Додавання нового імені до папки контактів Outlook

Папка контактів Outlook настільки ж хороша й повна, як і інформація про контакти, яку ви додаєте до неї. Щоб помістити когось у список контактів, відкрийте папку «Контакти» та почніть з однієї з таких дій:

• Натисніть кнопку Створити.

• Натисніть Ctrl+N (у вікні папки контактів) або Ctrl+Shift+C.

• Виберіть Файл –> Новий –> Контакт.

Ви бачите контактну форму. У цій формі ви можете знайти місця для введення майже всього, що вам коли-небудь знадобиться про людину (крім її або її любовного життя та таємних пороків). Введіть всю інформацію, яку хочете записати, пам’ятаючи про ці правила дорожнього руху під час руху:

• Повні імена, адреси тощо. Хоча у вас може виникнути спокуса просто ввести адреси, номери телефонів, імена тощо в текстові поля, не робіть цього! Натисніть кнопку Повне ім’я на вкладці Загальні, наприклад, щоб ввести ім’я. Натисніть кнопку «Бізнес» або «Дім», щоб ввести адресу в діалоговому вікні Перевірити адресу. Натискаючи кнопки та вводячи дані в діалогових вікнах, ви дозволяєте Outlook відокремлювати складові частини імен, адрес і телефонних номерів. Таким чином, Outlook може використовувати імена та адреси як джерело для масових розсилок і масових розсилок електронною поштою.

• При введенні інформації про компанію, а не про особу, залиште поле Повне ім’я порожнім і введіть назву компанії в поле Компанія.

• Інформація, яка для вас важлива: якщо у формі немає місця для введення певної інформації, спробуйте натиснути кнопку трикутника та вибрати нову категорію інформації зі спливаючого меню. Натисніть кнопку трикутника поруч із кнопкою «Бізнес» і виберіть «Дім», наприклад, якщо ви хочете ввести домашню адресу, а не юридичну адресу.

• Файл як: відкрийте спадне меню «Файл як» і виберіть параметр для зберігання контакту в папці «Контакти». Outlook може зберігати контакти в алфавітному порядку за прізвищем, ім’ям, назвою компанії або комбінаціями цих трьох. Виберіть варіант, який найкраще описує, як ви очікуєте знайти контакт у папці «Контакти».

• Поштові адреси: якщо ви зберігаєте більше однієї адреси для контакту, відобразіть адресу, на яку ви хочете надіслати пошту, і встановіть прапорець Це поштова адреса. Таким чином, у масовій розсилці ви отримуєте листи на правильні адреси.

• Адреси електронної пошти: ви можете ввести три електронні адреси для кожного контакту. (Натисніть кнопку трикутника та виберіть Email 2 або Email 3, щоб ввести другу або третю адресу.)

• У текстовому полі «Відображати як» Outlook показує, як виглядатиме рядок «Кому:» електронних повідомлень, коли ви надсилаєте електронну пошту контакту. За замовчуванням рядок Кому: показує ім’я контакту, а потім його або її адресу електронної пошти в дужках. Однак ви можете ввести все, що забажаєте, у текстовому полі «Відображати як», і якщо введення чогось іншого може допомогти вам розрізняти адреси електронної пошти, введіть щось інше. Наприклад, введіть Лідія — Особиста, щоб ви могли визначити, коли ви надсилаєте електронний лист на особисту адресу Лідії, а не на її службову адресу.

• Фотографії: щоб розмістити цифрову фотографію в контактній формі, натисніть кнопку «Додати фото контакту», а потім у діалоговому вікні «Додати зображення контакту» виберіть зображення та натисніть «ОК».

Обов’язково напишіть кілька слів на вкладці «Загальні», щоб описати, як і де ви познайомилися з контактом. Коли прийде час вилучити контакти зі списку папок «Контакти», прочитання описів допоможе вам вирішити, кому відпочивають, а кому ні.

Коли ви закінчите вводити інформацію, натисніть кнопку Зберегти та закрити. Якщо ви поспішаєте ввести контактну інформацію, натисніть кнопку Зберегти та створити. Натискання цієї кнопки відкриває порожню форму, щоб ви могли записати інформацію про інший контакт.