Зручні інструменти зведеної таблиці Excel

Зведені таблиці Excel надають вам надзвичайно потужний інструмент для перехресної табуляції даних аркуша. І, можливо, це саме те, чого ви очікували від Microsoft і Excel. Але знаєте що? Б’юся об заклад, ви можете бути здивовані, скільки простих у використанні інструментів з’являється на вкладці «Аналіз інструментів зведеної таблиці», яка доступна щоразу, коли вибрано зведену таблицю. Розглянемо, наприклад, кілька доступних у вас простих у використанні кнопок.

Оновити дані

Найпростішим і, мабуть, найкориснішим інструментом є кнопка Оновити дані. Якщо основні дані, які ви перехресно табулюєте в зведеній таблиці, змінюються, вам потрібно оновити зведену таблицю, чи не так?

На щастя, оновлювати зведену таблицю, коли ваші дані змінюються, легко. Просто натисніть кнопку Оновити дані.

Заголовки полів

Ви можете натиснути кнопку «Заголовки полів» на вкладці «Аналіз», щоб видалити, а потім знову додати заголовки полів. А це означає, що у вас є простий спосіб змінити вигляд ваших зведених таблиць і анотації полів.

Заголовок поля для ваших рядків спочатку — «Мітки рядків» і «Мітки стовпців» для ваших стовпців. Але ви можете змінити маркування, замінивши значення, показане в комірці аркуша, що містить заголовок поля.

Наприклад, якщо рядки показують назви продуктів, ви можете змінити маркування з «Мітки рядків» на «Продукти». І якщо стовпці називають штати, де продаються продукти, ви можете змінити маркування з «Мітки стовпців» на «Штати».

Примітка. У останніх версіях Microsoft Excel (включаючи Excel 2007, Excel 2010 і Excel 2013) є кнопка заголовка поля для зведеної таблиці.

Розгортання та згортання даних зведеної таблиці

Якщо ви використовували команди «Групування» та «Розгрупувати» у контекстному меню, Excel додає кнопки + і − (кнопки, позначені знаком «плюс» і «мінус») до зведеної таблиці, щоб ви могли швидко групувати та розгруповувати рядки та стовпці. Це, звичайно, зручно. Але кнопки можуть захаращувати вашу зведену таблицю. А кнопки пропонують будь-яким користувачам вашої зведеної таблиці можливість влаштувати безлад, якщо вони необережні чи нерозумні.

Ви можете натиснути команду «Кнопки +/−» на вкладці «Аналіз», щоб повідомити Excel, що ви не хочете, щоб ці кнопки відображалися. Якщо це здається дивним, подумайте про випадок, коли ви не хочете, щоб люди, які працюють з даними або дивляться на дані, були згруповані або розгруповані.

Вставити слайсер

Якщо ви використовуєте Excel 2013 або новішу версію, ви можете натиснути кнопку Інструменти зведених таблиць Вставити слайсер, щоб повідомити Excel, що потрібно відфільтрувати або розділити дані ще точніше.

Коли ви натискаєте кнопку «Вставити слайсер» (яка з’являється на вкладці «Аналіз»), Excel відображає діалогове вікно «Вставити слайсер», у якому перелічено поля зведеної таблиці (див. наступний малюнок). Діалогове вікно Slicer дозволяє вибрати інший рівень фільтрації.

Ви просто обираєте поле, яке хочете використовувати у своїй фільтрації, і натискаєте OK. Потім Excel відобразить діалогове вікно, подібне до наведеного нижче, яке можна використовувати, щоб побачити лише дані, які відповідають вашому фільтру. На наступному малюнку, наприклад, показано діалогове вікно «слайсера» місяця, яке можна використовувати, щоб побачити лише, наприклад, дані за січень або лише дані лютого, або лише дані березня тощо. (Ви вибираєте місяць, натиснувши його кнопку в діалоговому вікні «Слайсер» місяця .) У діалоговому вікні «Слайсер» місяця містяться кнопки, які можна натиснути для фільтрації.

Щоб перемістити діалогове вікно «слайсер», клацніть поле, а потім натисніть клавішу Delete. Коли ви видаляєте діалогове вікно слайсера, ви скасовуєте будь-яку фільтрацію, виконану натисканням кнопок у діалоговому вікні слайсера.

Вставити шкалу часу

Якщо ви використовуєте Excel 2013 або новішу версію, ще одним чудовим інструментом є кнопка «Інструменти зведених таблиць» Вставити шкалу часу. Кнопка «Вставити шкалу часу» повідомляє Excel, що ви хочете додати фільтр часової шкали до діаграми зведеної таблиці, щоб було дуже легко переглядати лише певний інтервал: проміжок у пару тижнів, передостанній квартал або інтервал між двома датами. .

Коли ви натискаєте кнопку «Вставити часову шкалу» (яка також з’являється на вкладці «Аналіз»), Excel відображає діалогове вікно «Вставити часову шкалу», у якому перелічено поля зведеної таблиці, відформатовані даними (див. наступний малюнок).

Ви вибираєте поле дати, яке хочете використовувати для фільтрації на основі часової шкали, а потім натискаєте OK. Excel відкриває діалогове вікно з кнопкою повзунка, за допомогою якої можна вказати часову шкалу, яку потрібно використовувати.

На наступному малюнку, наприклад, показано діалогове вікно Місяць. Трохи важко побачити кнопку повзунка на зображенні, але ця синя смуга працює як кнопка повзунка, яку можна перетягнути, щоб вказати часову шкалу, яку потрібно відображати в зведеній таблиці.

Щоб видалити діалогове вікно шкали часу, клацніть поле, а потім натисніть клавішу Delete. І зауважте, що видалення діалогового вікна також скасовує будь-яку фільтрацію, виконану за допомогою повзунка шкали часу.