Використовуйте гістограми для відстеження частоти на інформаційних панелях Excel

Гістограма являє собою графік, розподіл ділянок частот в панелях моніторингу Excel і звітах. А розподіл частот показує , як часто відбувається подія або категорії даних. За допомогою гістограми можна наочно побачити загальний розподіл певного атрибута.

Ви можете створити гістограму на основі формул, яка забезпечує рівень автоматизації та інтерактивності, що стане в нагоді під час оновлення інформаційних панелей щомісяця.

1Перш ніж створити гістограму, вам потрібна таблиця, яка містить необроблені дані, і вам потрібно створити таблицю bin.

В ідеалі вихідні дані повинні складатися із записів, які представляють унікальні дані для даних, які потрібно згрупувати. Наприклад, таблиця вихідних даних на цьому малюнку містить унікальних торгових представників і кількість одиниць, проданих кожним.

Таблиця bin визначає параметри групування, які використовуються для розбиття вихідних даних на групи частот. Таблиця bin повідомляє Excel об’єднати всіх торгових представників, які продають менше 5 одиниць, у першу групу частоти, будь-яких торгових представників, які продають від 5 до 14 одиниць, у другу групу частоти тощо.

Ви можете вільно встановлювати власні параметри групування під час створення таблиці bin. Однак, як правило, добре, щоб ваші параметри були якомога однакові. Зазвичай ви хочете завершити свої таблиці bin найбільшим числом у наборі даних. Це дозволяє вам мати чисті групи, які закінчуються на кінцеве число, а не на відкрите позначення більше, ніж.

2Створіть новий стовпець у таблиці bin, щоб містити формули частоти. Назвіть новий стовпець «Формули частоти», як показано на цьому малюнку.

Функція Frequency в Excel підраховує, як часто значення зустрічаються в діапазонах, які ви вказуєте в таблиці bin.

3 Виділіть клітинки у новоствореному стовпці, а потім введіть формулу частоти, яку ви бачите на попередньому малюнку, і натисніть Ctrl+Shift+Enter на клавіатурі.

Функція Frequency має особливість, яка часто збиває з пантелику користувачів, які вперше працюють. Функція Frequency — це формула масиву — формула, яка повертає багато значень одночасно. Щоб ця формула працювала належним чином, після введення формули потрібно натиснути Ctrl+Shift+Enter на клавіатурі. Якщо ви просто натиснете клавішу Enter, ви не отримаєте потрібних результатів.

На цьому етапі у вас повинна бути таблиця, яка показує кількість торгових представників, які потрапляють у кожну з ваших корзин. Ви можете накреслити цю таблицю, але мітки даних вийдуть хитрими. Для досягнення найкращих результатів вам слід створити просту таблицю подачі діаграм, яка створює відповідні мітки для кожного ящика. Ви робите це на наступному кроці.

4Створіть нову таблицю, яка подає діаграми трохи чіткіше, як показано на наступному малюнку. Використовуйте просту формулу, яка об’єднує контейнери у відповідні мітки. Використовуйте іншу формулу, щоб отримати результати розрахунків частоти.

На цьому малюнку видно формули в першому записі таблиці фідера діаграм. Ці формули, по суті, копіюються, щоб створити таблицю, придатну для створення діаграм.

5 Використовуйте щойно створену таблицю фідера діаграми, щоб помістити дані в стовпчасту діаграму.

Цей малюнок ілюструє отриману діаграму. Ви можете дуже добре використовувати початкову стовпчасту діаграму як гістограму.

Якщо вам подобається, щоб ваші гістограми мали пробіли між точками даних, ви готові. Якщо вам подобається безперервний, заблокований вигляд, який ви отримуєте без проміжків між точками даних, виконайте наступні кілька кроків.

6 Клацніть правою кнопкою миші будь-який із стовпців на діаграмі та виберіть Формат ряду даних.

З’явиться діалогове вікно Формат ряду даних.

7 Налаштуйте властивість Gap Width на 0%, як показано на цьому малюнку.

Проміжки між стовпцями будуть усунені.