Керування сайтом SharePoint

G overnance отримав свого роду погану оцінку , частково через його зв’язок із банківськими скандалами минулих років. Люди чують це слово і починають хвилюватися та хвилюватися, особливо коли хтось пропонує управління, яке їх стосується. Але добре розроблений план керування веб-сайтом SharePoint не передбачає обмеження людей; насправді він містить достатньо деталей, щоб забезпечити певний рівень послідовності та контролю. Керування веб-сайтом – це люди, політики та процеси, які створюють ваш сайт. Ваше управління допоможе вам зрозуміти, як застосувати всі найкращі нові функції SharePoint.

Невдача - не вихід (не дивитися і не свистити)

Одним з ключових драйверів продукту Microsoft SharePoint була мета передати більше контролю та налаштування в руки користувачів; SharePoint був розроблений як платформа для людей.

А люди, як ви, напевно, помітили, схильні бути непередбачуваними. Отже, SharePoint + Людська природа = Хаос. Рано чи пізно неконтрольоване поширення сайтів і підсайтів, способів виконання завдань, способів позначення та застосування метаданих і способів керування документами справді призведе до дуже громіздкого встановлення SharePoint. Спроба визначити та запровадити управління на цьому етапі може призвести до розчарування.

Це далеко від того, що рано чи пізно вам доведеться займатися питаннями управління. Скористайтеся цією порадою: зробіть управління SharePoint пріоритетним і почніть зараз.

Отримання підтримки та підтримки керівництва

Успішні плани управління зазвичай мають широкого захисника, який підтримує та повідомляє їх. Тож знайдіть керівника, який підтримає вас. Вам не буде надто важко доводити справу до керівництва; вони вже інвестували в потужну платформу SharePoint, і це, ймовірно, допоміжні функції, які мають вирішальне значення для успіху вашої організації. Зібрати підтримку виконавчої влади та заручитися такою підтримкою, щоб стимулювати формування та участь у діяльності урядового комітету.

Створення групи ефективного управління

ІТ-команда зазвичай домінує в управлінських комітетах; вони повинні керувати серверним простором, працювати з групами безпеки та впроваджувати нові функції. Це є достатньою мотивацією для формалізації більшої частини того, що вони роблять із SharePoint. Але урядовий комітет, який повністю або навіть значною мірою складається з ІТ-ресурсів, не приведе вас туди, куди вам потрібно.

На додаток до вашого виконавчого спонсора, ваша група управління має представляти різноманітну суміш:

• Включіть представників бізнесу. Інформаційні працівники, які постійно використовують SharePoint, часто знаходяться в найкращому становищі, щоб створити реалістичну політику управління та виявити прогалини в управлінні.
• Включіть представників з будь-яких сфер відповідності. Вони можуть виступати за управління, яке сприяє дотриманню правил, які впливають на ваш бізнес.
• Набирайте людей із корпоративних комунікацій та навчання. Ці люди мають хороші можливості не тільки для вирішення питань управління в таких сферах, як брендинг, але також можуть допомогти розробити план для оприлюднення управлінських рішень і забезпечити управління організаційними змінами для підтримки цих рішень.

Пошук потрібного рівня

Не намагайтеся визначити та вирішити все, що хтось може зробити з SharePoint; забезпечте огорожі, щоб спрямовувати ваших користувачів у відповідні дії, яких слід робити або уникати. Ці речі відрізняються в залежності від організації; немає чарівного списку того, на що слід звертатися. (Великі організації, як правило, потребують більше управління, ніж менші організації.)

Згодом ваша група з управління розкриє сфери, які потребують управління, і це допоможе, якщо у вас вже є чіткий процес, щоб запропонувати, оцінити та впровадити управління, коли і там, де виникає потреба.

Ваше, моє, наше: вирішувати, кому що належить

Розпочніть зусилля з управління, подумавши про те, хто: хто що може робити? Хто чим володіє? Наприклад, ви можете почати з визначення того, хто може надавати сайти верхнього рівня, а хто надавати дочірні сайти. Або хто має визначати, куди належать ті чи інші види документів. Або хто вирішує, що заслуговує на новий тип вмісту (і кому належать зміни до нього).

Якщо у вас є глобальна навігація, визначте, хто вирішує, що там відбувається. І так далі. Хто запропонує як, то ви можете розглянути це далі.

Однією з наших улюблених вправ з управління є проектування домашньої сторінки на екран для вашої групи управління. Потім запитайте, хто має повноваження оновлювати сторінку. Оскільки домашня сторінка зазвичай посилається на велику кількість інших сторінок, вона, природно, веде обговорення в інші області порталу, які потребують власності.

(Повторне) відвідування політики соціальних мереж

Якщо у вас є план управління соціальними мережами, можливо, він був розроблений для керування зовнішніми інструментами соціальних мереж; якщо це так, вам потрібно переглянути його в контексті SharePoint.

Коли соціальні медіа, такі як обмін миттєвими повідомленнями, почали набувати поширення, багато компаній у відповідь заблокували доступ до Інтернету до цих програм, боячись, що скажуть співробітники та скільки часу вони витрачатимуть на їх використання. Так само з підозрою ставилися до форумів для обговорень в Інтернеті та вікі, і навколо них виникли всілякі корпоративні правила та положення, що робило багато корпоративних інтранетів більше схожими на в’язниці. З плином часу деякі компанії вдосконалювали управління щодо того, коли і як співробітники використовували зовнішні соціальні мережі під час роботи компанії або використовували назву компанії. Мета полягала в тому, щоб усі зосередилися на документах і даних і звели до мінімуму міжособистісний обмін.

Зрештою, перспективні організації визнали, що активне сприяння неформальним взаємодіям між особами може принести користь організації, зробивши обмін інформацією більш ефективним, виявивши приховані об’єднання досвіду та (о, до речі) визнавши, що люди є соціальними істотами, які потребують певний ступінь контакту з людьми, щоб відчувати себе щасливими на роботі.

SharePoint інтегрує компоненти соціальних медіа, які використовуються в реальному світі, у робоче місце. А також можливість співробітників не лише спілкуватися зі своїми колегами, а й використовувати дозволений корпоративним інструментом (SharePoint), щоб стежити за діяльністю колег (через живі стрічки та оновлення статусу мікроблогів у Twitter), обмінюватися думками з однолітками (через соціальні теги та рейтинги), а інформація про пул (вікі) представляє значну зміну від зовнішніх соціальних медіа. Отже, якщо у вас є конкретна політика управління соціальними медіа, перегляньте її в контексті внутрішніх комунікацій. Ви, ймовірно, виявите, що вам потрібна абсолютно нова стратегія.

Дизайн і брендинг

Незалежно від того, чи є ваш SharePoint внутрішнім порталом чи загальнодоступним веб-сайтом, інтерфейс повинен відображати ваш корпоративний імідж, представляти певний рівень цілісності дизайну та надавати користувачам послідовну схему навігації, яка допомагає їм орієнтуватися.

Ваш план управління має стосуватися зовнішнього вигляду та стилю, а також того, як такі речі, як глобальна навігація, зберігаються на вашому сайті.

Управління контентом

Метадані, типи вмісту та таксономії (о боже!) можуть допомогти зменшити кількість зайвої, але дещо іншої інформації.

Щоб використовувати керування вмістом вашої інсталяції SharePoint, заохочуйте узгодженість щодо метаданих та способу позначення елементів. Типи вмісту – це чудовий спосіб забезпечити послідовне застосування основного набору тегів до схожого вмісту, що полегшує пошук, легше використовувати його та фільтрувати. Тож визначте ключові метадані, які потрібно формалізувати за допомогою типів вмісту та застосувати на сайтах SharePoint, а потім розробити керування ними.

Повторне використання веб-частин

Однією з чудових властивостей SharePoint є той факт, що хтось може створити дійсно корисну веб-частину, а потім експортувати та імпортувати її для використання в іншому місці. Багато сторонніх веб-частин доступні для завантаження в Інтернеті. На жаль, деякі веб-частини містять шкідливий код, який може створити проблеми з безпекою або просто не працюватиме, як рекламується. Аналогічно, навіть деякі внутрішньо розроблені веб-частини можуть викликати проблеми, якщо вони дозволяють користувачам їх налаштовувати. Коли ви будете готові використовувати сторонню веб-частину, зверніть увагу на компанію з великою репутацією з великим досвідом SharePoint.

Перш ніж додавати веб-частини на сайти SharePoint, їх необхідно контролювати. Розвивайте управління щодо того, як вони перевіряються та затверджуються, як виглядає процес контролю змін, а також як вони випускаються та стають доступними.

Підтримка актуальності: управління веб-операціями

Управління веб-операціями — це догляд і харчування ваших сайтів SharePoint. Можливо, вам буде легко сприймати сайти SharePoint як проекти з визначеними початками, серединами та кінцями. Але насправді вони більш органічні, ніж це. Веб-сайти схожі на живі істоти, які ростуть і змінюються з часом. Як і декоративні живоплоти, вони потребують обрізки та догляду, або вони досить швидко виходять з-під контролю.

Чим більше трафіку бачить ваш сайт, тим важливіше стежити за цим обслуговуванням. Менеджери з веб-операцій користуються ножицями, які формують SharePoint, щоб відображати стратегічне бачення та технічні цілі компанії, гарантуючи, що такі речі, як перевірка, чи посилання все ще працюють, або виявлення й видалення невідповідного чи застарілого вмісту, виконуються. Вам потрібно призначити когось із зеленим великим пальцем, щоб обрізати та поливати ваш сайт SharePoint.