Встановіть область критеріїв у функції бази даних Excel

Критерії функції бази даних не є частиною аргументів функції бази даних, але знаходяться десь на аркуші, а потім на них посилається функція. Область критеріїв може містити один критерій або два або більше критеріїв. Кожен окремий критерій структурований таким чином:

• В одній комірці введіть ім’я поля (заголовок) стовпця бази даних, до якого буде застосовуватися критерій.

• У клітинку нижче введіть значення, якому повинні відповідати дані поля.

На малюнку показано базу даних студентів із зоною критеріїв праворуч від бази даних. Є місця, щоб поставити критерії для класу, вчителя та підсумкової оцінки. У прикладі для поля Class було встановлено критерій. Цей критерій змушує функцію бази даних обробляти лише записи (рядки), де Класом є Облік 101. Однак зауважте, що критерій можна встановити для кількох полів. У цьому прикладі критерії вчителя та підсумкової оцінки залишено незаповненими, тому вони не впливають на результати.

Вибір критеріїв для використання з функцією бази даних.

Функція DAVERAGE була введена в клітинку F8 і використовує цей діапазон критеріїв. Три аргументи на місці. Ім’я Учні вказує функції, де знаходиться база даних, поле Остаточна оцінка (стовпець) — це місце, де функція знаходить значення для обчислення середнього, а критерії встановлюються на діапазон робочого аркуша, який містить критерії, які вказують функції використовувати лише записи, де Клас Бухгалтерія 101 — іншими словами, F2:H3. Запис у клітинці F8 виглядає так:

=СЕРЕДНЯ(Учні,"Підсумковий клас",F2:H3)

Чому ця функція посилається на F2:H3 як на діапазон критеріїв, якщо єдиний визначений критерій знаходиться в діапазоні F2:F3? Це питання зручності. Оскільки клітинки G3 і H3 в діапазоні критеріїв пусті, поля вчителя та підсумкова оцінка ігноруються функцією бази даних, яка використовує цей діапазон критеріїв. Однак, якщо ви хочете ввести критерій для одного з цих полів, просто введіть його у відповідну клітинку; немає необхідності редагувати аргументи функції бази даних. Як щодо призначення імені області критеріїв, а потім використання імені як третього аргументу функції бази даних? Це також чудово працює.

Незалежно від того, чи використовуєте ви іменовану область для своїх критеріїв або просто вводите адресу діапазону, ви повинні бути обережні, щоб вказати область, яка включає всі критерії, але не містить жодних порожніх рядків або стовпців. Якщо ви це зробите, результати функції бази даних будуть неправильними.

Ось як ви вводите будь-яку з функцій бази даних. У цьому прикладі використовується функція DSUM, але інструкції однакові для всіх функцій бази даних; просто використовуйте той, який виконує потрібний розрахунок. Виконайте такі дії:

Імпорт або створення бази даних на робочому аркуші.

Інформація повинна розміщуватися в суміжних рядках і стовпцях. Обов’язково використовуйте заголовки полів.

За бажанням, використовуйте діалогове вікно «Нове ім’я», щоб дати базі даних назву.

Виберіть частину аркуша як область критеріїв, а потім додайте до цієї області заголовки, які відповідають заголовкам бази даних.

Ви повинні надати заголовки критеріїв лише для полів бази даних, до яких застосовуються критерії. Наприклад, область бази даних може мати десять полів, але вам потрібно визначити критерії для трьох полів. Тому область критеріїв може мати три стовпці завширшки.

Розташуйте курсор у тій клітинці, де потрібно відобразити результати.

Ця комірка не повинна бути в області бази даних або в області критеріїв.

Введіть =DSUM(, щоб почати введення функції.

Введіть діапазон бази даних або ім’я, якщо воно встановлено.

Введіть кому (,).

Введіть будь-яке з наступного:

• Ім’я заголовка в лапках поля бази даних, яке має обробити функція

• Номер стовпця

Введіть кому (,).

Введіть діапазон області критеріїв.

Введіть a ) і натисніть Enter.