Основна відмінність між Office Web Apps і програмним забезпеченням Microsoft Office полягає в тому, що ви запускаєте Office Web App через вікно веб-браузера. Ось як це працює: за допомогою браузера ви переходите на веб-сайт, запускаєте веб-програму, відкриваєте файл і починаєте роботу. Файли, з якими ви працюєте, як і сама веб-програма, зберігаються в Інтернеті, а не на вашому комп’ютері. Усі завдання виконуються через веб-браузер.
Зберігання файлів в Інтернеті означає, що ви можете працювати з файлами скрізь, де ви можете підключитися до Інтернету. Вам не потрібно бути в офісі чи вдома чи навіть носити ноутбук із собою. Якщо ви можете вийти в Інтернет, ви можете приступити до роботи. Зберігання файлів в Інтернеті має ще одну велику перевагу: ви можете ділитися файлами та співпрацювати над ними з іншими.