Знайти правильний інструмент Access 2013 для запобігання сміття

Якщо дані, які надходять у вашу базу даних через таблиці та форми, є сміттям, будь-який вихід або аналіз, який ви робите із запитами та звітами, також дасть вам сміття. На щастя, Access пропонує багато інструментів, які допоможуть вам переконатися, що дані, які входять у кожне поле, є даними, які повинні входити в це поле. Ви можете знайти багато інструментів, які захищають від сміття в режимі перегляду таблиці:

• Тип даних: використовуйте правильний тип даних, щоб запобігти введенню даних неправильного типу.

• Розмір поля: ця властивість обмежує кількість символів. Якщо ви знаєте, що поле ніколи не повинно перевищувати чотири символи, наприклад, встановіть розмір поля 4.

• Формат: завдяки цій властивості дані виглядають правильно. Ви можете змінити текст, наприклад, на всі великі чи малі літери.

• Input Mask: маска введення обмежує інформацію дозволено в поле, вказавши , які символи можна ввести. Використовуйте маску введення, якщо ви знаєте форму, яку мають приймати дані — наприклад, якщо номер замовлення містить дві літери, за якими слідують чотири цифри. Телефонні номери та поштові індекси є іншими прикладами полів, у яких корисні маски введення. Маски введення працюють із властивістю поля Формат.

• Значення за замовчуванням: ця властивість визначає значення, яке з’являється за замовчуванням, якщо не введено інше значення. Значення за замовчуванням з’являється в полі, доки не буде введено інше значення.

• Правило перевірки поля або запису : дані повинні пройти це правило, перш ніж їх буде введено. Ця властивість працює з правилом властивості Текст перевірки.

• Обов’язковий: ця властивість визначає, що поле повинно мати значення, щоб ви могли зберегти запис. Якщо значення не введено, Access не створює новий запис при натисканні клавіш Tab або Enter, а кнопка «Новий запис» неактивна.

• Дозволити нульову довжину: ця властивість визначає, чи дозволено запис нульової довжини, наприклад «» (лапки без пробілу між ними) (лише для полів «Текст», «Довгий текст» і «Гіперпосилання»). Поле нульової довжини дозволяє розрізняти інформацію, яка не існує, і нульове значення (порожнє), яке невідоме або не було введено. Якщо цей параметр встановлено, він дозволяє ввести рядок нульової довжини в обов’язкове поле. Ви можете використовувати маску введення, щоб поле нульової довжини виглядало відмінним від нульового значення, якщо обидва дозволені.

• Індексовано: коли ви вибираєте індексувати поле, ви можете вказати, що в полі заборонено повторювати значення. Ця властивість також доступна з перегляду таблиці; це прапорець на вкладці Datasheet на стрічці.

• Поля пошуку: ця властивість дозволяє користувачеві вибрати значення для поля, яке зберігається в іншому полі, таким чином усуваючи багато орфографічних помилок і стандартизуючи параметри для поля. Використовуйте майстер пошуку, щоб створити поле пошуку.