Використання Outlook 2003 для відстеження історії клієнтів

Деякі продавці не завжди організовані і іноді витрачають багато часу на пошук пропозиції або намагаючись згадати дату і тему останнього телефонного дзвінка. Використовуючи менеджер бізнес-контактів (BCM), ви можете пов’язати всі свої дії з певним клієнтом і отримати доступ до всієї інформації із запису контактів. (BCM версії 2.0 — це безкоштовна надбудова до Outlook 2003 у версіях Office Professional і Small Business.)

На сторінці «Діяльність із контактами Outlook» можна побачити всі дії, пов’язані з контактом. Ви можете зв’язати будь-який документ, завдання, зустріч або журнал телефонних зустрічей зі своїми клієнтами та прочитати їх одним кліком. Ось як:

1. Відкривши контакт клієнта, виберіть Дії, Посилання, Файл.

Відкриється діалогове вікно Вибрати файл.

2. Виберіть свій файл, наприклад Mary's Proposal 321.

3. Натисніть кнопку OK.

Файл пропозиції пов’язаний із записом контактів Марії.

Окрім зв’язування зовнішніх файлів і документів із вашими контактами, ви також можете зв’язати зустрічі Outlook, завдання, записи в журналі телефонних дзвінків та електронні листи (як надіслані, так і отримані), а потім прочитати їх у єдиному списку.

1. Відкривши контакт клієнта, виберіть Дії, Посилання, Файл.

З'явиться вікно "Зв'язати елементи з контактом".

2. Виберіть папку, наприклад Завдання.

3. Виберіть завдання зі списку Елементи завдань.

4. Натисніть Застосувати.

Елемент пов’язано з контактом вашого клієнта.

Автоматизація посилань на ваші контакти

Зв’язування кожного елемента з вашим контактом вручну стомлює і потенційно може додати сотні щотижневих дій до вашої роботи, змусивши вас втратити більше, ніж ваше терпіння. Ви можете забути зв’язати елементи або втратити електронні листи, завдання та зустрічі, пов’язані з вашими клієнтами. На щастя, Outlook може автоматично пов’язувати елементи, пов’язані з вашим контактом, таким чином:

1. Виберіть Інструменти, Параметри.

З’явиться діалогове вікно Параметри.

2. Натисніть Параметри журналу.

З’явиться діалогове вікно Параметри журналу.

3. Виберіть елементи, які потрібно зв'язати, у списку «Автоматично записувати ці елементи», включаючи зустрічі електронною поштою, завдання та інші дії.

4. Виберіть контакти, які потрібно зв'язати, у списку Для цих контактів.

5. У області подвійного клацання запису журналу виберіть параметр під назвою Відкриває елемент, на який посилається запис у журналі.

Журнал має більш широке застосування, ніж просто зв’язування елементів Outlook із контактом. Журнал також може вимірювати час, який ви витрачаєте на роботу над документом, або представляти ваші документи на графіку, показуючи кожен на дату його використання.

6. Натисніть OK.

Усі елементи Outlook, пов’язані з вашими контактами, тепер пов’язані.

Читання історії вашого клієнта

Пошук файлів клієнтів у папках комп’ютера може бути втомливим. Ви можете зберігати один документ Word в одному місці, електронну таблицю Excel в іншому, а дату останньої зустрічі в календарі. Однак ви можете організувати всю цю інформацію для вас, відкривши лише одну сторінку, що означає, що ви не втрачаєте час на пошук інформації.

Щоб прочитати історію клієнтів, виконайте наведені нижче дії.

1. Відкривши контакт, перейдіть на вкладку «Діяльності».

З’явиться сторінка «Дії». Коли в списку «Показати» вказано «Усі елементи», відображаються всі ваші дії, пов’язані з відкритим контактом.

2. Клацніть будь-який елемент у списку, щоб відкрити пов’язаний документ або елемент Outlook.

Інформація відображається без необхідності її шукати.