Керувати проектом складно. Обсяг, ресурси, очікування, графіки та бюджети постійно змінюються. Хоча Microsoft Project може допомогти вам з механікою організації, планування та відстеження проекту, він не може допомогти вам запобігти всім підводним каменям в управлінні проектом. Ось розглянемо десять найпоширеніших підводних каменів і поради, як їх уникнути.
Щоб правильно почати новий проект, почніть з роздумів над загальною картиною і систематично переходьте до деталей. Ви повинні зрозуміти мету, цілі та стратегічну важливість проекту, перш ніж зануритися в детальні завдання, необхідні для завершення проекту.
Почніть із таких питань: чи слід організувати проект за результатами? За фазою? За географією? За типом технології? Подумайте про наслідки організації вашого проекту в кожному з цих способів. Після того, як ви визначите, як ви хочете організувати проект, ви можете почати свою структуру розбивки робіт (WBS). Якщо ви вирішите організувати його за фазами, кожна фаза вашого проекту буде відображена на верхньому рівні WBS; якщо ви вирішите, що результати є кращим способом організації проекту, це найвищий рівень. Як тільки ваш верхній рівень буде встановлений, ви можете почати розкладати верхній рівень на більш детальні робочі пакети та з робочих пакетів на завдання.
Неможливо спланувати проект без деяких припущень. Робити припущення не є проблемою, але вірити, що інші люди знають — або навіть поділяють — ваші припущення — проблема.
Щоразу, коли ви починаєте новий проект, створюйте журнал припущень — або в електронній таблиці Excel, або у вигляді таблиці Word. Задокументуйте припущення, вкажіть кінцевий термін його перевірки та додайте поле для коментарів. Це дуже просто, але гарантує, що всі працюють за однаковими припущеннями.
Вставте припущення в розділ Примітки завдань, на які впливає припущення.
Ваш проект важливий для вас; насправді, це може бути найважливішим аспектом вашої роботи. Однак це може бути не таким важливим для всіх інших. Якщо ви працюєте в організації, яка має багато поточних проектів, ваш, швидше за все, не є пріоритетом №1. Щоразу, коли з вашого проекту вилучають ресурси, щоб допомогти з іншим, просто поверніться до розкладу та перегляньте свій план, щоб завершити роботу. Можливо, вам доведеться переглянути базовий план або навіть створити новий.
Коли ви працюєте глибоко всередині проекту і намагаєтеся збалансувати доступність ресурсів з роботою, яку потрібно виконати, найпростіша стратегія — шукати перший нерозподілений або недорозподілений ресурс і призначити цю людину для виконання завдання. Проблема в тому, що нерозподілений ресурс може не мати навичок для виконання роботи. Посада співробітника в ІТ-відділі, наприклад, не гарантує і навіть не означає, що він може створити базу даних або створити систему. Визначте навички, необхідні для завершення роботи, і визначте набори навичок доступних ресурсів. Можливо, вам навіть знадобиться визначити рівні кваліфікації , наприклад початковий, середній та експертний.
Якщо ви не розраховуєте зусилля та тривалість виконання кожного завдання, ви ризикуєте призначити занадто багато роботи одному ресурсу. У більшості випадків ресурси не присвячені проектам на повний робочий день. Багато ресурсів працюють у матричній організації; вони працюють над кількома проектами або виконують проектну роботу.
Якщо ви не визначите, скільки часу потрібно витратити на проект, і вирівняти роботу відповідно до цього, ви зіткнетеся з неприємним сюрпризом, коли проект відстає, оскільки його ресурси не виділені на 100 відсотків або тому, що ви їх розподілили в цілому.
Як керівник проекту, ви покладаєтесь на членів команди, щоб надати точні оцінки вартості та тривалості їхньої роботи. Зрештою, ви не можете бути експертом у кожній галузі. Однак, оскільки ви все ще несете відповідальність за графік і бюджет, які ви розробляєте, ви повинні зрозуміти, як були розроблені оцінки, а потім перевірити відповідний метод оцінки.
У розділі Примітки задокументуйте основу оцінок і припущення, використані для розробки оцінки, щоб допомогти відстежувати змінні, пов’язані з оцінкою.
Менеджер проекту має позицію «можу зробити». Однак, якщо ви займаєтеся вирішенням проблем і досягненням результатів, це не означає, що ви можете дозволити собі бути сліпим оптимістом щодо проектів. Виконання вчасно та в рамках бюджету частково залежить від створення резерву на випадок непередбачених випадків як для графіка, так і для бюджету. Ви можете створити резерв для окремих завдань, які за своєю суттю ризиковані, і встановити загальний резерв проекту. Для більш простих проектів достатньо резерву в 10 відсотків. Для передових технологій вам може знадобитися 50% резерву або більше.
Перешкодою № 1 для виконання завдань, безсумнівно, є Зустріч. Ви можете згадати робочі дні, коли ви мінялися від однієї зустрічі до іншої, тільки щоб дійти до кінця дня і зрозуміти, що вам не вдалося завершити жодну свою роботу. Ймовірно, вам не потрібно було відвідувати всі з них — або що, якби вони, принаймні, були запущені ефективніше, вони могли б завершитися вдвічі швидше.
Припиніть божевілля зустрічі! Плануйте зустрічі — навіть щотижневі статусні зустрічі — лише за необхідності. Експериментуйте, проводячи командні збори кожні два тижні або індивідуальні зустрічі з окремими членами команди.
Якщо конкретна тема порядку денного вимагає внеску від зацікавленої сторони, запросіть цю особу відвідати лише цю частину зустрічі, а потім вибачте її повернутися до роботи.
Після того, як ви знаєте, як створити ефективний розклад за допомогою Project, не приймайте його за реальність. Розклад — це просто модель реальності, враховуючи наявну на той час інформацію. Інформація, припущення, оцінки та ресурси змінюються, ризики та проблеми завжди присутні, і, звичайно, змінюється масштаб проекту. Тому, як тільки ви розробите проект, він, ймовірно, застарів.
Зрозуміло, зробіть все можливе, щоб оновити модель за допомогою останньої інформації, але пам’ятайте, що просте планування події не гарантує, що вона відбудеться.
Якщо ви не можете зрозуміти, як вкластися в термін, враховуючи ресурси та інформацію, яку ви вводите в проект, ви навряд чи втримаєтеся в цьому терміні. Насправді, Project може допомогти вам повідомити про проблеми, притаманні агресивній даті доставки. Ви можете показати зацікавленим сторонам розклад і попросити їх допомогти вам визначити, як пришвидшити виконання завдань. У деяких випадках зацікавлені сторони можуть надати відповідну інформацію, яка допоможе вам швидше закінчити; в інших випадках, однак, вони хочуть, щоб проект було виконано до певної дати, але немає розумного способу вкластися в термін.
Коли перед вами стоїть нереальний термін, дотримуйтесь його якнайкраще. Якщо термін просто неможливий, визнайте це. Ви можете використовувати Project для пошуку альтернативних підходів до досягнення результатів проекту, хоча ви не можете використовувати його для стиснення часу.
Як заборонити Microsoft Word відкривати файли в режимі лише для читання в Windows. Microsoft Word відкриває файли в режимі лише для читання, що робить неможливим їх редагування? Не хвилюйтеся, методи наведено нижче
Як виправити помилки під час друку неправильних документів Microsoft Word Помилки під час друку документів Word зі зміненими шрифтами, безладними абзацами, відсутнім текстом або втраченим вмістом є досить поширеними. Однак не варто
Якщо ви використовували перо або маркер для малювання на слайдах PowerPoint під час презентації, ви можете зберегти малюнки для наступної презентації або стерти їх, щоб наступного разу, коли ви показуватимете їх, розпочали з чистих слайдів PowerPoint. Дотримуйтесь цих інструкцій, щоб стерти малюнки пером і маркером: Стирання рядків на одній з […]
Бібліотека стилів містить файли CSS, файли мови розширюваної мови таблиць стилів (XSL) та зображення, які використовуються попередньо визначеними основними сторінками, макетами сторінок та елементами керування в SharePoint 2010. Щоб знайти файли CSS у бібліотеці стилів сайту видавництва: виберіть «Дії сайту»→ «Перегляд». Весь вміст сайту. З’являється вміст сайту. Бібліотека Style знаходиться в […]
Не перевантажуйте аудиторію гігантськими цифрами. У Microsoft Excel ви можете покращити читабельність своїх інформаційних панелей і звітів, відформатувавши числа, щоб вони відображалися в тисячах або мільйонах.
Дізнайтеся, як використовувати інструменти соціальних мереж SharePoint, які дозволяють особам і групам спілкуватися, співпрацювати, обмінюватися інформацією та спілкуватися.
Юліанські дати часто використовуються у виробничих середовищах як мітка часу та швидкий довідник для номера партії. Цей тип кодування дати дозволяє роздрібним продавцям, споживачам та агентам з обслуговування визначити, коли був виготовлений продукт, а отже, і вік продукту. Юліанські дати також використовуються в програмуванні, військовій справі та астрономії. Інший […]
Ви можете створити веб-програму в Access 2016. Так що ж таке веб-програма? Ну, веб означає, що він онлайн, а додаток — це просто скорочення від «додаток». Користувацька веб-програма — це онлайн-додаток для баз даних, доступ до якого здійснюється з хмари за допомогою браузера. Ви створюєте та підтримуєте веб-програму у настільній версії […]
Більшість сторінок у SharePoint 2010 відображають список посилань навігації на панелі швидкого запуску ліворуч. Панель швидкого запуску відображає посилання на пропонований вміст сайту, наприклад списки, бібліотеки, сайти та сторінки публікації. Панель швидкого запуску містить два дуже важливі посилання: Посилання на весь вміст сайту: […]
Для простих задач Solver в Excel зазвичай швидко знаходить оптимальні значення змінної Solver для цільової функції. Але в деяких випадках Solver має проблеми з пошуком значень змінної Solver, які оптимізують цільову функцію. У цих випадках Solver зазвичай відображає повідомлення або повідомлення про помилку, що описує або обговорює проблему, яка […]
