Захист вашої бази даних Access 2003 як файлу MDE

Якщо ви створюєте базу даних Access 2003 для інших людей — особливо тих, хто трохи не знає про Access — ви можете заблокувати свою базу даних, щоб інші користувачі не могли вносити зміни, які можуть порушити її. Ви можете додати захист у вигляді імен користувачів і паролів, але простіший варіант — перетворити вашу базу даних з файлу MDB на файл MDE.

Файл MDE такий же , як звичайний файл бази даних Access MDB, з наступними змінами:

• Усі процедури VBA компілюються — перетворюються з коду, зрозумілого людині (у всякому разі, більш-менш читабельного) у формат, який розуміє лише комп’ютер. Ця зміна не дозволяє користувачеві бази даних читати або змінювати ваш код VBA.

• Ніхто не може створювати форми чи звіти чи змінювати наявні (ви навіть не можете відкрити їх у режимі конструктора). Ви також не можете імпортувати.

Не забудьте зберегти копію оригінального файлу MDB! Якщо вам потрібно внести зміни до коду VBA, форм або звітів (або створити нові), вам потрібно використовувати файл MDB, а не файл MDE. Файли MDE найчастіше використовуються для інтерфейсної бази даних, коли ви поділяєте програму на дві бази даних (фронт і задню частину).

Створення файлу MDE

Зберегти файл MDB як файл MDE легко. Виконайте такі дії:

1. Переконайтеся, що ваша база даних має формат файлу Access 2002/2003, відкривши базу даних.

Подивіться на рядок заголовка вікна бази даних. (Натисніть F11, якщо він не відображається.) Якщо в рядку заголовка написано «(Доступ до формату файлу 2000)», вам потрібно конвертувати його в найновіший формат файлу.

2. Виберіть Інструменти –> Утиліти бази даних –> Створити файл MDE.

Access закриває базу даних, щоб виконати перетворення. Потім ви побачите діалогове вікно Зберегти MDE як.

3. Вкажіть папку та ім'я файлу для файлу та натисніть кнопку Зберегти.

Access створює новий файл MDE, залишаючи вихідний файл MDB недоторканим. Потім відкриється новий файл MDE.

Якщо під час створення файлу MDE у Access виникла проблема, з’явиться повідомлення з кнопкою Показати довідку. Натисніть кнопку, щоб дізнатися, що не так.

Оновлення пізніше

Рано чи пізно ви захочете створити новий звіт або виправити дратівливу опечатку у формі. Ви повинні повернутися до свого файлу MDB, щоб внести такі зміни, оскільки ви не можете вносити зміни у файл MDE.

Якщо файл MDE є інтерфейсним файлом, у ньому немає даних, ви можете просто внести зміни до вихідного файлу MDB і знову зберегти його як файл MDE. Оскільки всі ваші дані зберігаються у внутрішній базі даних, все готово.

Однак, якщо ваш файл MDE містить таблиці, повні цінної інформації, ви не можете просто відмовитися від нього. Якщо ви використовуєте файл MDE для введення та редагування даних, цей файл містить ваші актуальні таблиці. Оригінальний файл MDB має редаговані форми, звіти та код VBA, але не містить останньої версії даних, що зберігаються у ваших таблицях. Не проблема.

Щоб оновити файл MDE, виконайте наведені нижче дії.

1. Перейменуйте файл MDE як файл резервної копії.

Наприклад, додайте сьогоднішню дату в кінець імені файлу (прямо перед частиною .mde). Ви збираєтеся створити новий файл MDE, але не хочете втрачати дані в цьому файлі.

2. Відкрийте вихідний файл MDB та внесіть будь-які зміни, щоб містити потрібні форми, звіти та код VBA.

Якщо ви плануєте внести кардинальні зміни, спочатку створіть резервну копію MDB.

3. Виберіть Інструменти –> Утиліти бази даних –> Створити файл MDE і збережіть його як файл MDE з іменем, яке спочатку мав ваш файл MDE.

Тепер у вас є оновлений файл MDE з новими вдосконаленими формами, звітами та процедурами VBA, але зі старими даними. У вас також є оновлений файл MDB з новими вдосконаленими формами, звітами та кодом VBA (але застарілими таблицями).

4. Видаліть усі таблиці з цього нового файлу MDE.

У вікні «База даних» натисніть кнопку «Таблиці» у списку «Об’єкти», клацніть кожну таблицю у списку, що з’являється на правій панелі, а потім натисніть клавішу «Видалити» для кожної таблиці. Вам потрібно підтверджувати кожне видалення, натискаючи кнопку Так. Видалення таблиць звучить небезпечно, але пам’ятайте, що всі ці таблиці безпечно зберігаються у вашому старому файлі MDE.

5. Імпортуйте таблиці зі старого файлу MDE до нового.

Виберіть «Файл» –> «Отримати зовнішні дані» –> «Імпортувати» та виберіть ім’я, яке ви дали своєму старому файлу MDE на кроці 1.

Ви побачите діалогове вікно Імпорт об’єктів із вкладками для таблиць, запитів, форм, звітів та інших об’єктів.

6. Натисніть кнопку Вибрати все з вибраною вкладкою Таблиці, а потім натисніть кнопку OK.

Access імпортує ваші таблиці з оригінального MDE в нові файли MDE, замінюючи старі дані в таблицях.

7. Імпортуйте будь-які запити або макроси до старої бази даних MDE, яку ви створили або змінили.

Повторіть кроки 5 і 6, але використовуйте вкладки «Запити» та «Макроси» діалогового вікна «Імпорт об’єктів», щоб імпортувати всі зміни.

Якщо ви збираєтеся робити це часто, подумайте про розділення таблиці на передню і задню частину. З розділеною базою даних вам не потрібно повторно імпортувати оновлені таблиці: ви можете просто залишити їх у незмінній внутрішній базі даних.