Експорт таблиць Access 2007 в інші формати файлів

Хоча кожен об’єкт Microsoft Access 2007 можна експортувати, експорт даних у таблиці чи запиті до іншої програми, наприклад електронної таблиці, є найпоширенішим завданням експорту. Експорт таблиці або запиту передбачає реорганізацію даних, які вони містять, у інший формат. Як і при імпортуванні, Access може перекласти дані в різноманітні формати файлів залежно від ваших потреб.

Експортні формати

Вкладка «Зовнішні дані» на стрічці показує всі формати файлів, до яких можна експортувати об’єкт. (Access експортує в ті самі формати, що й імпортує. Access також експортує в PDF — файли Adobe Acrobat — і Microsoft Word.)

Основною проблемою, на яку слід звернути увагу при експорті, є втрата даних. Чудова таблиця Access не завжди перетворюється на казкову таблицю Paradox. Не всі бази даних мають однакові правила для

• Типи даних: типи даних спеціального доступу, такі як AutoNumber, Так/Ні, Memo та OLE, майже напевно викличуть проблеми в інших програмах. Можливо, вам знадобиться розв’язання творчого завдання, щоб дані працювали саме так, як ви хочете, щоб вони працювали.

• Назви полів: кожна програма бази даних має власний набір правил, що регулюють імена полів, наприклад довжину та спеціальні символи (наприклад, знак долара або відсотка), дозволені в імені поля.

• Щоб уникнути проблем з іменами полів під час експорту, залишайте назви полів короткими та використовуйте лише літери та цифри під час іменування полів Access. Якщо назви полів вашої таблиці Access порушують правила програми, до якої ви експортуєте, експорт не працюватиме належним чином.

Будьте готові витратити час на налаштування експорту, щоб він працював саме так, як ви хочете. Якщо у вас виникли проблеми під час експорту, зверніться до документації програмного забезпечення, у формат файлу якого ви експортуєте, щоб дізнатися про ім’я поля та правила типу даних .

Експорт даних таблиці або запиту

Дії для експорту таблиці або запиту прості:

1. Відкривши базу даних, клацніть таблицю або запит, які потрібно експортувати.

Назва таблиці виділено.

2. Натисніть вкладку Зовнішні дані на стрічці.

На стрічці з’явиться група інструментів експорту:

• Загальні завдання експорту мають власні кнопки.

• Рідко використовувані формати зміщуються на кнопці Більше.

3. Виберіть інструмент, який відповідає програмі, до якої ви експортуватимете свої дані.

З’явиться діалогове вікно «Експорт», яке налаштовано відповідно до вибраного формату.

4. Виконайте дії в діалоговому вікні Експорт, щоб завершити експорт.

У діалоговому вікні «Експорт» буде показано варіанти для формату файлу експорту:

• Кожен вибір запитує ім'я файлу (включаючи шлях) для ваших експортованих даних.

• Деякі процеси експорту також запитують, чи бажаєте ви відкрити новий файл після завершення експорту. Це може запобігти неприємному пошуку після збереження файлу.

5. Установіть прапорець «Зберегти кроки експорту», ​​якщо ви знаєте, що ви будете робити цей експорт знову.

На стрічці є кнопка «Збережені експорти». Використовуйте це, щоб легко експортувати таблицю або запит на рутинній основі.