Знайдіть свій шлях за допомогою панелі навігації в Outlook 2003

Переміщення через деякі комп’ютерні програми може бути важким, але Outlook може дещо полегшити ваш дискомфорт за допомогою панелі навігації. Ця частина екрана Outlook раніше називалася панеллю Outlook, але, щоб запобігти комусь скоєнню EWI (розсилка електронної пошти в стані алкогольного сп’яніння), Microsoft змінила назву цього створіння на панель навігації. Тепер вам доведеться робити чайові в іншій програмі.

Стовпець у лівій частині екрана Outlook називається панеллю навігації. Він містить кілька кнопок із назвами, наприклад Пошта, Календар, Контакти, Завдання та Нотатки — основні модулі Outlook.

Панель навігації складається з двох розділів: верхнього вікна та нижнього, що складається з кнопок. Кожна кнопка в нижньому розділі підключена до одного з основних модулів Outlook — пошти, календаря, контактів, завдань тощо. Просто натисніть будь-яку кнопку, і ви побачите, що вона запускає. Натискання кнопки змінює елементи на головному екрані, щоб відповідати тому, що ця кнопка описує. Натисніть, наприклад, кнопку Календар, і з’явиться екран календаря. Натисніть Контакти, і ви отримаєте екран для імен та адрес. Цей процес схожий на зміну каналів на телевізорі. Якщо ви перемикаєтеся на канал, який вам не потрібний, перемикайтеся на інший — не проблема.

У верхній частині панелі навігації в різний час відображаються різні види інформації. Іноді у верхній половині панелі навігації відображається список папок, іноді — список доступних переглядів, а іноді — фрази синіми літерами. Ви можете натиснути фразу, щоб зробити щось на кшталт «Відкрити спільний календар». Якщо ви хочете, щоб у цьому верхньому розділі вікна відображався список папок, виберіть Go –> Список папок.

Трохи над значком «Пошта» в області навігації є сіра рамка, що відокремлює кнопки внизу від верхньої частини панелі. Якщо перетягнути цю сіру межу вниз за допомогою миші, кнопки на панелі навігації зникнуть одна за одною. Це те, що ви можете зробити, щоб краще бачити свій список папок. Ви можете зробити так, щоб ці кнопки з’явилися знову, просто перетягнувши сіру рамку вгору.

Засіб перегляду інформації: точка доступу Outlook

Засіб перегляду інформації – це місце, де більшість дій відбувається в Outlook. Якщо панель навігації схожа на селектор каналів на вашому телевізорі, то програма перегляду інформації схожа на екран телевізора. Коли ви читаєте електронну пошту, ви переглядаєте програму перегляду інформації, щоб прочитати свої повідомлення; якщо ви додаєте або шукаєте контакти, тут відображаються імена контактів. Засіб перегляду інформації також є місцем, де ви можете виконувати всілякі химерні прийоми сортування, які дозволяє виконувати кожен модуль Outlook.

Оскільки ви можете зберігати в Outlook більше інформації, ніж ви хочете бачити в будь-який момент, засіб перегляду інформації показує вам лише частину доступної інформації. Календар, наприклад, може зберігати дати аж до 1601 року і аж до 4500 року. Це багато часу, але Outlook розбиває його і показує вам у керованих фрагментах у засобі перегляду інформації. Найменший фрагмент Календаря, який ви можете переглянути, – це один день; найбільший зріз — місяць.

Засіб перегляду інформації організовує елементи, які він вам показує, у блоки, які називаються представленнями. Ви можете використовувати подання, які включені в Outlook, коли ви його інсталюєте, або ви можете створити власні подання та зберегти їх.

Ви можете переміщатися між фрагментами інформації, які вам показує Outlook, натискаючи різні частини засобу перегляду інформації. Деякі люди використовують слово « перегляд» для процесу переміщення за допомогою засобу перегляду інформації — це трохи схоже на гортання сторінок вашого кишенькового щоденника).

Ви можете змінити зовнішній вигляд засобу перегляду інформації нескінченною кількістю способів, щоб робота, яку ви виконуєте в Outlook, мала для вас сенс. Наприклад, вам може знадобитися побачити зустрічі за один день або лише елементи, які ви віднесли до певної категорії. Перегляди можуть допомогти вам швидко побачити саме ту частину інформації, яка вам потрібна.

Переміщення по списку папок

Якщо ви хочете більш детально переміщатися в Outlook, ніж за допомогою панелі навігації, ви можете скористатися списком папок. Якщо ви думаєте, що кнопки панелі навігації схожі на радіокнопки в автомобілі для вибору улюблених станцій, то список папок схожий на кнопку точного налаштування, яка налаштовує станції між вашими улюбленими. Список папок просто показує вам папки — ваші папки Windows або папки Outlook — де зберігаються ваші файли та елементи Outlook.

Казка про дві папки

Папки можуть здатися більш заплутаними, ніж вони повинні бути, тому що, знову ж таки, Microsoft дала дві різні речі однакові імена. Так само, як існує два види Провідника (Windows та Internet), існує більше двох типів Outlook, а також більше двох типів Windows (3.1, 95, 98, 2000, CE, NT, Me та XP). Ви можете зустріти два різних типи папок під час використання Outlook — і кожна з них веде себе по-різному.

Можливо, ви звикли до папок у Windows 95 або 98, у які ви шукаєте для впорядкування файлів. Ви можете копіювати, переміщувати та видаляти файли в папки на диску та з них. Outlook не працює з такими папками. Якщо вам потрібно керувати файлами, створеними на комп’ютері, натисніть кнопку «Пуск» Windows XP, а потім виберіть «Мої документи».

Outlook має власні спеціальні папки для зберігання елементів (елементів календаря, імен контактів, завдань тощо), які ви створюєте в різних модулях Outlook. Кожен модуль має власну папку, а Список папок дає вам негайний доступ до будь-якої з них.

Якщо ви переглядаєте модуль Outlook, наприклад, папку «Вхідні», і ввімкнете список папок, вибравши Go –> Folder List, ви побачите список папок, які представляють інші стандартні модулі Outlook, наприклад Список завдань, контакти, календар тощо.

Використання списку папок

Єдиний раз, коли ви абсолютно повинні використовувати список папок, це коли ви хочете створити нову папку для окремого типу елемента (наприклад, спеціальний список контактів або папка для запису електронної пошти) або знову знайти цю папку, щоб використовувати елементи ви там зберігали.

Цілком можливо, ви взагалі ніколи не будете використовувати список папок. Панель навігації містить варіанти папок, які більшість людей використовує більшість часу. Можливо, вам ніколи не знадобиться отримати інший. На щастя, список папок з’являється сам по собі, коли він вам, ймовірно, знадобиться. Якщо ви не бачите списку папок, але хочете його побачити, виберіть Go –> Folder List (або натисніть Ctrl + 6). Це справа смаку, тому обирайте.