Налаштування версій у SharePoint 2010

Область налаштувань версій у SharePoint 2010 містить, ймовірно, деякі з найбільш затребуваних налаштувань у будь-якій бібліотеці або списку. Налаштування версій охоплюють більшість варіантів керування документами або вмістом. Отже, ваша нова мантра керування документами/вмістом — це затвердження, керування версіями та перевірка. За замовчуванням налаштування вимог щодо схвалення, встановлення версій або виписки не ввімкнено на сайті команди.

Якщо ви хочете ввімкнути ці параметри, коли ваші сайти налаштовані, подумайте про використання сайту публікації.

Перш ніж вибрати ці параметри, переконайтеся, що ви знаєте бізнес-процеси вашої команди. Якщо документи ретельно перевіряються та схвалені поза процесом SharePoint, можливо, вам не потрібні налаштування схвалення чи примусове вилучення. Якщо ваші документи є зображеннями, ви можете або не хочете застосовувати керування версіями, якщо версії для вас не мають значення і вам не потрібно буде повертатися до старішої версії.

Подумайте про використання кількох бібліотек документів і застосуйте різні налаштування залежно від потреб. Наприклад, якщо у вас є 100 документів у бібліотеці, і дійсно потрібні лише версії та схвалення для 5 із цих документів, можливо, їх можна розмістити в бібліотеці з додатковою конфігурацією.

Версій може бути однією з найбільш неправильно зрозумілих функцій керування документами SharePoint. Версійність є корисним механізмом захисту, оскільки ви можете повернутися до попередньої версії документа, якщо це необхідно.

Версії в SharePoint – це копії одного і того ж документа через різні проміжки часу під час редагування. Якщо ви вимагаєте від користувачів переглядати різні версії документа, можливо, для вибору між двома, вам потрібно включити позначення в назву (наприклад, v1.0 у попередньому прикладі) або додатковий стовпець метаданих.

Щоб застосувати або змінити налаштування версій, виконайте наведені нижче дії.

Натисніть посилання Налаштування версій на сторінці налаштувань бібліотеки/списку.

Розділи сторінки «Налаштування версій» включають «Схвалення вмісту», «Історію версій документа», «Безпека проекту елемента» та «Вимагати виписки» (лише для бібліотек).

Виберіть, чи потрібно схвалювати елемент, у розділі Затвердження вмісту, вибравши перемикач Так або Ні.

Якщо ви вибрали «Так» у відповіді на «Вимагати схвалення вмісту для надісланих елементів», то особи з дозволом «Схвалити елементи» завжди зможуть бачити чернетки.

Елементи, які ще не схвалені, не бачать учасники або відвідувачі сайту. Ви можете вказати, кого ви хочете переглядати чернетки, у розділі Безпека чернетки.

У розділі «Історія версій документа» виберіть перемикач, щоб указати, чи використовувати «Без версій», «Створити основні версії», «Створити основну та додаткову (чорнову) версії» та (необов’язково) вказати кількість версій, які потрібно зберегти, встановивши відповідний прапорець і введення числа.

За замовчуванням для списку/бібліотеки встановлено значення Без версій. Ви можете вибрати Основні версії (1.0, 2.0. 3.0 тощо) або Основні та другорядні версії (1.0, 1.2. 1.3, 2.0 тощо). Вибір одного з двох останніх варіантів дозволяє призначити обмеження для кількості версій кожного типу, ввівши число до 10 000.

Виберіть, хто може бачити чернетки елементів, вибравши перемикач «Безпека чернетки» в розділі «Безпека чернетки».

Цей розділ вимкнено, якщо ви не дозволите використовувати незначні (чорнові) версії ваших документів або елементів списку. Ось три варіанти того, хто може бачити чернетки — будь-який користувач, який може читати елементи, лише користувачі, які можуть редагувати елементи, або лише користувачі, які можуть схвалити (і автор).

Визначте, чи вимагати виписки для користувачів, які редагують документи, вибравши перемикач Так або Ні.

Незважаючи на те, що іноді це може бути клопоту, обов’язкова перевірка є ще одним хорошим механізмом безпеки, який гарантує, що інші користувачі не побачать документ у середині модифікації або не мають кількох користувачів, які редагують одночасно (останнє збереження виграє).

Подумайте про те, щоб додати стовпець "Видано до" у ваші представлення даних, щоб користувачі могли швидко бачити, хто вивіз елемент.

Натисніть ОК або Скасувати.

Якщо натиснути кнопку OK, будуть застосовані ваші налаштування версій. Іди спробуй їх!