Десять речей, які ви можете зробити після того, як вам буде зручно працювати з Outlook 2013

Налаштуйте панель швидкого доступу.

Office 2013 має розташування елементів керування, яке виключає меню на користь великих стрічок, вкладок і кнопок. Зі старомодною системою меню ви знаєте, що все, що ви хочете зробити, знаходиться десь у меню. У новому розпорядженні. . . хто знає?

Однак надія є. Після того, як ви знайдете потрібний інструмент, ви можете клацнути інструмент правою кнопкою миші та вибрати Додати на панель швидкого доступу. Це додає крихітну піктограму до цієї тонкої смужки значків, яка знаходиться трохи вище стрічки (або нижче стрічки, якщо ви перемістіть її туди).

Якщо ви коли-небудь створювали закладки для веб-сайтів, ви знаєте, як це працює. Якщо клацнути правою кнопкою миші панель інструментів швидкого доступу та вибрати «Показати панель швидкого доступу» під стрічкою, це станеться саме так.

Кожна форма Outlook також має власну панель інструментів швидкого доступу. Це корисно для прискорення завдань, які ви виконуєте часто. Якщо ви хочете час від часу друкувати окремі повідомлення електронної пошти, ви можете додати команду «Швидкий друк», коли ви читаєте або створюєте повідомлення. Таким чином, команда «Друк» на пару клацань ближче.

Розширте свої повідомлення за допомогою Smart Art.

Дизайн може змусити вас виглядати розумно, якщо ви знаєте, що робите. Якщо ви не знаєте, що робите, ви можете повернутися до Smart Art, ще однієї інтригуючої функції на вкладці «Вставка» стрічки. Smart Art допомагає створювати барвисті анотовані дизайни, які можна додати до електронної пошти.

Перекладіть свої повідомлення електронної пошти.

Якщо ваші вхідні повідомлення електронної пошти настільки заплутані, що здається, що вони написані іноземною мовою, можливо, це так. Ви можете перекладати вхідні повідомлення електронної пошти в Outlook 2013, виділивши заплутаний текст, клацнувши правою кнопкою миші та вибравши Перекласти.

Крім того, ви можете натиснути кнопку Перекласти на стрічці. Якщо переклади навіть не мають сенсу, ви можете почувати себе краще, знаючи, що ви не винні в тому, що ви не можете зрозуміти, які дурниці надсилають вам люди.

Перекладіть свої повідомлення електронної пошти.

Якщо ваші вхідні повідомлення електронної пошти настільки заплутані, що здається, що вони написані іноземною мовою, можливо, це так. Ви можете перекладати вхідні повідомлення електронної пошти в Outlook 2013, виділивши заплутаний текст, клацнувши правою кнопкою миші та вибравши Перекласти.

Крім того, ви можете натиснути кнопку Перекласти на стрічці. Якщо переклади навіть не мають сенсу, ви можете почувати себе краще, знаючи, що ви не винні в тому, що ви не можете зрозуміти, які дурниці надсилають вам люди.

Додайте діаграми для впливу.

Інструмент «Діаграма» знаходиться під кнопкою «Розумне мистецтво» на вкладці «Вставка» стрічки. Інструмент може зробити думки, які ви висловлюєте у своєму електронному листі, впорядкованими (незалежно від того, наскільки невпорядкованим може бути ваш розум).

Усередині нового повідомлення електронної пошти перейдіть на вкладку «Вставка» та виберіть інструмент «Діаграма». Виберіть загальний тип зі списку ліворуч або виберіть конкретний тип зі списку праворуч. Механіка створення діаграми Outlook дуже схожа на механізм створення діаграми Excel.

Використовуйте символи в електронній пошті.

Якщо ви часто використовуєте символи, такі як символ валюти євро, ви можете додати ці символи до своїх повідомлень електронної пошти, натиснувши кнопку «Символ» на вкладці «Вставити» під час створення повідомлення електронної пошти; просто виберіть потрібний символ. Якщо ви виберете «Більше символів», ви також можете вставити такі розумні речі, як дроби, стрілки та дивні ієрогліфи, щоб збентежити одержувачів виконувати ваші бажання.

Відкрийте кілька календарів.

У Outlook можна створити більше одного календаря. Ви можете зробити це, щоб відстежувати діяльність кількох осіб або тримати ділове життя окремо від особистого (що завжди є хорошою ідеєю). Складна частина ведення кількох календарів – це вирішення конфліктів розкладів між ними.

Щоб переглянути два календаря одночасно, установіть прапорець біля назви кожного календаря на панелі навігації.

Відкрийте кілька календарів.

У Outlook можна створити більше одного календаря. Ви можете зробити це, щоб відстежувати діяльність кількох осіб або тримати ділове життя окремо від особистого (що завжди є хорошою ідеєю). Складна частина ведення кількох календарів – це вирішення конфліктів розкладів між ними.

Щоб переглянути два календаря одночасно, установіть прапорець біля назви кожного календаря на панелі навігації.

Накладіть календарі.

Ще більш гладкий спосіб уникнути конфліктів у кількох календарях — накласти один календар на інший. Коли у вас відкрито два календаря, поряд з назвою одного з’являється маленька стрілка. Коли ви клацнете цю стрілку, з’являться обидва календарі, один на одному, і відображаються обидва набори зустрічей.

Зустріч у нижньому календарі виглядають трохи непрозорими, тоді як верхні елементи календаря виглядають чіткішими та сміливішими. Коли календарі накладені, ви можете відразу побачити, коли є час на обох.

Перегляньте незвичайну кількість днів.

Переглядаючи свій календар, ви можете вибрати лише три або вісім днів (або будь-яке число від одного до десяти днів). Утримуйте клавішу Alt і введіть кількість днів, яку ви хочете побачити. Натисніть Alt+2 протягом двох днів, Alt+3 протягом трьох днів і так далі. Якщо натиснути Alt+0 (нуль), ви отримаєте десять днів.

1

Виберіть дати як групу.

Коли ви переглядаєте діапазон дат, вам не потрібно обмежуватися фіксованими днями, тижнями чи місяцями. Припустимо, що ви хочете переглянути діапазон дат з 25 вересня по 5 жовтня. На панелі справ натисніть 25 вересня, а потім (утримуючи клавішу Shift) клацніть 5 жовтня. Усі дати між ними вибрано та з’явиться у засобі перегляду інформації.

1

Виберіть дати як групу.

Коли ви переглядаєте діапазон дат, вам не потрібно обмежуватися фіксованими днями, тижнями чи місяцями. Припустимо, що ви хочете переглянути діапазон дат з 25 вересня по 5 жовтня. На панелі справ натисніть 25 вересня, а потім (утримуючи клавішу Shift) клацніть 5 жовтня. Усі дати між ними вибрано та з’явиться у засобі перегляду інформації.

1

Закріпіть контактні картки.

Якщо ви хочете зберегти контактну інформацію людини на екрані, поки ви робите щось інше, ви можете навести вказівник миші на адресу електронної пошти особи, доки не з’явиться маленький прямокутник. Це називається контактною карткою. Біля верхнього правого кута контактної картки є крихітне зображення кнопки.

Натисніть це зображення, щоб контактна картка плавала на екрані, доки ви не клацнете зображення знову, щоб воно зникло.

Ви закріпили контакт, і його більше немає? Не хвилюйся. Можливо, це тому, що ви використовуєте Outlook у повноекранному режимі за замовчуванням. Коли ви клацнете закріплений контакт, повноекранний екран Outlook приховує його. Натисніть кнопку «Відновити вниз» або «Згорнути» у верхньому правому куті екрана Outlook. Бачите контакт зараз? добре.