Змінення існуючих запитів у формах і звітах Access 2007

Працюючи із запитами в Access 2007, ви можете виявити, що створені вами запити можуть потребувати дещо тонкого налаштування. Можливо, ви хочете скоротити результати, щоб вам не доводилося перебирати таку кількість записів, або, можливо, ви виявили, що справді важко перебиратися через цілу купу несортованих даних. Незалежно від причини, можливість змінювати наявні запити, а не починати з нуля, може реально заощадити час.

Коли ви експериментуєте зі зміною запитів, не забудьте звернути увагу на будь-які попереджувальні повідомлення, які Access відображає під час спроби запустити змінений запит. Пам’ятайте, що вибіркові запити та запити перехресних таблиць завжди безпечні, оскільки вони не змінюють жодних ваших даних, але інші типи запитів можуть змінювати дані.

Видалення запиту

Іноді найпростіший, найбезпечніший і найрозумніший, що можна зробити із запитом, — це повністю позбутися його й почати спочатку. Якщо щось пішло не так, і ви не знаєте, що саме, видаліть запит. Просто виділіть його в списку запитів і натисніть Delete.

Змінення існуючого запиту

Незалежно від того, який метод ви використовували для створення запиту, у вас дійсно є лише один варіант для зміни існуючого запиту. Цей варіант — відкрити запит у режимі Design View та внести зміни в редакторі запитів. Access не пропонує жодних майстрів, які допоможуть вам змінити наявні запити.

Щоб відкрити наявний запит у режимі Design View, виберіть запит у вікні бази даних, клацніть його правою кнопкою миші та виберіть Design View. Коли ви відкриваєте запит таким чином, редактор запитів виглядає точно так, як він створює запит у режимі Design View. Тобто немає окремих режимів створення та редагування, які б вас спантеличили.

У деяких випадках ви можете виявити, що поля, які ви додали до запиту, не відображаються в редакторі запитів під час редагування запиту. Причину таємничого зникнення полів не можна приписати інопланетянам чи привидам; це просто те, що Access видаляє всі невикористані поля, коли ви зберігаєте запит. Якщо в запиті були поля, які не були призначені для запиту, ці поля зникнуть, коли ви знову відкриєте запит.

Після того, як ви відкриєте запит у режимі Design View, ви можете натиснути кнопку Показати таблицю на стрічці. З’явиться діалогове вікно Показати таблицю, щоб ви могли додати додаткові таблиці до запиту. Ви також можете додати додаткові поля до запиту, використовуючи ті ж методи, які ви використовуєте під час створення запиту в режимі Design View. Аналогічно, ви можете додати або змінити будь-який із критеріїв запиту точно так само, як і під час створення запиту.

Перевпорядкування та видалення полів у запиті

Єдине завдання з редагування запиту, яке спочатку може здатися вам дещо заплутаним, — це перевпорядкування полів у запиті. Ви можете змінити порядок полів за допомогою

• Перетягування нових полів. Щоб перетягнути поле, потрібно перетягнути дуже маленьку сіру смугу, яка знаходиться трохи вище рядка Поле. Коли ви перетягуєте поле в стовпець існуючого поля, наявне поле та будь-які поля, розташовані праворуч від нього, зміщуються вправо, щоб нове поле було вставлено перед наявним полем.

• Клацніть поле Поле стовпця та виберіть інше поле для стовпця.

• Видалення наявних полів. Щоб видалити поле, розмістіть вказівник миші у верхній частині стовпця поля трохи вище рядка Поле, а потім клацніть, коли вказівник стане суцільною чорною стрілкою вниз. Виберіть відповідну кнопку «Видалити» на стрічці або натисніть клавішу «Видалити», щоб видалити поле. Поля, що залишилися праворуч, зсуваються вліво, щоб заповнити порожній стовпець.