Зведені зверху та знизу перегляди у звітах Excel

Інформаційна панель і звіти в Excel часто стосуються відображення корисних даних. Ви часто помітите, що менеджери цікавляться найвищими і нижчими речами: 50 найкращих клієнтів, 5 нижчих торгових представників, 10 найкращих продуктів. Хоча ви можете подумати, що це пов’язано з тим, що менеджери володіють такою ж тривалістю уваги, як чотирирічна дитина, є більш логічна причина зосередитися на винятках.

Якщо ви, як менеджер, знаєте, хто є останніми десятьма обліковими записами, які приносять дохід, ви можете застосувати свої зусилля та ресурси для створення цих облікових записів. Оскільки у вас, швидше за все, не буде ресурсів, щоб зосередитися на всіх облікових записах, перегляд керованої підмножини облікових записів був би кориснішим.

На щастя, зведені таблиці дозволяють легко фільтрувати ваші дані для п’ятірки, нижньої десятки або будь-якої можливої ​​комбінації верхніх або нижніх записів. Ось приклад.

Уявіть, що у вашій компанії бізнес-сегмент аксесуарів є високорентабельним бізнесом — ви отримуєте найбільший прибуток за кожен долар продажів у сегменті аксесуарів. Щоб збільшити продажі, ваш менеджер хоче зосередитися на 50 клієнтах, які витрачають найменшу суму на аксесуари. Очевидно, він хоче витратити свій час і ресурси на те, щоб змусити цих клієнтів купувати більше аксесуарів. Ось що потрібно зробити:

Створіть зведену таблицю з бізнес-сегментом в області фільтрів, клієнтом в області рядків і сумою продажів в області значень; подивіться на малюнок. Щоб отримати косметичну цінність, змініть макет на табличну форму.

Клацніть правою кнопкою миші будь-яке ім’я клієнта в полі «Клієнт», виберіть «Фільтр», а потім – «Топ-10», як показано на цьому малюнку.

Не дозволяйте етикетці Top 10 збентежити вас. Ви можете використовувати опцію «Топ 10», щоб відфільтрувати записи як у верхній, так і в нижній частині.

У діалоговому вікні 10 найкращих фільтрів, як показано на цьому малюнку, вам просто потрібно визначити подання, яке ви шукаєте. У цьому прикладі вам потрібні 50 нижніх позицій (клієнтів), як визначено в полі «Сума суми продажів».

Натисніть OK, щоб застосувати фільтр.

У області фільтра натисніть кнопку спадного меню для поля «Бізнес-сегмент» і встановіть прапорець для пункту фільтра «Аксесуари», як показано на цьому малюнку.

На даний момент у вас є саме те, про що запитав ваш менеджер — 50 клієнтів, які витрачають найменшу суму на аксесуари. Ви можете піти ще далі й трохи відформатувати звіт, відсортувавши за сумою продажів і застосувавши формат валюти до чисел. Подивіться на малюнок.

Зауважте, що оскільки ви створили це представлення за допомогою зведеної таблиці, ви можете легко адаптувати новий звіт, щоб створити цілком нове представлення. Наприклад, ви можете додати поле SubRegion — показано на цьому малюнку — до області фільтра, щоб отримати 50 клієнтів із Великобританії, які витрачають найменшу суму грошей на аксесуари.

Це можливість використання зведених таблиць на основі ваших інформаційних панелей і звітів. Продовжуйте пограти з опцією фільтра 10 найкращих, щоб побачити, які звіти ви можете створити.

Ви можете помітити, що на цьому малюнку нижні 50 звітів показують лише 23 записи. Це тому, що на ринку Сполученого Королівства менше 50 клієнтів, які продають аксесуари. Якщо ви запитаєте останні 50, Excel покаже до 50 облікових записів, але менше, якщо їх менше 50.

Якщо у будь-якому ранзі з нижчих 50 рівнів, Excel покаже вам усі рівні записи.

Ви можете видалити застосовані фільтри у зведених таблицях, виконавши такі дії:

Клацніть будь-де всередині зведеної таблиці, щоб активувати контекстну вкладку Інструменти зведеної таблиці на стрічці.

Виберіть вкладку Параметри на стрічці.

Клацніть піктограму Очистити та виберіть Очистити фільтри, як показано на цьому малюнку.