Після визначення полів, необхідних для злиття пошти Word 2007, наступним кроком є заповнення списку адрес. Для цього ви створюєте список записів, вводячи дані для кожного поля в кожному записі. Це відбувається в діалоговому вікні «Новий список адрес». Пам’ятайте, що поля – це стовпці, а записи – рядки.
Введіть дані першого поля.
Натисніть Tab, щоб увійти в наступне поле.
Продовжуйте заповнювати дані та натискайте Tab, щоб переміщатися між полями.
Почніть новий запис.
Коли ви натискаєте Tab на останньому полі в записі, новий запис автоматично створюється і додається в наступному рядку. Продовжуйте заповнювати дані!
Перегляньте свою роботу, коли ви закінчите.
Ви можете редагувати будь-яке поле в будь-якому записі, виділивши його мишею.
Якщо ви випадково додали порожнє поле в кінці, клацніть, щоб вибрати його, а потім натисніть кнопку Видалити запис. (Пусті записи все ще обробляються під час злиття, що призводить до втрати паперу.)
Натисніть OK.
З’явиться спеціальне діалогове вікно «Зберегти як», у якому можна зберегти список адрес на диск.
Введіть назву для списку адрес.
Найкраще підходять короткі й описові назви. Ви також повинні використовувати папку, вибрану для вас Word.
Натисніть Зберегти.
Список адрес тепер збережено на диску. Це дозволяє вам використовувати його знову в майбутніх операціях злиття пошти.
Тепер ви можете продовжити «Злиття пошти Word 2007 — Крок 4: Вставлення полів у основний документ».