Використовуйте Power Query і Power Pivot разом для кращих моделей звітності

Спільне використання Power Pivot і Power Query може допомогти вам створити моделі звітності, якими легко керувати та підтримувати. Модель звітності забезпечує основу, на якій будується механізм звітності. Коли ви створюєте процес звітування, який імпортує, перетворює, формує й об’єднує дані, ви, по суті, створюєте модель звітності.

Створення погано розробленої моделі звітності може коштувати вам годин ручної праці, витрачених на підтримку та оновлення ваших механізмів звітності. З іншого боку, створення ефективної моделі дає змогу легко повторювати процеси щомісячної звітності, не завдаючи шкоди вашим звітам чи розуму.

Розділення даних і аналізу

Однією з життєво важливих концепцій моделі звітності є розділення даних та аналізу. Основна ідея полягає в тому, що ви не хочете, щоб ваші дані були занадто прив’язані до будь-якого окремого способу подання цих даних.

Щоб охопити цю концепцію, уявіть рахунок-фактуру. Коли ви отримуєте рахунок-фактуру, ви не припускаєте, що фінансові дані в ньому є справжнім джерелом даних. Це просто представлення даних, які зберігаються в іншому місці бази даних. Ці дані можна аналізувати та представляти багатьма іншими способами: у діаграмах, таблицях чи навіть на веб-сайтах. Це твердження може здатися очевидним, але користувачі Excel часто об’єднують (або змішують) дані, аналіз і презентацію.

Наприклад, деякі книги Excel містять 12 вкладок, кожна з яких представляє місяць. На кожній вкладці наведено дані за цей місяць разом із формулами, зведеними таблицями та підсумками. Тепер, що відбувається, коли вас просять надати підсумок за квартал? Чи додаєте ви більше формул і вкладок для консолідації даних на кожній із вкладок місяця? Основна проблема в цьому сценарії полягає в тому, що вкладки представляють значення даних, які об’єднані в презентацію вашого аналізу.

Кращою альтернативою є створення моделей звітності, де рівні даних та аналізу розділені. Рівень даних обробляє імпорт і перетворення вихідних даних у проміжні області. Рівень аналізу служить платформою для агрегування та представлення аналізу цих необроблених даних.

З точки зору створення моделей звітності, де у вас є оптимальне розділення даних та аналізу, ви не можете перевершити потужну комбінацію Power Query та Power Pivot.

Як Power Query і Power Pivot доповнюють один одного

Power Query — ідеальний інструмент для створення рівня даних. Ви можете використовувати Power Query

• Імпортуйте дані з широкого спектру зовнішніх джерел даних, включаючи SQL Server, Microsoft Access, веб-сервіси і навіть Facebook.
• Трансформуйте та очищайте дані, перш ніж імпортувати їх у модель звітності.
• Об’єднайте дані з різних джерел даних або додайте таблиці.
• «Відмінити» вихідні дані з матричного формату в плоску таблицю.
• Додайте дані до внутрішньої моделі даних Power Query.

Після того, як Power Query надає необхідний рівень даних, Power Pivot можна використовувати для створення рівня аналізу. За допомогою Power Pivot ви можете

• Додайте зв’язки та встановіть властивості таблиці та стовпця.
• Додайте спеціальні формули за допомогою виразів аналізу даних (DAX).
• Агрегувати дані в ієрархічні уявлення.
• Створюйте звіти зведеної таблиці, які об’єднують та представляють дані з різних точок зору.

Спільне використання Power Query і Power Pivot забезпечує кілька переваг:

• Рівень даних можна легко оновити без необхідності вручну повторювати кроки трансформації та очищення даних (Power Query робить це за вас). Якщо вам потрібні дані, яких немає на рівні даних, ви можете легко редагувати свої запити Power Query, щоб вводити нові дані і не порушувати рівень аналізу.
• Будь-який додатковий аналіз можна легко створити, запустивши додаткові зведені таблиці з моделі Power Query.

Коротше кажучи, за допомогою комбінації «один-два» Power Query і Power Pivot ви можете створювати надійні моделі звітності, які є гнучкими, масштабованими та прості в обслуговуванні.