Етап планування впровадження Office 365

Етап планування впровадження Office 365 значною мірою залежить від багатьох факторів, зокрема від того, чи використовуєте ви професійний і малий бізнес-план чи корпоративний план. Незалежно від того, який план ви використовуєте, ви хочете опанувати ресурси та ролі, які вам знадобляться для впровадження, а також такі завдання, як:

• Синхронізація наради

• Відстеження проблем

• Стратегії щодо електронної пошти, такі як розмір поштової скриньки та інтеграція електронної пошти з SharePoint

• Надання облікового запису та ліцензування

• Розгляд пропускної здатності Інтернету

• Інвентаризація програмного та апаратного забезпечення

• Навчання адміністратора та кінцевого користувача

• Планування комунікацій

Наради щодо синхронізації для впровадження Office 365

У разі впровадження будь-якого корпоративного програмного забезпечення важливо підтримувати відкриті лінії зв’язку. Якщо всі знаходяться на одній сторінці, тоді легше орієнтуватися в питаннях у міру їх виникнення, а не в кінці проекту.

Якщо витягти сторінку з методології SCRUM, непогано проводити щоденні стендапи, де команди стають у коло і швидко оголошують, над чим вони працюють, і які перешкоди заважають їм продовжити виконання завдань.

Методологія розробки програмного забезпечення, відома як SCRUM, є процесом для завершення складних циклів розробки програмного забезпечення. Термін походить від австралійського виду спорту регбі, де вся команда рухається по полю як одна одиниця, а не як окремі гравці. Якщо ви не знайомі з SCRUM, перегляньте веб-сайт Scrum Alliance .

Відстеження проблем для впровадження Office 365

Відстеження проблем у міру їх виникнення є надзвичайно важливим, і вам потрібен процес. SharePoint ідеально підходить для відстеження проблем, тому ви можете використовувати пілотну реалізацію Office 365, яка включає SharePoint Online, щоб відстежувати ваші проблеми для своєї реалізації Office 365. Хіба ця тактика не привертає увагу?

Стратегії електронної пошти для впровадження Office 365

Електронна пошта відіграє дуже важливу роль майже в кожній організації. Переходячи на Office 365, ви переміщуєте свою систему електронної пошти. Електронну пошту можна широко розповсюдити та інтегрувати в багато різних куточків вашої інфраструктури.

Ви хочете переконатися, що ви проводите ретельний аудит, щоб з’ясувати, які системи та програми використовують електронну пошту, а які ви хочете перенести в Office 365. Крім того, слід розуміти розмір електронних скриньок користувачів і кількість електронної пошти, яку буде переміщено в Exchange Online (що є частиною електронної пошти Office 365).

Зокрема, зверніть увагу на те, як ви використовуєте SharePoint і як SharePoint використовує електронну пошту. Якщо ви новачок у SharePoint, то вас чекає задоволення, оскільки ви розумієте, як продукт інтегрується з електронною поштою.

Надання облікового запису та ліцензування для впровадження Office 365

Хороша новина полягає в тому, що Office 365 дуже гнучкий у сфері ліцензування, надання користувачів та адміністрування. Однак, зважаючи на це, ви хочете спланувати кількість користувачів і вимоги до ліцензування, необхідні для вашої організації.

Ви можете прийняти Office 365 відразу або як поетапний підхід, перемістивши одну групу в Office 365 як пілот. У будь-якому випадку вам потрібно зрозуміти свої вимоги до ліцензування, щоб ви могли відповідно планувати ресурси та витрати.

Розгляд пропускної здатності Інтернету для впровадження Office 365

Оскільки Office 365 працює в хмарі й доступ до нього здійснюється через Інтернет, ваше з’єднання має бути на високому рівні. Ваш мережевий адміністратор або ІТ-консультант може використовувати ряд різних інструментів тестування пропускної здатності мережі, щоб ви з перших вуст отримували звіти про те, скільки пропускної здатності ви зараз використовуєте у своїй організації та як перехід до хмари вплине на користувачів.

Інвентаризація програмного та апаратного забезпечення для впровадження Office 365

Важливо провести аудит поточного програмного та апаратного забезпечення. На щастя, у Microsoft є інструмент, доступний саме для такого завдання. Він називається інструментарій Microsoft Assessment and Planning (MAP), і його можна завантажити, знайшовши його в Центрі завантажень Microsoft .

Навчання адміністраторів і кінцевих користувачів для впровадження Office 365

Як і для будь-якої нової системи, навчання є обов’язковим елементом. Office 365 розроблено з інтуїтивно зрозумілими інтерфейсами як для адміністрування, так і для кінцевих користувачів, але без плану навчання ви кидаєте кубики.

Популярний і успішний підхід до навчання, коли справа доходить до інтуїтивного дизайну, називається train the trainer. Ідея полягає в тому, що ви інвестуєте в офіційне навчання досвідченого користувача, а потім цей користувач навчає решту компанії. Ця стратегія дуже ефективна навіть для великих організацій, оскільки навчання експоненціально масштабується. Коли люди навчаються, вони потім навчають інших людей.

Потреби в міграції для впровадження Office 365

Одним з найбільших аспектів переходу на Office 365 буде міграція вмісту, зокрема поштових скриньок та іншого вмісту. Ідеальна ситуація полягає в тому, що ваша організація живе під камінням і не має налагодженої системи керування документами чи користувацького порталу.

У цьому сценарії ви просто починаєте використовувати SharePoint у всій його красі та купатися в ефективності та продуктивності сучасного середовища порталу.

Однак велика ймовірність, що у вас уже є ряд систем. Ці системи можуть бути SharePoint, або вони можуть бути розробленим на замовлення рішенням. У будь-якому випадку вам потрібно запланувати міграцію вмісту та функціональних можливостей цих систем в Office 365. Хороша новина полягає в тому, що Office 365, безумовно, є продуктом, на прийняття якого варто витратити час, зусилля та ресурси.