Використання якісних даних у Excel Sales Forecasting

Якісні дані – це інформація, яка допомагає зрозуміти основу кількісних даних. Звичайно, виникає запитання: що таке кількісні дані? Кількісні дані — це числові дані — кількість одиниць, які ваша команда продала протягом попереднього кварталу, або дохід, який ваша команда принесла протягом березня.

З кількісними даними ви можете використовувати Excel, щоб обчислити кількість проданих одиниць на місяць, найменшу чи найбільшу кількість. Ви можете використовувати Excel, щоб обчислити ковзне середнє доходу, яке заробила ваша команда продажів, або мінімальний дохід, або відсоток річного доходу, отриманого протягом жовтня.

На відміну від цього, якісні дані не мають середнього, мінімуму чи максимуму. Це інформація, яка допомагає вам зрозуміти кількісні дані. Це ставить цифри в контекст. Це допомагає захистити вас від дійсно дурних помилок.

Ставить правильні запитання

Припустимо, що ваш віце-президент з продажу просить вас спрогнозувати, скільки автомобілів ваше агентство продасть протягом наступного року. Якщо ваше агентство продає в основному Форди, розумно потрапити на прогноз. Якщо до минулого року ваше агентство продавало переважно Duesenbergs, робити прогноз нерозумно. Ви не можете продати будь-які Duesenbergs, тому що їх більше ніхто не робить.

Цей приклад, визнається, екстремальний, але він не зовсім дурний. Ви повинні знати, що ваша компанія збирається вивести на ринок протягом періоду часу, на який ви хочете спрогнозувати. Інакше ваша історія продажів — ваш базовий показник — просто не має значення. І ви не можете зробити точний прогноз, заснований на невідповідній базовій лінії.

Ось кілька запитань, які ви повинні поставити перед тим, як подумати про створення базової лінії:

• Скільки продавців надасть вам ваша компанія? Чи буде у вас більше ніг на вулиці, ніж минулого року? Менше? Приблизно так само? Розмір торгового персоналу має значення. Щоб зробити гідний прогноз, вам потрібно знати, які ресурси збуту у вас будуть.
• Чи зміниться рівень комісій протягом прогнозного періоду? Чи стимулює ваша компанія свої продажі, як це було, скажімо, протягом останніх 12 місяців? Якщо так, то вам не потрібно турбуватися про це під час прогнозування. Але якщо бізнес-модель змінилася, а комісійні ставки знизяться, тому що конкуренція впала, або ставки зростають, тому що конкуренція загострилася, у вашому прогнозі потрібно це враховувати.
• Чи зміниться ціна продукту протягом цього прогнозованого періоду? Чи підскочуть ціни на вашу продуктову лінійку? Якщо так, то вам, ймовірно, потрібно вкласти певний песимізм у свій прогноз проданих одиниць. Чи впадуть? Тоді можна бути оптимістом. (Пам’ятайте, що ціна зазвичай впливає на кількість проданих одиниць більше, ніж на дохід.)

Ви не можете використовувати прогнозування, щоб відповісти на подібні запитання. І все ж їхні відповіді — які кваліфікуються як якісні дані — мають вирішальне значення для складання гарних прогнозів. Ви можете мати тривалий, добре поведений базовий рівень, який дійсно є ключем до хорошого прогнозу. І тоді ви можете бути повністю обдуреними, якщо ваша компанія змінить свою продуктову лінійку, або зменшить кількість продажів, або змінить структуру комісійної комісії настільки, що торговий персонал ходить пішки, або знизить ціни настільки, що ринок не може утримати свої колективні руки. поза продуктовою лінійкою. Будь-який з них зробить ваш прогноз схожим на те, що ви знизали плечима і кинули пару кубиків.

Ви не можете повністю покладатися на базовий рівень, щоб зробити прогноз продажів. Ви повинні звернути увагу на те, що ваша компанія робить у своєму маркетингу, її ціноутворення, її управління людьми, її реакцію на конкуренцію, щоб зробити хороший прогноз продажів.

Слідкуйте за м'ячем: мета вашого прогнозу

Налаштуйте базову лінію, щоб відображати період, на який ви хочете зробити прогноз. Тобто, якщо ви хочете спрогнозувати продажі на один місяць, ваш базовий показник повинен показувати історію продажів у місяцях. Якщо мета прогнозу полягає в тому, щоб допомогти керувати фінансовими прогнозами, такими як оцінки прибутків, ви, ймовірно, захочете спрогнозувати результати за квартал, і ваш базовий план має бути організований по кварталах.

На малюнку показано приклад корисної базової лінії.

Прогноз розрахований на наступний місяць, тому базова лінія надає щомісячну історію продажів.

Ви можете легко створити список назв місяців у стовпці B. Ви повинні вибрати клітинку B2 і ввести січень або січень. Натисніть Enter і, якщо необхідно, виберіть клітинку B2 (або натисніть Ctrl+Enter, щоб залишити клітинку B2 виділеною під час введення її значення ). Зверніть увагу на маленький чорний квадрат у нижньому правому куті клітинки — він називається маркером заповнення. Наведіть вказівник миші на маркер заповнення. Ви побачите, як вказівник зміниться на перехрестя. Тепер, хоча ви все ще можете бачити перехрестя, натисніть кнопку миші, продовжуйте утримувати її та перетягніть вниз, наскільки вам потрібно. Excel заповнює для вас назви місяців. Це також працює для днів тижня.

Існують деякі практичні правила щодо створення базової лінії, які вам буде корисно пам’ятати.

• Використовуйте періоди часу однакової тривалості у своїй базовій лінії. Використання одного періоду з 1 по 14 лютого та наступного періоду з 15 лютого по 31 березня є своєрідним. Але я бачив, що це було зроблено лише тому, що виявилося зручним об’єднати дані таким чином. Але це збиває ситуацію, тому що видимі доходи в лютому є заниженими, а очевидні доходи в березні – завищеними. Незалежно від того, який підхід прогнозування ви використовуєте, це буде проблемою. (Ви можете сміливо ігнорувати невеликі відмінності, наприклад, 28 днів у лютому та 31 день у березні.)
• Переконайтеся, що періоди часу у вашій базовій лінії впорядковані, від самого раннього до останнього. Кілька популярних методів прогнозування, у тому числі два, описані в цій книзі, спираються на зв’язок між вимірюванням одного періоду та вимірюванням наступного періоду. Якщо ваші періоди часу не відповідають порядку, ваш прогноз буде невірним. Часто ваші вихідні показники будуть не в хронологічному порядку, і з різних причин вам захочеться підсумувати їх за допомогою зведеної таблиці, яку ви можете легко розмістити в порядку дат. Фактично, у зведеній таблиці за замовчуванням зведені дані розміщуються в хронологічному порядку.
• Враховуйте всі періоди часу в базовій лінії. Якщо ваш базовий рівень починається в січні 2015 року, ви не можете пропустити лютий 2015 року, навіть якщо дані відсутні. Якщо залишилися місяці, пропустіть січень 2015 року і почніть з березня 2015 року. Чому? Тому що ви хочете переконатися, що ви підтримуєте правильні стосунки між одним періодом і наступним.