані значення.