Керуйте вмістом за допомогою наборів документів SharePoint Online

У SharePoint Online, одному з пакетів продуктів Microsoft Office 365, набір документів дозволяє групувати документи разом за деякими критеріями, а потім працювати з групою документів як єдиною сутністю.

Наприклад, у вас може бути проект, над яким ви працюєте для маркетингу, і проект, над яким ви працюєте з бухгалтерського обліку. Ви можете згрупувати свої маркетингові документи разом і згрупувати свої бухгалтерські документи разом. Тоді ви можете взаємодіяти з бухгалтерськими або маркетинговими документами як окрема група, а не окремо.

Використовуючи набори документів, ви можете надсилати всі свої маркетингові документи за допомогою робочого процесу в пакеті одночасно або переглядати версії для всіх документів як набір у певний момент часу.

Щоб почати використовувати набори документів, спочатку потрібно активувати функцію для вашої колекції сайтів. Для цього виконайте такі дії:

Натисніть кнопку «Дії сайту», а потім натисніть «Налаштування сайту».

З’явиться сторінка налаштувань сайту, на якій показано всі налаштування для цього конкретного сайту SharePoint.

Перейдіть до групи адміністрування колекції сайтів і натисніть посилання Функції колекції сайтів.

З’явиться сторінка функцій для цієї конкретної колекції сайтів.

Натисніть кнопку «Активувати» поруч із функцією «Набори документів».

Після того, як функція «Набори документів» активована, ви можете додати цю функцію до будь-якої бібліотеки. Набір документів має форму типу вмісту в SharePoint. Тип вмісту — це групування полів метаданих в одну групу. Наприклад, у вас може бути рецепт із типом вмісту, який включає метадані, такі як інгредієнти, час приготування та необхідні приправи.

Тип вмісту SharePoint Document Set включає всі функції, необхідні для групування кількох документів в одну сутність.

Поширеною бібліотекою документів у SharePoint є бібліотека спільних документів. Ви можете додати функцію «Набір документів» до бібліотеки «Спільні документи», виконавши такі дії:

Перейдіть до бібліотеки, до якої потрібно додати функцію «Набори документів».

Натисніть кнопку Налаштування бібліотеки, розташовану на вкладці Бібліотека.

Щоб додати тип вмісту до цієї бібліотеки, спочатку потрібно ввімкнути редагування.

На сторінці Налаштування бібліотеки натисніть посилання Додаткові параметри.

З’явиться сторінка «Додаткові налаштування», на якій можна виконати розширені налаштування для цієї бібліотеки.

У розділі Тип вмісту виберіть Так, щоб дозволити редагування типів вмісту.

Натисніть OK, щоб повернутися на сторінку налаштувань бібліотеки.

Зверніть увагу, що на сторінці з’являється новий розділ, який тепер називається Типи вмісту.

Натисніть посилання Додати з існуючих типів вмісту сайту, щоб додати існуючий тип вмісту сайту.

Виберіть тип вмісту «Набір документів», натисніть кнопку «Додати», а потім натисніть «ОК».

Тепер, коли функціональність набору документів додано до бібліотеки, ви можете створити новий набір документів. Щоб створити новий набір документів, натисніть вкладку «Документи» на стрічці, а потім у спадному меню «Новий документ» виберіть «Набір документів».

Набір документів відображається в бібліотеці спільних документів так само, як інший документ. Ви можете взаємодіяти з набором документів так само, як і з одним документом у бібліотеці. Однак різниця полягає в тому, що коли ви клацнете на наборі документів, ви відкриваєте групу документів, а не один документ.

Коли набір документів буде відкритий, на стрічці з’явиться нова вкладка «Набір документів». Ця вкладка дозволяє керувати набором документів за допомогою таких функцій, як редагування властивостей, зміна дозволів безпеки, спільний доступ до документів, запис версій або передача всіх документів через робочий процес у пакеті.