Налаштування параметрів журналу в Outlook 2002

Stardate 2002: На , капітан зорельота Enterprise сумлінно робить щоденні записи в журналі зірок. Капітан записує інформацію про планети, які досліджував екіпаж, інопланетян, з якими вони боролися, і дивні явища, які вони спостерігали в глибокому космосі, куди ще не бував жодна людина (або жінка)!

Тепер твоя черга. Так само, як і капітан « Ентерпрайза», ви можете записувати свою щоденну взаємодію з дивними істотами в химерних умовах за стресових обставин, навіть якщо дивні істоти перебувають у вашому власному офісі. Журнал Outlook — це ваш зірковий журнал.

Безсумнівно, галактичні люди використовують журнал капітана для жахливо важливих речей, але ваш Журнал служить вам більш безпосередньо. Іноді, коли вам потрібно знайти документ або запис розмови, ви не пам’ятаєте, як ви назвали документ або де ви його зберігали, але пам’ятаєте, коли ви створили або отримали елемент. У цьому випадку ви можете зайти в Журнал і перевірити дату, коли ви пам’ятаєте, що мали справу з предметом, і знайти те, що вам потрібно знати.

Однак, щоб добре використовувати журнал, вам потрібно його використовувати. Ви можете налаштувати Outlook, щоб робити записи в журналі майже для всього, що ви робите, або ви можете повністю вимкнути журнал і не робити в ньому жодних записів. Якщо ви нічого не вносите в Журнал, ви нічого не отримаєте.

Який найпростіший спосіб зробити записи в журналі? Нічого не робити. Журнал автоматично записує будь-який документ, який ви створюєте, редагуєте або друкуєте в будь-якій програмі Office XP. Журнал також автоматично відстежує повідомлення електронної пошти, запити на зустрічі та відповіді, а також запити та відповіді на завдання. Деякі програми, крім програм Microsoft Office, також мають можливість робити записи в журналі, але ця функція найчастіше використовується з програмами Office XP.

Є загвоздка: вам потрібно повідомити Outlook, що ви хочете ввімкнути автоматичний запис журналу. (Гаразд, вам потрібно щось зробити.) На щастя, якщо ви не активували функцію автоматичного запису журналу, Outlook 2002 запитує вас, чи хочете ви вмикати цю функцію кожного разу, коли ви натискаєте піктограму «Журнал».

Щоб увімкнути функцію автоматичного запису журналу, виконайте такі дії:

1. Виберіть Інструменти–>Параметри.

З’явиться діалогове вікно Параметри.

2. Натисніть кнопку Параметри журналу.

З’явиться діалогове вікно «Параметри журналу», як показано на малюнку 1, з прапорцями для всіх типів дій, які можна записувати автоматично, і іменами всіх людей, для яких можна автоматично записувати транзакції, наприклад електронною поштою.

Малюнок 1: діалогове вікно Параметри журналу.

3. Натисніть, щоб поставити прапорець у прапорці для тих елементів і файлів, які ви хочете автоматично записати, а також для контактів, про які потрібно записати інформацію.

Список людей у ​​полі «Для цих контактів» такий самий, як і список людей у ​​вашому списку контактів. Ви можете вручну створювати записи в журналі для людей, яких немає у вашому списку контактів; див. наступний розділ «Запис елемента Outlook у журналі вручну».

Коли ви додаєте імена до списку контактів у модулі Контакти, ці імена не налаштовуються для автоматичного запису в Журнал. Вам потрібно або перевірити ім’я в діалоговому вікні «Параметри журналу», або відкрити запис контактів, перейти на вкладку «Журнал» і встановити прапорець «Автоматично записувати записи журналу для цих контактів».

4. Натисніть OK.

Журнал автоматично записує ті елементи та файли, які ви вибрали для названих контактів.

Запис елемента Outlook у журналі вручну

Якщо ви не хочете захаращувати свій журнал, записуючи все автоматично, ви можете ввести вибрані елементи вручну — просто перетягніть їх на піктограму «Журнал». Наприклад, ви, можливо, не захочете записувати кожну транзакцію з потенційним клієнтом, поки не переконаєтеся, що ведете бізнес з цим клієнтом. Ви можете перетягувати відповідні повідомлення електронної пошти до Журналу та зберігати запис серйозних запитів. Коли ви фактично починаєте працювати з новим клієнтом, ви можете налаштувати автоматичний запис.

Щоб вручну записати записи в журнал, виконайте такі дії:

1. Перетягніть елемент, який потрібно записати (наприклад, повідомлення електронної пошти), на піктограму «Журнал».

З’явиться форма журнального запису (див. малюнок 2). Унизу форми є піктограма, що представляє елемент, який ви записуєте, разом із назвою елемента.

Малюнок 2: запис журналу з ярликом до повідомлення електронної пошти, вкладеним у текстове поле.

2. Заповніть інформацію, яку потрібно записати.

Однак вам не потрібно нічого записувати. Текстове поле в нижній частині екрана дає вам місце, щоб зробити собі нотатку, якщо ви хочете ним скористатися.

3. Натисніть Зберегти та закрити.

Пункт, який ви записали, заноситься в журнал.

Запис документа в Журнал

Якщо ваша улюблена програма, наприклад програма для малювання чи настільного видавництва, не відображається в списку програм, які можуть автоматично робити записи в журналі, це не все втрачено — ви можете перетягнути документи з папки Outlook «Мій комп’ютер» до Папка журналу для створення записів у журналі для файлів цих програм. Оскільки Журнал може відстежувати багато типів інформації про документ, окрім дати та часу (наприклад, клієнта, теми та деяких приміток), ви можете використовувати Журнал для відстеження файлів, які ви створюєте в програмах, які не є частиною Microsoft Office. Якщо ви вирішили дозволити Outlook автоматично створювати записи журналу для ваших програм Office XP, вам не потрібно робити записи для документів Office XP.

Щоб записати документ у журнал, виконайте такі дії:

1. Натисніть роздільну панель Інші ярлики на панелі Outlook.

З’являться піктограми в групі «Інші ярлики», включаючи піктограму «Мій комп’ютер».

2. Клацніть піктограму Мій комп'ютер на панелі Outlook.

З’явиться список ваших дисків (див. малюнок 3).

Малюнок 3: Список дисків у My Computer.

3. Знайдіть документ, який потрібно записати.

Двічі клацніть диск, який містить документ, який потрібно записати. Потім двічі клацніть папку, в якій ви зберігаєте документи, щоб знайти документ, який потрібно записати. Виділіть його.

4. Клацніть панель розділу Ярлики Outlook на панелі Outlook.

З’являться значки в групі ярликів Outlook, включаючи піктограму журналу.

5. Перетягніть документ до значка Журнал.

З’явиться форма журнального запису зі значком у текстовому полі, що представляє файл, який ви записуєте.

6. Натисніть Зберегти та закрити.

Ваш документ записується в журналі.

Велика перевага запису документів у журналі полягає в тому, що записи в журналі насправді є ярликами до самих документів. Коли ви вводите документ у журнал, ви отримуєте швидкий доступ до інформації, яку ви зберегли про документ, і вам лише один клік від самого документа. Отже, якщо ви використовуєте програму, що не належить до Office XP, яка створює файли, які не відстежують багато інформації про себе, журнал є чудовим центральним місцем для відстеження інформації про документ. Наприклад, якщо ви зберігаєте зображення з програми для малювання на своєму комп’ютері, ви можете зберегти більше інформації про кожне зображення, ніж лише ім’я файлу. Якщо ви створюєте записи в журналі для кожного файлу, ви можете зберігати нотатки про кожне зображення в журналі. Коли ви знайдете запис у журналі для потрібного зображення, просто двічі клацніть піктограму зображення. Відкриється програма, яку ви використовуєте для перегляду зображення.