Завантажте дані в Power Pivot із SQL Server

Бази даних SQL Server є одними з найбільш часто використовуваних для зберігання даних корпоративного рівня. Більшість баз даних SQL Server керуються та обслуговуються ІТ-відділом. Щоб підключитися до бази даних SQL Server, вам потрібно співпрацювати зі своїм ІТ-відділом, щоб отримати доступ для читання до бази даних, з якої ви намагаєтеся отримати.

Отримавши доступ до бази даних, відкрийте вікно Power Pivot і натисніть командну кнопку «З інших джерел» на вкладці «Головна». Відкриється діалогове вікно майстра імпорту таблиць, яке показано тут. Там виберіть параметр Microsoft SQL Server і натисніть кнопку Далі.

Відкрийте Майстер імпорту таблиць і виберіть Microsoft SQL Server.

Майстер імпорту таблиць тепер запитує всю інформацію, необхідну для підключення до вашої бази даних. На цьому екрані вам потрібно надати інформацію для параметрів, описаних у цьому списку:

• Дружня назва з'єднання: поле Дружне ім'я дозволяє вказати власну назву для зовнішнього джерела. Зазвичай ви вводите ім’я, яке є описовим і легко читається.
• Ім'я сервера: це ім'я сервера, який містить базу даних, до якої ви намагаєтеся підключитися. Ви отримаєте це від свого ІТ-відділу, коли отримаєте доступ. (Ваше ім'я сервера буде відрізнятися від показаного.)
• Увійдіть на сервер: це ваші облікові дані для входу. Залежно від того, як ваш ІТ-відділ надає вам доступ, ви вибираєте автентифікацію Windows або автентифікацію SQL Server. Аутентифікація Windows по суті означає, що сервер розпізнає вас за вашим логіном у Windows. Аутентифікація SQL Server означає, що ІТ-відділ створив для вас окремі ім’я користувача та пароль. Якщо ви використовуєте автентифікацію SQL Server, вам потрібно вказати ім’я користувача та пароль.
• Зберегти мій пароль: Ви можете встановити прапорець біля пункту Зберегти мій пароль, якщо хочете, щоб ваше ім’я користувача та пароль зберігалися в книзі. Ваші з’єднання можуть залишатися оновленими, коли їх використовують інші люди. Цей параметр, очевидно, має міркування безпеки, оскільки будь-хто може переглянути властивості з’єднання та побачити ваше ім’я користувача та пароль. Ви повинні використовувати цю опцію, лише якщо ваш ІТ-відділ створив для вас обліковий запис програми (обліковий запис, створений спеціально для використання кількома людьми).
• Ім'я бази даних: кожен SQL Server може містити кілька баз даних. Введіть назву бази даних, до якої ви підключаєтеся. Ви можете отримати його у своєму ІТ-відділі, коли хтось надасть вам доступ.

Надайте основну інформацію, необхідну для підключення до цільової бази даних.

Після того, як ви введете всю відповідну інформацію, натисніть кнопку «Далі», щоб побачити наступний екран, показаний на наступному малюнку. Ви можете вибрати зі списку таблиць і представлень або написати свій власний запит за допомогою синтаксису SQL. У більшості випадків ви вибираєте варіант зі списку таблиць.

Виберіть, щоб вибрати зі списку таблиць і представлень.

Майстер імпорту таблиць читає базу даних і показує вам список усіх доступних таблиць і представлень. Таблиці мають піктограму, яка виглядає як сітку, а у режимах перегляду — піктограму, яка виглядає як поле над іншим полем.

Майстер імпорту таблиць пропонує список таблиць і представлень.

Ідея полягає в тому, щоб поставити галочки біля таблиць і представлень, які потрібно імпортувати. Зверніть увагу на позначку біля таблиці FactInternetSales. Стовпець Дружня назва дозволяє ввести нове ім’я, яке використовуватиметься для посилання на таблицю в Power Pivot.

Ви бачите кнопку Вибрати пов’язані таблиці. Після вибору однієї або кількох таблиць ви можете натиснути цю кнопку, щоб наказати Power Pivot шукати й автоматично вибирати будь-які інші таблиці, які мають зв’язок із таблицями, які ви вже вибрали. Цю функцію зручно використовувати при пошуку великих баз даних із десятками таблиць.

Імпортування таблиці імпортує всі стовпці та записи для цієї таблиці. Це може вплинути на розмір і продуктивність вашої моделі даних Power Pivot. Ви часто виявите, що вам потрібно лише кілька стовпців із таблиць, які ви імпортуєте. У цих випадках можна скористатися кнопкою Попередній перегляд і фільтр.

Клацніть назву таблиці, щоб виділити її синім кольором, а потім натисніть кнопку Попередній перегляд і фільтр. Майстер імпорту таблиці відкриває екран попереднього перегляду вибраної таблиці, показаний тут. Ви можете побачити всі доступні стовпці в таблиці з вибіркою рядків.

Екран «Попередній перегляд і фільтр» дозволяє відфільтрувати непотрібні стовпці.

Поруч із заголовком кожного стовпця є прапорець, який вказує, що стовпець буде імпортовано разом із таблицею. Зняття прапорця вказує Power Pivot не включати цей стовпець у модель даних.

У вас також є можливість відфільтрувати певні записи. На наступному малюнку показано, що клацання стрілки спадного меню для будь-якого зі стовпців відкриває меню «Фільтр», яке дозволяє вказати критерій для відфільтрування небажаних записів.

Це працює так само, як стандартна фільтрація в Excel. Ви можете вибрати та скасувати вибір елементів даних у відфільтрованому списку або, якщо варіантів занадто багато, можна застосувати ширші критерії, натиснувши Фільтри дати над списком. (Якщо ви фільтруєте текстовий стовпець, це текстові фільтри.)

Використовуйте стрілки спадного меню в кожному стовпці, щоб відфільтрувати непотрібні записи.

Після того, як ви завершите вибір даних і застосували всі необхідні фільтри, ви можете натиснути кнопку Готово в майстрі імпорту таблиці, щоб почати процес імпорту. Журнал імпорту, показаний тут, показує хід імпорту та підсумовує дії імпорту, здійснені після завершення.

Останній екран майстра імпорту таблиці показує хід виконання ваших дій імпорту.

Останнім кроком у завантаженні даних із SQL Server є перегляд і створення необхідних зв’язків. Відкрийте вікно Power Pivot і натисніть кнопку «Перегляд діаграми» на вкладці «Головна». Power Pivot відкриває екран діаграми, де ви можете переглядати та редагувати відносини за потреби.

Обов’язково перегляньте та створіть необхідні стосунки.

Не панікуйте, якщо вам здається, що ви порушили фільтрацію стовпців і записів у вашій імпортованій таблиці Power Pivot. Просто виберіть тривожну таблицю у вікні Power Pivot і відкрийте діалогове вікно «Редагувати властивості таблиці» (виберіть «Дизайн» –> «Властивості таблиці»). Зауважте, що це діалогове вікно в основному є тим самим екраном попереднього перегляду та фільтрування, який ви зустрічаєте в майстрі імпорту таблиці. Звідси ви можете вибрати стовпці, які ви спочатку відфільтрували, редагувати фільтри записів, очистити фільтри або навіть використовувати іншу таблицю/подання.