Ви можете використовувати функцію «Проміжні підсумки» в Excel 2007 для підбиття проміжних підсумків у відсортований список. Щоб підвести список проміжних підсумків, ви спочатку сортуєте список за полем, для якого ви хочете отримати проміжні підсумки, а потім призначаєте поле, яке містить значення, які ви хочете підсумувати — це не обов’язково повинні бути однаковими полями в списку.
Excel не дозволяє підраховувати проміжні підсумки для списку, відформатованого у вигляді таблиці. Спочатку потрібно перетворити таблицю на звичайний діапазон клітинок. Клацніть клітинку в таблиці, а потім перейдіть на вкладку Конструктор інструментів таблиці. Натисніть кнопку Перетворити в діапазон у групі Інструменти, а потім натисніть кнопку Так. Excel видаляє кнопки фільтра зі стовпців у верхній частині списку даних, зберігаючи оригінальне форматування таблиці.
Щоб додати проміжні підсумки до списку на аркуші, виконайте наведені нижче дії.
Відсортуйте список у полі, для якого потрібно вставити проміжні підсумки.
Натисніть кнопку Проміжний підсумок у групі Структура на вкладці Дані.
З’явиться діалогове вікно «Проміжний підсумок».
Використовуйте діалогове вікно «Проміжний підсумок», щоб задати параметри проміжних підсумків.
Виберіть поле, для якого потрібно обчислити проміжні підсумки, у спадному списку При кожній зміні.
У розкривному списку «Використовувати функцію» вкажіть тип підсумків, які потрібно вставити.
Коли ви використовуєте функцію проміжних підсумків, ви не обмежуєтеся додаванням значень у призначеному полі разом із функцією SUM. Замість цього можна змусити Excel повертати кількість записів за допомогою функції COUNT, середнє значення записів із функцією AVERAGE, найвищий запис із функцією MAX, найнижчий запис із функцією MIN або навіть добуток записів із Функція PRODUCT.
Установіть прапорці для полів, які потрібно підсумувати, у списку Додати проміжний підсумок.
Натисніть OK.
Excel додає проміжні підсумки до аркуша.
Нижня частина списку з проміжними підсумками та загальним підсумком.
Коли ви використовуєте команду «Проміжні підсумки», Excel виділяє дані одночасно з додаванням рядків із загальними підсумками заробітної плати відділу та загальною сумою. Це означає, що ви можете згорнути список даних лише до рядків проміжних підсумків у відділах або навіть лише до рядка загальної суми, просто згорнувши контур до другого або першого рівня.
У великому списку може знадобитися, щоб Excel вставляв розриви сторінок щоразу, коли змінюються дані в полі, для якого проводиться проміжний підсумок у списку (тобто поле, зазначене у спадному списку При кожній зміні). Для цього потрібно просто встановити прапорець «Розрив сторінки між групами» у діалоговому вікні «Проміжний підсумок», перш ніж натиснути «ОК», щоб підвести підсумок у списку.