Зосередження на полях у Access 2003

Поле – це місце, де знаходяться ваші дані; одне поле містить один фрагмент даних, наприклад Рік або Команда.

Оскільки у світі існує дуже багато різних видів речей, Access 2003 пропонує різноманітні типи полів для зберігання матеріалів. Фактично, Access 2003 надає у ваше розпорядження десять типів полів. На перший погляд, десять варіантів можуть здатися не дуже гнучкими, але як тільки ви дійсно потрапите в Access 2003, цього буде більш ніж достатньо. А завдяки опціям полів ви також можете налаштувати вигляд і роботу полів відповідно до ваших потреб. Все це, і з нього також робиться попкорн.

Кожне поле пропонує ряд опцій, щоб зробити налаштування надзвичайно корисними. Ви можете запитати деяку інформацію, перевірити запис, щоб побачити, чи це те, що ви шукаєте, а потім автоматично відформатувати поле так, як вам потрібно.

Усі типи полів відображаються в наступному списку. Вони розташовані в тому ж порядку, що й на екрані в Access 2003. Не хвилюйтеся, якщо ви не можете зрозуміти, чому хтось захоче використовувати той чи інший тип. Просто зосередьтеся на тих, хто вам потрібен, подумайте про інших і продовжуйте свою роботу.

• Текст: зберігає текст — літери, цифри та будь-яку їх комбінацію — до 255 символів.

• Числа в текстовому полі не є числами; вони просто купа цифр, які разом зависають у полі. Будьте обережні з цим фактом, коли ви створюєте таблиці у своїй базі даних.

• Текстові поля мають одне налаштування, про яке потрібно знати: розмір. Коли ви створюєте текстове поле, Access 2003 хоче знати, скільки символів містить поле. Це розмір поля . Якщо ви створюєте поле під назвою «Ім’я» і робите його розміром 6, Джозеф вписується в поле, але не Дженніфер. Це обмеження може стати проблемою. Хороше загальне правило — зробити поле трохи більше, ніж ви думаєте, що вам потрібно. Якщо потрібно, зробити поле ще більше, але зменшити його дуже небезпечно.

• Пам’ятка: вміщує до 64 000 символів інформації — це майже 18 сторінок тексту.

• Це дійсно велике текстове поле. Він чудово підходить для загальних приміток, детальних описів та всього іншого, що вимагає багато місця.

• Число: містить реальні, впевнені числа.

• Ви можете додавати, віднімати та обчислювати свій шлях до слави та багатства за допомогою числових полів. Якщо ви працюєте з доларами і центами (або фунтами і пенсами), використовуйте поле валюти.

• Дата/час: зберігає час, дату або їх комбінацію, залежно від того, який формат ви використовуєте.

• Використовуйте поле «Дата/час», щоб відстежувати час життя . Досить універсальний, еге ж?

• Валюта: відстежує гроші, ціни, суми рахунків-фактур тощо.

• У базі даних Access 2003 гроші зупиняються на цьому. У тому сенсі, як і ліра, марки та ієни. Якщо ви в настрої для якогось іншого типу чисел, перегляньте числове поле.

• AutoNumber: виконує саме те, що говорить: заповнює себе автоматично згенерованим числом щоразу, коли ви робите новий запис.

• AutoNumber дуже круто. Тільки подумайте, коли ви додаєте клієнта до свого столу, Access 2003 автоматично генерує номер клієнта! Хоча Microsoft SQL Server має щось подібне, бідні люди, які використовують Oracle, змушені стрибати через обручі, щоб генерувати кількість клієнтів (або інших типів).

• Так/Ні: утримується Так/Ні, Правда/Неправда та Увімкнено/Вимкнено, залежно від вибраного формату. Якщо вам потрібно просто так чи ні, це поле, яке потрібно використовувати.

Об’єкт OLE: розшифровується як зв’язування та вбудовування об’єктів, дуже потужна, дуже ботанічна технологія, яка вимовляється як «O-Lay». Об’єкт OLE – це щось на зразок документа Word, електронної таблиці Excel, растрового зображення Windows (зображення) або навіть пісні MIDI. Вставляючи об’єкт OLE у вашу таблицю, ваша база даних автоматично «знатиме», як редагувати документ Word або електронну таблицю Excel, відтворювати пісню MIDI тощо.

• Гіперпосилання: завдяки цьому типу поля (і трохи магії мережі, наданої Microsoft Internet Explorer), Access 2003 тепер розуміє та зберігає спеціальну мову посилань, яка робить Інтернет таким класним місцем.

• Якщо ви використовуєте Access 2003 у мережі вашої компанії або широко використовуєте Інтернет, цей тип поля для вас.

• Майстер пошуку. Однією з найпотужніших функцій програми баз даних є пошук. Завдяки цьому введення даних відбувається швидше (і з меншою кількістю помилок), дозволяючи вибрати правильне значення поля зі списку попередньо налаштованих. Не вводьте, не хвилюйтеся, немає проблем — це дуже корисний трюк. У деяких програмах баз даних додати пошук до таблиці дуже важко. На щастя, Майстер пошуку Access 2003 робить процес набагато менш болючим. Усю інформацію про Майстер пошуку запитайте у Office Assistant.