Налаштування книг у Dynamics 365 Business Central

Давайте подивимося на деякі основні параметри та функції Dynamics 365 Business Central, коли він виходить із коробки. Ви розпочнете цей огляд Dynamics 365 Business Central, налаштувавши свої книги, додавши рахунки до плану рахунків, а потім перейдіть до визначення категорій рахунків Головної книги (ГК). Нарешті, ви подивіться на визначення банківських рахунків для цих рахунків.

На щастя, Business Central не визначає основний запис номера рахунку як фіксований рядок, що включає всі сегменти, як це роблять деякі інші продукти Microsoft ERP (наприклад, Dynamics GP). Натомість Business Central визначає основний запис номера рахунку як натуральний номер рахунку. Сегменти можуть бути визначені окремо і називаються розмірами.

Спочатку ви вказуєте природний обліковий запис (іноді його називають основним або кореневим обліковим записом), а потім додаєте виміри. Ви робите це тому, що багато планів рахунків мають астрономічно високу кількість рахунків (іноді сотні тисяч). За допомогою параметрів Business Central може позначати транзакції способами, які не тільки визначають, на яку ділову одиницю або географічну область впливає транзакція, але також включають такі дані, як те, що було продано, хто продав, і категорію клієнтів, які її придбали. . Це дає змогу мати менший план рахунків і надзвичайно потужну інтеграцію бізнес-аналітики (BI) на серверній частині, яка кваліфікуватиме та кількісно визначатиме транзакції.

Додавання рахунків до плану рахунків у Dynamics 365 Business Central

Щоб додати звичайний рахунок (єдиний вид, який існує в Business Central) до плану рахунків, виконайте такі дії:

Відкривши Business Central, натисніть головне спадне меню «Фінанси» у верхній частині екрана.
Відразу нижче з’являється меню, в якому відображаються всі доступні параметри в категорії «Фінанси».

Виберіть опцію План рахунків.
Відобразиться список рахунків.

Натисніть кнопку Створити у верхній частині списку.
Нова форма картки основного рахунку відкриється в режимі редагування.

Введіть номер рахунку та назву у відповідні поля.

Червона зірочка зліва від текстового поля вказує на те, що поле № (Номер) є обов’язковим полем.

Виберіть категорію облікового запису.
Коли ви спочатку вибираєте цю категорію, для параметра «Дохід або баланс» автоматично встановлюється найбільш ймовірна категорія.

Призначте підкатегорію облікового запису.
Цей крок допомагає для цілей звітності, щоб додатково розбити підмножини рахунків і параметри цих облікових записів.

Визначте тип запису за замовчуванням (дебет/кредит) для рахунку.

Це стосується того, чи транзакції, проведені на цьому рахунку, зазвичай є кредитними, дебетовими чи обома (наприклад, кліринговий рахунок) за замовчуванням.

Виберіть тип облікового запису.
Виберіть один із цих типів: Публікація, Заголовок, Усього, Початковий підсумок або Кінцевий підсумок.

Якщо для облікового запису встановлено загальний рахунок, визначте підсумкові рахунки.
Підсумкові рахунки – це список повної суми підсумків рахунку до балансу рахунку. Розділіть номери рахунків за допомогою символу прямої (|). Натисніть кнопку Еліпс на сторінці, щоб відкрити вибір облікових записів. Щоб вибрати кілька облікових записів, утримуйте кнопку Ctrl на клавіатурі, натискаючи кожен обліковий запис.

Зразок введення тексту для цього поля

10200|10500|10800|10940|20400

Після того, як ви введете номери рахунків на цьому екрані, поле Баланс у налаштуваннях рахунку автоматично оновиться, щоб відобразити вибрані рахунки.

Установіть відповідні прапорці в розділі Загальні, щоб указати, чи це обліковий запис звірки, пряма публікація, заблокований обліковий запис чи інший варіант.

Заблокований обліковий запис указує, що пов’язаний запис не може бути використаний для проведення транзакції, поки він залишається заблокованим.

Заповніть решту інформації облікового запису на цьому екрані.
Якщо навести курсор миші на мітку поля, з’явиться спливаюче вікно довідки з описом поля.

Нарешті, використовуйте верхню панель над карткою, щоб вибрати параметри (якщо вони визначені), щоб позначити трансакції, відображені в цьому обліковому записі.

Ви можете переглянути залишок рахунку, переглянути залишок рахунку за параметрами та змінити налаштування проводки. (Останній крок важливий, якщо ви працюєте з обліковими записами з різними обліковими записами продажів і покупок, пов’язаними з ними).

Натисніть кнопку «Редагувати» на вкладці «Головна» меню у верхній частині екрана, щоб зберегти зміни.
Натискання кнопки «Редагувати» переміщує обліковий запис із режиму редагування назад у режим перегляду.

На цьому екрані немає кнопки «Зберегти», навіть для нових облікових записів.

Натисніть X, щоб залишити картку облікового запису (або натисніть Esc на клавіатурі).

Щоб відредагувати обліковий запис, який уже є в плані рахунків, натисніть кнопку Еліпс поруч із його назвою та виберіть Редагувати у меню, що з’явиться.

Кнопка "Редагувати план рахунків".

Переглядаючи план рахунків, ви помітите рахунки, виділені жирним шрифтом, що зазвичай вказує, чи є обліковий запис підсумковим рахунком для рахунків, зведених у ньому (див. стовпець Підсумок). Під час редагування облікового запису зверніть увагу, що а) символ вертикальної лінії (|) дозволяє вам вводити певні рахунки, розділені вертикальними рядками, до списку; б) якщо ви натиснете кнопку Еліпс, вам з’явиться меню, в якому ви вказуєте ряд рахунки. Наприклад, у зразкових даних рахунок загального доходу має значення 40001..40990 як налаштування в стовпці «Підсумок» (вказуючи на те, що будь-який рахунок від 40001 до 40990 включено до загальної суми). Однак ви можете замість цього вказати розривний діапазон рахунків — наприклад, 10200, 10500, 1800, 10940 і 20400 — використовуючи текст 10200|10500|10800|10940|20400.

Визначення категорій облікових записів G/L в Dynamics 365 Business Central

У Business Central є простий, але ефективний спосіб налаштування категорій облікових записів. Ці категорії дозволяють легко зіставити рахунки Головної книги (G/L) з конкретними категоріями. Ви також можете створити підкатегорії та призначити ці категорії наявним обліковим записам. Кожна група показує загальний баланс рахунків у цих категоріях у різних фінансових звітах, доступних у Business Central. Ці категорії є зручним способом швидко вказати підсумок у вашій фінансовій звітності. Ви можете змінити їх на льоту, зробивши категорії облікових записів надійним способом класифікації ваших фінансових даних. Наприклад, відділ може змінювати свою основну функціональність від року до року. Категорії рахунків дозволяють легше створювати та підтримувати фінансові звіти.

Категорії облікових записів визначають спосіб зведення облікових записів для обчислення підсумків, які використовуються у фінансових звітах. Наприклад, поточні активи – це категорія рахунків без конкретних рахунків основної книги, явно визначених на рівні номера рахунку. Однак готівка, дебіторська заборгованість, передоплачені витрати та запаси – це всі категорії рахунків, які зводяться в категорію поточних активів. Це означає, що категорія Поточні активи повідомляє загальну суму всіх рахунків основної книги, представлених у цих чотирьох категоріях.

Перегляньте на головному екрані категорії рахунків G/L. На цьому екрані ви побачите список кожної категорії облікового запису. Щоб почати, створіть новий елемент. Наступні кроки показують, як:

Відкривши Business Central, виберіть «Фінанси» → «Категорії рахунків основної книги» на панелі меню у верхній частині екрана.
З’явиться список категорій основного рахунку.

Виберіть «Керування» → «Редагувати список» у меню, що з’явиться, безпосередньо над списком категорій облікових записів.

Тепер ви перебуваєте в режимі редагування списку, де ви можете додавати нові категорії облікових записів основної книги або редагувати наявні.

Виберіть категорію облікового запису G/L зі списку, що відображається, а потім натисніть кнопку «Створити» на вкладці «Головна» меню у верхній частині екрана, щоб створити нову категорію безпосередньо під вибраною категорією.

Використовуйте кнопки «Перемістити вгору» та «Перемістити вниз», щоб розмістити нову категорію головного рахунку в тому місці, де ви хочете, щоб вона потрапляла в список.

У стовпці Основні рахунки в категорії вкажіть рахунки основної книги, які належать до нової категорії рахунків основної книги.

Стовпець Додаткове визначення звіту використовується, щоб визначити, де в звіті про рух грошових коштів (називається звітом про рух грошових коштів у Business Central) використовується категорія основної книги , тому не забудьте вказати це налаштування, якщо ви збираєтеся використовувати звіт про рух грошових коштів. .

Business Central не має концепції зведених списків або підкатегорій: натомість у нього є категорії облікових записів, які мають «відступ», щоб стати частиною іншої категорії над ними в структурі. Також Business Central не відображає, наскільки «глибко» в ієрархії обліковий запис лежить у всіх формах, що може бути проблемним, коли ви намагаєтеся переконатися, що ви правильно призначили обліковий запис на належному рівні зведеного списку. Якщо ви випадково перемістили обліковий запис на екрані категорій і не можете відновити його в правильній частині ієрархії, використовуйте кнопки «Відступ» і «Відступ», а також кнопки «Перемістити вгору» та «Перемістити вниз», щоб змінити його розташування.

Визначення банківських рахунків у Dynamics 365 Business Central

Business Central дає змогу зв’язувати банківські рахунки за допомогою безпечного інтерфейсу — безумовно, одна з найприємніших функцій цієї хмарної програми. Однак одна річ, яку не так легко виявити, це як налаштувати з’єднання API між вашим банком і системою Business Central, щоб суттєво допомогти з узгодженням банківських рахунків. Тут ви дізнаєтеся, як це зробити

• Налаштуйте та зв’яжіть банківські рахунки
• Увімкнути автоматичний імпорт банку за допомогою каналів Envestnet Yodlee Bank (з’єднання, створене, встановлене та ввімкнене Microsoft за замовчуванням)
• Установіть відповідність між транзакціями в інтерфейсі та банківськими транзакціями
• Звірте свої банківські рахунки

Тут ви дізнаєтеся, як виконати автоматичну звірку банку та імпорт трансакцій. Ви можете зробити все це вручну, але однією з багатьох переваг цієї програми є те, що ви можете автоматично імпортувати транзакції та узгоджувати їх у простому у використанні інтерфейсі. Система навіть намагається автоматично звірити і дає вам оцінку впевненості на основі кількох унікальних збігів, таких як сума і дата, а також інша інформація, пов’язана з цією транзакцією.

Виконайте наступні кроки, щоб налаштувати всі ці функції, і ви зможете заощадити час, коли прийде час узгодити свої банківські рахунки.

Щоб зв’язати банківський рахунок з обліковим записом, створеним у Business Central, виконайте наведені нижче дії.

Виберіть Управління готівкою → Банківські рахунки з головного меню Business Central у верхній частині екрана.
При цьому відобразиться список доступних банківських рахунків.

Ви можете створити новий банківський рахунок, натиснувши кнопку «Створити» та заповнивши інформацію про свій банківський рахунок.

У цьому прикладі ви використовуєте наявний банківський рахунок.

Натисніть кнопку Еліпс — у другому стовпці, безпосередньо праворуч від назви банківського рахунку — у рядку банківського рахунку, який потрібно змінити.
З’явиться невелике спадне меню.

Виберіть Редагувати зі спадного меню.
З’явиться форма «Редагувати картку банківського рахунку».

Натисніть кнопку Посилання на онлайн-банківський рахунок на стрічці «Головна».

З’явиться форма Посилання на онлайн-банківський рахунок.

Коли з’явиться запит, переконайтеся, що ви використовуєте безпечне з’єднання, введіть свою банківську інформацію, натисніть кнопку «Далі», а потім натисніть кнопку «ОК».

З’явиться новий екран, на якому відображаються вже пов’язані облікові записи.

Натисніть OK.
Це приведе вас до наступного розділу, де ви налаштуєте автоматичний імпорт банку.

Натисніть, щоб вибрати назву рахунку, для якого потрібно налаштувати автоматичний імпорт банку, а потім натисніть кнопку Налаштування автоматичного імпорту банківської виписки.
Ви налаштовуєте це на картці банківського рахунку, яка повідомляє вам статус прив’язки банківського рахунку у верхньому правому куті загального розділу.

У вікні «Налаштування імпорту» виберіть кількість днів, які потрібно включити в імпорт, а потім натисніть «ОК».
Вказані трансакції імпортуються у ваш журнал платежів.

Після імпорту цих трансакцій ви готові до звірки. Узгодження електронних трансакцій відноситься до акту забезпечення того, щоб трансакції в системі для будь-якого даного банківського рахунку збігалися з операціями, зазначеними в банківській книзі. Ви повинні регулярно звіряти свої банківські, кредиторські та дебіторські рахунки, застосовуючи зареєстровані в банку платежі до пов’язаних кредитних авізо, неоплачених рахунків-фактур та відкритих записів у Business Central. Це можна зробити у вікні Журнал звірки платежів.

Вікно журналів узгодження платежів Business Central.

Ви можете використовувати форму журналу звірки платежів банківського рахунку, щоб імпортувати банківські трансакції вручну за допомогою завантаження банківського файлу транзакцій. Автоматичний імпорт просто позбавляє вас від необхідності завантажувати файл щодня або щотижня з вашої банківської установи.

Форма Журналу звірки платежів банківського рахунку дозволяє виконувати такі дії щодо трансакції:

• Нехай система автоматично застосовує платежі
• Тільки після оплати
• Перевести різницю на інший рахунок
• Застосовуйте платежі вручну
• Видаліть певні вже створені програми
• Тільки після оплати

Після того, як ви застосували транзакції, натисніть кнопку Провести платежі та узгодити банківський рахунок, і ваш банківський рахунок буде звірено.

As you can see, Microsoft Dynamics 365 Business Central makes bank reconciliation a much swifter process by using intelligent algorithms to match payments to outstanding invoices, credit memos, and accounts. This makes the month-end closing procedures much more efficient, with fewer manual entries being required for bank reconciliation. This kind of automation is a tremendous time-saver for you and your staff.

When selecting anything from a list (including transactions on the Bank Account Payment Reconciliation Journal form), you can hold down the Ctrl button on the keyboard to select multiple items at the same time. If you’re on a touchscreen, tap the Ellipse button from any line item and then tap the Select More option from the menu that appears. This brings up a previously hidden check box column. Simply tap the transactions you want to select.