Електронна пошта Office 365: шифрування та безпека повідомлень

До поширення хмарних технологій, таких як Office 365 , організації мали контроль над своїми даними, які перебували в межах їх локальних центрів обробки даних. Ідентифікація користувачів, пристрої, які вони використовували, програми, які вони запускали, і дані компанії — усе це було обмежено цим параметром і контролювалося ІТ-командою.

Однак нині ми працюємо у світі без кордонів. ми перевіряємо електронну пошту зі своїх особистих пристроїв, виконуємо роботу в офісі чи вдома — чи навіть на пляжі — і використовуємо хмарні сервіси за межами дата-центру організації. ми робимо це, тому що хочемо бути продуктивними, але іноді ця продуктивність може означати жертву безпеки.

У Office 365 ви можете продовжувати робити те, що робите, щоб бути продуктивним, водночас залишаючись у безпеці. Наприклад, в Exchange Online (технологія, яка керує вашою електронною поштою), ви можете зашифрувати свою електронну пошту, щоб її могли прочитати лише одержувачі повідомлення. Ви можете застосувати захист до своєї електронної пошти, тому, якщо вона конфіденційна, її зможуть прочитати лише люди у вашій організації. Якщо хтось випадково пересилає або скопіює одержувача за межами організації на електронну пошту, позначену як конфіденційну, цей одержувач отримає електронний лист, але він чи вона не зможе його прочитати.

Ці функції безпеки для захисту електронної пошти доступні через службу шифрування повідомлень Office 365 (OME).

Вимоги до ліцензування для шифрування повідомлень Office 365

Шифрування повідомлень Office 365 (OME) є частиною підписок на Office 365, перелічених нижче. Немає необхідності купувати додаткові ліцензії для користувачів, якщо їм призначено такі підписки:

• Office 365 E3 і E5 (Enterprise)
• Office 365 A1, A3 і A5 (освіта)
• Office 365 G3 і G5 (урядовий)
• Enterprise Mobility + Security E3
• Microsoft 365 E3

Якщо ліцензія користувача не призначена для жодної з цих підписок, ви можете придбати окрему підписку під назвою Azure Information Protection Plan 1 за 2 долари США за користувача на місяць, щоб увімкнути OME, якщо поточна ліцензія користувача є однією з наведених нижче підписок:

• Exchange Online План 1 або План 2
• Office 365 F1 або E1
• Office 365 Business Premium або Business Essentials

Увімкнення шифрування повідомлень Office 365

Якщо ви придбали ліцензії Office 365 з можливостями OME після лютого 2018 року, OME автоматично налаштовується, і ваші користувачі можуть почати користуватися послугою.

Якщо ви придбали ліцензію Office 365 до лютого 2018 року, вам потрібно ввімкнути керування правами Azure (Azure RMS) на порталі Office 365. Після ввімкнення Azure RMS Microsoft автоматично налаштує OME у вашому клієнті Office 365. Нижче наведено кроки, щоб увімкнути Azure RMS:

Увійдіть на портал Office 365 з обліковим записом глобального адміністратора, а потім натисніть значок адміністратора.

Натисніть Налаштування в меню на лівій панелі.

Натисніть «Служби та надбудови», а потім виберіть зі списку служб Microsoft Azure Information Protection.

На панелі натисніть Керувати параметрами захисту інформації Microsoft Azure.
Вам буде запропоновано пройти автентифікацію за допомогою облікових даних Office 365.

На сторінці Керування правами натисніть кнопку Активувати.

Перш ніж закрити сторінку, переконайтеся, що повідомлення «Керування правами активовано» відображається із зеленою галочкою біля нього.

У Office 365 активовано керування правами.

Надсилання зашифрованого електронного листа в Office365

Якщо у вашому клієнті Office 365 увімкнено OME, користувачі можуть негайно розпочати надсилання зашифрованої електронної пошти одержувачам всередині або за межами організації на основі політик за умовчанням, доступних в OME. Залежно від вашої підписки та функцій, які Microsoft запровадила, ви знайдете дві або більше попередньо налаштованих політик шифрування. Доступні дві політики за замовчуванням у підписках Office 365 E3 або Azure Information Protection Plan 1: Шифрування та Не пересилати.

Щоб застосувати ці правила до електронної пошти за допомогою програми Outlook для комп’ютера, виконайте такі дії:

У настільній програмі Outlook створіть новий електронний лист і додайте одержувачів.

На стрічці натисніть Параметри.

Натисніть кнопку Дозвіл, а потім виберіть відповідну політику шифрування.

Натисніть Надіслати, щоб надіслати електронний лист.

Щоб застосувати ці політики до електронної пошти в Outlook Online, виконайте наведені нижче дії.

Створіть новий електронний лист і додайте одержувачів.

На стрічці натисніть кнопку Захист.

Натисніть Змінити дозволи на панелі сповіщень, щоб відобразити доступні параметри, а потім виберіть відповідну політику шифрування.

Натисніть Надіслати, щоб надіслати електронний лист.

Використання політики шифрування

Коли ви використовуєте політику шифрування, повідомлення електронної пошти буде зашифровано на шляху до одержувача. Щойно повідомлення надійде до одержувача, воно буде розшифровано, щоб його можна було прочитати.

Використання політики шифрування не перешкоджає одержувачу пересилати електронний лист комусь іншому. Одержувач може роздрукувати електронний лист, опублікувати його в соціальних мережах або обрамити на своїй стіні. Якщо потрібен додатковий захист, глобальному адміністратору для порталу Office 365 потрібно буде створити спеціальні політики.

Наразі Outlook Online, Outlook для iOS і Outlook для Android автоматично відображатимуть розшифроване повідомлення на екрані. Для інших програм електронної пошти електронний лист надасть посилання, яке дозволить одержувачу прочитати розшифроване повідомлення. У найближчому майбутньому планується розширити список підтримуваних програм, включаючи програму Outlook для настільних комп’ютерів, яка зараз знаходиться в попередньому перегляді.

Читання зашифрованого повідомлення в програмах, які не підтримуються.

Використання політики «Не пересилати».

Політика «Не пересилати» також шифрує повідомлення електронної пошти на шляху до одержувача, але має додаткову політику, яка обмежує одержувачів у пересиланні електронної пошти комусь іншому. Якщо хтось із одержувачів пересилає електронний лист іншим, нові одержувачі, які намагаються відкрити лист, отримають повідомлення про те, що вони не мають дозволу на перегляд повідомлення.

Повідомлення про помилку політики "Не пересилати".

Зробіть так, щоб Outlook і Office 365 працювали на вас

Як хмарна служба Office 365 має інтелектуальні можливості, розроблені, щоб допомогти вам визначити пріоритети роботи, щоб ви могли бути продуктивними. Вбудований штучний інтелект в Outlook дає змогу повторно зосередити свою енергію на тому, що важливо. А коли Outlook працює неправильно, існує вбудований інструмент, який допоможе вам усунути поширені проблеми з Outlook, не звертаючись до служби підтримки.

Фільтрування шуму за допомогою Focused Inbox

Exchange Online в Office 365 має вбудовані фільтри спаму та підробки, які блокують доступ відомих небажаних і шкідливих електронних листів до вашої поштової скриньки. Але навіть із фільтрами наші поштові скриньки все ще можуть бути заповнені електронною поштою від піцерії, нашого постачальника послуг кабельного телебачення та нашого улюбленого сайту для покупок. Коли ви намагаєтеся бути продуктивними, легко відволіктися на законні, але неважливі електронні листи.

Програма для настільних комп’ютерів Outlook і Outlook Online мають функцію під назвою Focused Inbox, щоб вирішити цю проблему. Focused Inbox допомагає керувати поштовою скринькою, діючи як автоматичний сортувальник, який поміщає всю вашу важливу електронну пошту на вкладку «Сфокусовані», а менш важливі – на вкладку «Інше».

Сфокусована папка "Вхідні".

Вбудований AI в Office 365 визначає, яка електронна пошта потрапляє на яку вкладку. Електронна пошта від контактів, з якими ви часто взаємодієте, потраплятиме на вкладку «Сфокусовані», а масова електронна пошта з вашого сайту покупок — на вкладку «Інше», щоб відфільтрувати шум. Ви також можете навчити штучний інтелект точно налаштовувати категоризацію, переміщуючи електронну пошту, яка потрапляє на неправильну вкладку. Чим більше ви тренуєте ШІ, тим краще він навчиться вашій поведінці, щоб переконатися, що ваша папка "Вхідні" буде саме для вас.

Діагностика поширених проблем Outlook за допомогою SARA

Однією з переваг Microsoft у запуску хмарних служб є доступ до журналів помилок і сигналів від пристроїв і користувачів, які взаємодіють із системою. Ці журнали та сигнали передаються до баз даних Microsoft, де вони відстежуються та аналізуються. На основі цих даних Microsoft може покращити свій сервіс або створити рішення для самообслуговування для клієнтів.

SARA — це скорочення від Support and Recovery Assistant, інструмента діагностики, вбудованого в Outlook. Це зручний інструмент, який автоматично виправляє поширені помилки, з якими стикалися користувачі в Office 365, наприклад проблеми Outlook, встановлення Office тощо.

Поширені проблеми Outlook SARA може усунути неполадки.

Якщо у вас виникла будь-яка з цих проблем і ви хочете запустити SARA, виконайте наведені нижче дії.

У настільній програмі Outlook натисніть Файл на стрічці.

На панелі ліворуч за кулісами натисніть Підтримка.

Натисніть Інструмент підтримки, щоб встановити SARA.
Ця дія підключиться до систем Office 365 і завантажить інструмент.

Коли інструмент завершить завантаження та почне працювати, дотримуйтесь підказок на основі проблеми, яку ви намагаєтеся вирішити.
Залежно від вашої проблеми, процес може тривати від кількох хвилин до півгодини.