Відкриття багатьох способів перегляду ваших повідомлень у Outlook 2000

Ви можете переглядати свої повідомлення щонайменше десятьма способами, починаючи з набору, який постачається з Microsoft Outlook. Ви можете змінити кожне представлення даних, відсортувавши будь-який стовпець інформації в будь-якому поданні, клацнувши заголовок цього стовпця.

Щоб змінити вигляд повідомлень у Outlook, виберіть «Перегляд» –> «Поточний перегляд», а потім виберіть у меню один із наступних режимів:

• Повідомлення. Це проста картинка вашої папки «Вхідні» — Від, До, Тема — лише основні. Повідомлення, які ви ще не прочитали, виділені жирним шрифтом; інші перераховані простим шрифтом.

• Повідомлення з автопереглядом. Якщо у вас немає часу, щоб прочитати всі повідомлення, які ви отримуєте, попередній перегляд корисний. Перші кілька рядків можуть дати вам підказку щодо того, які повідомлення ви хочете прочитати. AutoPreview показує вам ці перші кілька рядків.

• Зазвичай ви бачите попередній перегляд лише тих повідомлень, які ви ще не прочитали. Ви бачите лише назви прочитаних повідомлень. Насправді Outlook припускає, що ви прочитали будь-яке відкрите повідомлення. Ви також можете позначити повідомлення як прочитане або непрочитане, клацнувши його правою кнопкою миші та вибравши Позначити як прочитане або Позначити як непрочитане.

• За прапором подальших заходів. Ви можете позначати вхідні повідомлення, щоб допомогти вам відстежувати, що вам потрібно зробити у відповідь на кожне повідомлення. Позначене представлення групує ваші повідомлення відповідно до того, чи встановлено прапорці для повідомлень, а також перераховує, які типи прапорів встановлено та коли вони повинні бути встановлені.

• Деякі експерти кажуть, що найефективніший спосіб розібратися з усіма вашими вхідними повідомленнями — це подати їх відповідно до того, що вам потрібно з ними зробити, а потім діяти відповідно до пріоритету та часу кожного повідомлення. Прапорці повідомлень є одним із зручних способів зрозуміти, що ви маєте робити з повідомленнями, які ви отримуєте. Перегляд прапора наслідування автоматично впорядковує ваші повідомлення відповідно до дії, яку вони вимагають, що робить вас миттєво ефективними, чи не так?

• Останні сім днів. Коли вас просять негайно вжити заходів щодо повідомлення, яке ви отримали кілька днів тому, не завжди легко знайти повідомлення, яке вказує вам, що робити, особливо якщо ви отримуєте багато електронних листів. Перегляд останніх семи днів показує лише ті повідомлення, які ви отримали протягом минулого тижня. Знайти елемент у короткому списку легше, ніж у довгому.

• Список останніх семи днів обмежує ваш перегляд повідомленнями, які надходять протягом семи днів. Він не сортує повідомлення за тим, що в них міститься або хто їх надіслав. Ви можете сортувати свої повідомлення за іменем відправника або темою повідомлення, натискаючи заголовки у верхній частині стовпців у вікні перегляду.

• Позначено на наступні сім днів. Якщо ви позначаєте повідомлення, які дійсно важливі, повідомлення, які ви позначили, щоб привернути вашу увагу в найближчі кілька днів, швидше за все, вимагатимуть вашої уваги. Щоб швидко переглянути найпопулярніші з найпопулярніших елементів, скористайтеся переглядом Позначено для наступних семи днів.

• Подібно до перегляду «Позначений», режим «Позначений для наступних семи днів» переходить до основного: хто надіслав повідомлення, яка тема повідомлення та коли потрібно виконати дію щодо позначеного повідомлення.

• За темою розмови. Ви завжди повинні включати тему, яку легко зрозуміти, щоб людина, яка отримує ваше повідомлення, з першого погляду знала тему вашого повідомлення та що з нею робити. Якщо пощастить, інші люди зроблять те саме для вас. Тоді ви дійсно зможете отримати певну кількість своїх повідомлень, відсортувавши їх у режимі перегляду за темою розмови.

• Від відправника. Коли начальник дзвонить і запитує: «Ви отримали електронне повідомлення про бонуси, яке я надіслав вам три тижні тому?» ви, ймовірно, не хочете витрачати багато часу на сортування повідомлень інших за останні три тижні. Найшвидший спосіб швидко відповісти на запитання начальника — перейти до режиму перегляду «Від відправника».

• Ви можете миттєво знайти ім’я боса в режимі перегляду «Від відправника». Двічі клацніть повідомлення під назвою Бонуси. Тоді ви можете сказати начальнику: «Я, звичайно, зробив; це тут, переді мною». Ви зможете відповісти так швидко, що бос буде радий дати вам цей бонус.

• Непрочитані повідомлення. Вам не потрібно читати кожне повідомлення, яке потрапляє на ваш екран, але закон Мерфі говорить, що найважливіша інформація буде в повідомленні, яке ви ще не прочитали. Перегляд непрочитаних повідомлень дає вам змогу швидко поглянути на речі, які ви ще не заглянули.

• Не залишайте папку «Вхідні» у вікні «Непрочитані повідомлення» весь час, оскільки повідомлення, здавалося б, зникнуть, коли ви закінчите їх читати. Більшу частину часу легше використовувати перегляд повідомлень і час від часу перемикатися на перегляд непрочитаних повідомлень як стратегію пошуку речей.

• Відправлено. Може здатися безглуздим упорядковувати папку "Вхідні" за іменем особи, якій надсилається кожне повідомлення. Зрештою, це ваша папка «Вхідні»; все треба надіслати тобі, а то не було б тут, правда?

• У вас є дві причини для перегляду Надіслано. Деякі повідомлення, які надходять до вас, адресовані, наприклад, усім у вашій компанії, тому добре знати, що певні повідомлення не слід сприймати особисто. Друга причина полягає в тому, що той самий набір переглядів доступний у папках «Вхідні» та «Надіслані». У папці «Надіслані» Outlook зберігає копії повідомлень, які ви надіслали іншим людям. Знання того, що ви кому надіслали, може стати в нагоді.

• Надіслано для перегляду лише сортується, а не групується, що означає, що повідомлення відображаються в порядку імен людей, які їх надіслали. У згрупованому поданні як заголовок групи відображатиметься ім’я кожної особи, яка надіслала вам лист. Якщо натиснути стовпець Тема, ви втратите перевагу сортування списку за відправником. Якщо ваш список «Надіслано» відсортовано неправильно, просто клацніть слово «Кому» у верхній частині стовпця «Кому».

• Часова шкала повідомлень. Подання Timeline повідомлень є одним із найцікавіших у Outlook; він малює вам графік усіх ваших повідомлень відповідно до того, коли вони надійшли. Перегляд часової шкали повідомлень призначений для того, щоб допомогти вам знайти повідомлення, коли ви можете згадати, коли вони надійшли, але не чому вони надійшли або хто їх надіслав.

• Маленькі значки, які представляють повідомлення, насправді є ярликами до повідомлень, які вони представляють. Ви можете відкрити повідомлення, двічі клацнувши піктограму цього повідомлення. Ви також можете клацнути правою кнопкою миші піктограму повідомлення, щоб відповісти на повідомлення, видалити повідомлення або перемістити повідомлення в іншу папку.