Використання налаштувань версій у SharePoint 2016

Область налаштувань версій у SharePoint 2016 містить деякі з найбільш затребуваних налаштувань будь-якої програми. Налаштування версій охоплюють більшість варіантів керування документами або вмістом. Отже, ваша нова мантра керування документами/вмістом — це затвердження, керування версіями та перевірка. Ви можете сказати це уві сні. За замовчуванням параметри схвалення, встановлення версій або вимоги виходу не ввімкнено на сайті команди.

Причина, чому керування версіями вимкнено за замовчуванням, полягає в тому, що вона займає великий обсяг місця в базі даних. Щоразу, коли створюється нова версія, база даних збільшується. Однак для будь-якої реальної роботи важлива версія версій, тому її рекомендується ввімкнути.

Якщо ви хочете ввімкнути ці параметри, коли ваші сайти налаштовані, подумайте про використання сайту публікації.

Перш ніж вибрати ці параметри, переконайтеся, що ви знаєте бізнес-процеси вашої команди. Якщо документи ретельно перевіряються та схвалені поза процесом SharePoint, можливо, вам не потрібні налаштування схвалення чи примусове вилучення. Якщо ваші документи є зображеннями, ви можете або не хочете застосовувати керування версіями, якщо версії для вас не мають значення і вам не потрібно буде повертатися до старішої версії.

Розгляньте можливість використання кількох програм Бібліотеки документів і застосуйте різні налаштування залежно від потреб. Наприклад, якщо у вас є 100 документів у програмі «Бібліотека», і вам дійсно потрібні лише версії та схвалення 5 з цих документів, можливо, їх можна розмістити в програмі «Бібліотека» з додатковою конфігурацією.

Версій може бути однією з найбільш неправильно зрозумілих функцій керування документами SharePoint. Версійність є корисним механізмом захисту, оскільки ви можете повернутися до попередньої версії документа, якщо це необхідно. Версії в SharePoint – це копії одного і того ж документа через різні проміжки часу під час редагування.

Ви можете додати стовпець «Версії» до своїх представлень, щоб користувачі могли швидко побачити версію документа. В іншому випадку користувачі додадуть інформацію щодо версій до назви або назви документа, наприклад Employee Handbook v1.0, Employee Handbook v2.0, або цей Client_Proposal_Final_v3.0_FINAL_KW-edited_RW-reviewed_FINAL-DO_NOT-REVI6 -2017_РОЗМАРИ-ПІДПИСАНО-ФІНАЛ_ФІНАЛ.

Щоб застосувати або змінити налаштування версій, виконайте наведені нижче дії.

Натисніть посилання Налаштування версій на сторінці Параметри бібліотеки або Налаштування списку.
Розділи сторінки «Налаштування версій» включають «Схвалення вмісту», «Історію версій документа», «Безпека проекту елемента» та «Вимагати виписки» (лише для додатків бібліотеки).

Далі вам потрібно вибрати, чи потрібно вимагати схвалення вмісту для надісланих елементів. Ви робите цей вибір, вибираючи перемикач «Так» або «Ні» на сторінці «Налаштування версій» (доступ до неї можна отримати на кроці 1).
Якщо ви вибрали Так у відповідь на Вимагати схвалення вмісту для надісланих елементів?, особи, які мають дозвіл на схвалення елементів, завжди зможуть бачити чернетки.
Елементи, які ще не схвалені (тобто вони є чернетками), не бачать учасники або відвідувачі сайту. Ви можете вказати, кого ви хочете переглядати чернетки, у розділі Безпека чернетки.

У розділі «Історія версій документа» виберіть перемикач, щоб указати, чи використовувати «Без версій», «Створити основні версії», «Створити основну та додаткову (чернетку) версії» або (необов’язково) вказати кількість версій, які потрібно зберегти, ввівши число.
За замовчуванням для програми «Список» або «Бібліотека» встановлено значення «Без версій». Ви можете вибрати Основні версії (1.0, 2.0., 3.0 тощо) або Основні та другорядні версії (1.0, 1.2., 1.3, 2.0 тощо). Вибір одного з двох останніх варіантів дозволяє призначити обмеження для кількості версій кожного типу, ввівши число до 10 000.

Виберіть, хто може бачити чернетки елементів, вибравши перемикач «Безпека чернетки» в розділі «Безпека чернетки».
Цей розділ буде вимкнено, якщо ви не дозволите міні-версії (чернетки) або не вимагаєте схвалення вмісту ваших документів або елементів списку. Ось три варіанти того, хто може бачити чернетки — будь-який користувач, який може читати елементи, лише користувачі, які можуть редагувати елементи, або лише користувачі, які можуть схвалити (і автор).

Визначте, чи вимагати виписки для користувачів, які редагують документи, вибравши перемикач Так або Ні.
Хоча іноді це може бути проблемою, вимагаючи виходу, є ще один хороший механізм безпеки, який гарантує, що інші користувачі не побачать документ у середині модифікації або не мають кількох користувачів, які редагують одночасно (останнє збереження виграє).
Подумайте про те, щоб додати стовпець "Видано до" у ваші представлення даних, щоб користувачі могли швидко бачити, хто вивіз елемент.

Натисніть ОК або Скасувати.

Якщо натиснути кнопку OK, будуть застосовані ваші налаштування версій. Іди спробуй їх!

Під час перегляду документів у програмі «Бібліотека» ви можете клацнути три крапки, щоб побачити контекстне меню. Це меню дозволяє редактору документа перевіряти/перевіряти документ, затверджувати, запускати робочий процес тощо. Оскільки меню є контекстним, якщо, наприклад, у бібліотеці чи списку не налаштовано схвалення, у меню не з’являється схвалення. Якщо документ витягується, з’являється опція Відкинути виписку.

Контекстне меню документа.

У більшості випадків члени команди переходять на сайт за допомогою браузера для роботи зі списками програм. Однак подумайте про те, як ваша команда взаємодіє з документами. Вони можуть переходити до програми за допомогою браузера, але вони також можуть створювати посилання із закладки або відкривати документ безпосередньо з програми для редагування (наприклад, Word, Excel або PowerPoint). Хоча поточні версії Office підтримують і взаємодіють з налаштуваннями програми SharePoint Library, користувачі можуть не знати, де знайти ці команди.

Щоб уникнути розчарування, приділіть трохи часу, щоб переглянути налаштування та параметри разом із своєю командою. Навчання цим параметрам керування документами є однією з рекомендацій номер один для успіху спільної роботи SharePoint, особливо для команд із багатьма учасниками чи учасниками.