Групування значень зведеної таблиці в Excel

Щоб полегшити роботу зі зведеною таблицею Excel з великою кількістю елементів рядків або стовпців, можна згрупувати елементи. Наприклад, ви можете згрупувати місяці в квартали, зменшивши таким чином кількість елементів з дванадцяти до чотирьох. Аналогічно, звіт із переліком десятків країн може групувати ці країни за континентами, таким чином зменшуючи кількість пунктів до чотирьох або п’яти, залежно від того, де розташовані країни. Нарешті, якщо ви використовуєте числове поле в області рядка або стовпця, у вас можуть бути сотні елементів, по одному для кожного числового значення. Ви можете покращити звіт, створивши лише кілька числових діапазонів.

Групування числових значень у зведених таблицях Excel

Групування числових значень корисно, коли ви використовуєте числове поле в полі рядка або стовпця. Excel дає змогу вказати числові діапазони, у які групуються елементи поля. Наприклад, припустимо, що у вас є зведена таблиця Excel з даними рахунків-фактур, які показують розширену ціну (поле рядка) і продавця (поле стовпець). Було б корисно згрупувати розширені ціни в діапазони, а потім підрахувати кількість рахунків-фактур, оброблених кожним продавцем у кожному діапазоні.

Виконайте такі дії, щоб згрупувати числові значення в полі зведеної таблиці Excel:

Виберіть будь-який елемент у числовому полі, який потрібно згрупувати.

Виберіть Аналіз → Група → Групове поле.
З'явиться діалогове вікно Групування.

Діалогове вікно Групування.

Використовуйте текстове поле Початок з, щоб ввести початкове числове значення.
Або встановіть прапорець Початок з, щоб Excel витягував мінімальне значення числових елементів і поміщав це значення в текстове поле.

Використовуйте текстове поле Ending At, щоб ввести кінцеве числове значення.
Або встановіть прапорець Закінчення на, щоб Excel витягував максимальне значення числових елементів і поміщав це значення в текстове поле.

У текстовому полі За введіть розмір, який потрібно використовувати для кожної групи.

Натисніть OK.
Excel групує числові значення.

Групування значення дати та часу в зведених таблицях Excel

Якщо ваша зведена таблиця Excel містить поле з даними або часом, ви можете скористатися функцією групування Excel, щоб об’єднати ці дані в більш керовані або корисні групи. Виконайте такі дії:

Виберіть будь-який елемент у полі дати або часу, який потрібно згрупувати.

Виберіть Аналіз → Група → Групове поле.
З'явиться діалогове вікно Групування.

У текстовому полі Початок з введіть дату або час початку.
Або встановіть прапорець Початок з, щоб Excel витягнув найранішу дату або час і помістив це значення в текстове поле.

Використовуйте текстове поле Ending At, щоб ввести дату або час закінчення.
Або встановіть прапорець Закінчення на, щоб Excel витягнув останню дату або час і помістив це значення в текстове поле.

У списку За виберіть потрібне групування, наприклад, місяці для дат або години для часу.
Якщо ви виберете «Дні», ви також можете скористатися кнопками обертання «Кількість днів», щоб встановити дні, які ви хочете використовувати для інтервалу групування.

Щоб використовувати кілька груп, виберіть кожен тип групування, який потрібно використовувати.

Натисніть OK.
Excel групує значення дати або часу.

Групування текстових значень у зведених таблицях Excel

Однією з поширених проблем, які виникають під час роботи зі зведеними таблицями Excel, є те, що вам часто потрібно об’єднати елементи, але у вас немає відповідного поля в даних. Наприклад, дані можуть містити поле Країна, але що робити, якщо вам потрібно консолідувати результати зведеної таблиці за континентами? Ваші вихідні дані навряд чи включатимуть поле Континент. Аналогічно, ваші вихідні дані можуть включати імена співробітників, але вам може знадобитися консолідувати працівників відповідно до людей, яким вони підпорядковуються. Що станеться, якщо ваші вихідні дані не включають, скажімо, поле Supervisor?

Рішення в обох випадках полягає у використанні функції групування для створення користувацьких груп. Для даних країни можна створити спеціальні групи з іменами Північна Америка, Південна Америка, Європа тощо. Для співробітників ви можете створити власну групу для кожного керівника.

Нижче наведено кроки, які потрібно виконати, щоб створити таке користувацьке групування для текстових значень у зведених таблицях Excel:

Виберіть елементи, які потрібно включити в групу.

Виберіть Аналіз → Група → Вибір групи.
Excel створює нову групу з назвою Група n (де n означає, що це n -та група, яку ви створили; перша група — Група1, друга — Група2 тощо) і реструктурує зведену таблицю.

Виберіть комірку, яка містить мітку групи, введіть нову назву для групи та натисніть клавішу Enter.
Excel перейменує групу.

Повторюйте кроки з 1 по 3 для інших елементів у полі, доки не створите всі свої групи.

Дізнайтеся, як створити зведені таблиці Excel для прогнозування продажів .