З’ясовуємо, як SharePoint 2003 додає цінність бізнесу

Якщо ви вагаєтеся про впровадження SharePoint, читайте далі, щоб дізнатися, як цей інструмент для створення командного сайту може додати цінності вашому бізнесу.

Пошук може коштувати вам

Весь час, який ваші співробітники витрачають на пошук форм, файлів і номерів телефонів, додається. Не кажучи вже про час, який ваші співробітники проводять по офісу, шукаючи останню версію іміджу бренду або політику компанії щодо (наприклад) особистих телефонних дзвінків на мобільні телефони, надані компанією. Тримайте своїх співробітників за робочими столами і працюйте за допомогою SharePoint, щоб надати їм необхідну довідкову інформацію.

Самообслуговування економить гроші

Ваша організація може заощадити гроші, не відтворюючи та не розповсюджуючи паперові документи, такі як брошури та презентації для внутрішнього розповсюдження. Надсилання паперових копій дорого і марнотратно. Ви можете надсилати електронні копії електронною поштою, але тоді ви будете обтяжувати свій сервер електронної пошти й обтяжувати одержувачів рішенням, чи (і де) зберігати вкладений файл.

Пропустіть всю цю дурницю та використовуйте SharePoint для зберігання та поширення електронних версій ваших документів:

• Використовуйте бібліотеки документів, зображень і форм для зберігання електронних версій ваших файлів.

• Надішліть гіперпосилання на файл електронною поштою.

• Створіть список на домашній сторінці порталу, оголошуючи будь-які довгоочікувані документи, наприклад маркетинговий план на наступний рік.

Надсилаючи гіперпосилання на файл, що зберігається в бібліотеці SharePoint, вашим співробітникам не доведеться турбуватися про те, де зберегти електронний або паперовий файл. Вони можуть додати гіперпосилання до своїх особистих списків гіперпосилань на моєму сайті. Наступного разу, коли вони захочуть згадати презентацію з семінару з продажу в останньому кварталі, вона не повинна бути далі, ніж сторінка «Мій сайт».

З'єднуємо свої острови

Структура компанії часто піддається створенню острівців інформації. На жаль, часто саме ця структура перешкоджає продуктивності ваших співробітників або заважає їм знайти задоволення для клієнта. Замість того, щоб розглядати компанію з точки зору її функціональних відділів (наприклад, маркетингу та бухгалтерського обліку), використовуйте SharePoint, щоб з’єднати острови та розірвати ланцюжки вашої офіційної структури звітності. Ось як функції SharePoint допомагають виконати роботу:

• Гнучкість команди. Ви можете використовувати сайти команди для створення спеціального робочого простору для команди, незалежно від фізичного розташування членів команди чи того, кому підпорядковується.

• Спільна робота, орієнтована на документ: ви можете дозволити співробітникам співпрацювати навколо документа, наприклад оновленого посібника з кадрової політики, використовуючи робочу область для документів.

• Робоча область Home Sweet Meeting: ви можете використовувати робочі простори Meeting для підтримки зустрічей (окремих або послідовних) із центральним місцем для всіх пов’язаних учасників, порядку денного та дій.

• Перегляди бізнес-процесів: ви можете задокументувати свої бізнес-процеси, розмістивши їх на веб-сайті команди, щоб вся компанія або команда могли їх бачити та використовувати.

• Оформіть неформальне: ви можете заглиблюватись у свої відділи та переносити відомчі електронні таблиці, політики та форми в SharePoint.

Надсилання уніфікованого повідомлення

Використовуйте портал, щоб повідомити своїм співробітникам загальне бачення вашого бізнесу за допомогою таких елементів:

• Домашня сторінка. Повідомте про цінність повідомлення, наприклад, про бачення компанії, розмістивши його прямо на домашній сторінці порталу, щоб усі могли його бачити.

• Навігація. Використовуйте функції навігації вашого порталу, щоб спрямовувати співробітників до інформації про продукти та акції.

• Списки : використовуйте списки — посилання та оголошення — на своєму порталі, щоб спрямувати увагу співробітників на внутрішні сайти команд і новини компанії, які ви хочете, щоб вони помічали.

• Аудиторія: цільові групи співробітників, наприклад керівники або всі співробітники служби обслуговування клієнтів, зі списками, які підкріплюють повідомлення, як-от цінність допродаж.

• Дивіться і відчувати себе: Використовуйте колірну схему і брендинг вашого порталу , щоб перетворити ваш SharePoint портал з безособових частин програмного забезпечення на джерело внутрішніх новин компанії та інформацію.

Створення відчуття спільноти

Використовуйте SharePoint, щоб інформувати своїх співробітників про новонароджених і нових наймів. Ви або ваші співробітники, можливо, навіть захочете використовувати SharePoint, щоб створити групу автомобілів або знайти друга для обіду.

Зниження вартості інформаційних систем

Уявіть, що ви зменшите кількість власних відомчих рішень, які використовують електронні таблиці та бази даних Access. Замінивши їх списками та бібліотеками в SharePoint, ви досягнете деяких негайних покращень:

• Простота адміністрування: рішення для вашого бізнесу будуть більш послідовними, що спрощує їх адміністрування, підтримку, резервне копіювання та відновлення, ніж десятки одноразових рішень, приготованих жокеями з електронними таблицями.

• Доступність, переносимість і можливість повторного використання: дані, що зберігаються в списках і бібліотеках SharePoint, зберігаються в базі даних SQL Server. Важлива інформація не заблокована в електронній таблиці, яка використовується лише одним відділом.

• Підвищена безпека: SharePoint надає вбудовану модель безпеки та дозволів, яка базується на ваших наявних інвестиціях в Active Directory. Навіть краще, ваші відділи можуть використовувати цю модель, щоб керувати тим, хто має доступ до чого, не звертаючись до служби підтримки.

• Можливість усунути клієнтів Office. Використовуючи списки та бібліотеки в SharePoint, вам може не знадобитися встановлювати програми Office, як-от Excel, на всіх ваших клієнтських машинах. Люди можуть використовувати браузер для пошуку даних (або додавання даних до списку) у SharePoint. Цей список можна навіть зв’язати з електронною таблицею, яка оновлюється, коли інший користувач додає дані за допомогою браузера.

• Спрощене планування: зібравши весь цей вміст під одним дахом і на радарі, ваше планування потужності значно спрощується.

• Допомога для навчання: оскільки SharePoint забезпечує послідовний вигляд і відчуття, навчання стає легшим.