Ведення записів у журналі Outlook 2007

Журнал у Outlook 2007 може бути надзвичайно корисним, незалежно від того, використовуєте ви його регулярно чи рідко. Вам не потрібно обмежуватися записом документів або елементів Outlook. Ви можете відстежувати розмови, запити клієнтів або будь-які інші транзакції, у яких важлива хронологія. Якщо ви налаштували журнал для автоматичних записів, ви можете ігнорувати його, доки вам не знадобиться побачити, що він записав. Ви також можете грати в капітана корабля і записувати все, що ви робите.

Іноді, коли ви хочете знайти документ або запис розмови, ви не пам’ятаєте, як ви назвали документ або де ви його зберігали, але пам’ятаєте, коли ви створили або отримали елемент. У такій ситуації ви можете перейти до Журналу і перевірити дату, коли ви пам’ятаєте, що мали справу з предметом, і знайдіть те, що вам потрібно знати.

Створення записів у журналі, нічого не роблячи

Який найпростіший спосіб зробити записи в журналі? Нічого не робити. Після ввімкнення журнал автоматично записує будь-який документ, який ви створюєте, редагуєте чи друкуєте в будь-якій програмі Microsoft Office. Журнал також автоматично відстежує повідомлення електронної пошти, запити на зустрічі та відповіді, а також запити та відповіді на завдання.

Є загвоздка: вам потрібно повідомити Outlook, що ви хочете ввімкнути автоматичний запис журналу. (Добре, так що ви дійсно повинні зробити що - то.) До щастя, якщо ви не активували функцію автоматичного запису журналу, Outlook запитає вас , чи хочете ви , щоб включити цю функцію кожен раз , коли ви натискаєте на значок журналу.

Щоб увімкнути функцію автоматичного запису журналу, виконайте такі дії:

1. Виберіть Інструменти –> Параметри.

З’явиться діалогове вікно Параметри.

2. Натисніть кнопку Параметри журналу.

З’явиться діалогове вікно «Параметри журналу», яке пропонує прапорці для всіх типів дій, які ви можете записувати автоматично, а також імена всіх людей, для яких ви можете автоматично записувати транзакції, наприклад електронну пошту.

3. Установіть прапорець для елементів і файлів, які потрібно автоматично записати, а також для контактів, про які потрібно записати інформацію.

Список людей у ​​полі «Для цих контактів» такий самий, як і список людей у ​​вашому списку контактів.

Коли ви додаєте імена до списку контактів у модулі Контакти, ці імена не налаштовуються для автоматичного запису в Журналі. Якщо ви хочете, щоб Журнал відстежував їх, у вас є два способи розповісти про це:

• Перевірте імена (імена) у діалоговому вікні «Параметри журналу».

• Відкрийте запис контактів, клацніть вкладку Журнал і поставте прапорець Автоматично записувати записи журналу для цих контактів.

4. Натисніть OK.

Журнал негайно починає автоматично записувати елементи та файли, які ви вибрали для названих контактів.

Запис елемента Outlook у журналі вручну

Якщо ви не хочете захаращувати свій журнал, записуючи все автоматично, ви можете ввести вибрані елементи вручну — просто перетягніть їх на піктограму «Журнал». Наприклад, ви, можливо, не захочете записувати кожну транзакцію з потенційним клієнтом, доки ви не впевнені, що ведете бізнес з цим клієнтом. Ви можете перетягувати відповідні повідомлення електронної пошти до Журналу та зберігати запис серйозних запитів. Коли ви фактично починаєте працювати з новим клієнтом, ви можете налаштувати автоматичний запис.

Щоб вручну записати записи в журнал, виконайте такі дії:

1. Виберіть Go –> Folder List (або натисніть Ctrl+6).

Список папок, який містить невелику піктограму для журналу, з’являється у верхній половині панелі навігації.

2. Перетягніть елемент, який потрібно записати (наприклад, повідомлення електронної пошти), до значка журналу в списку папок.

З’явиться форма журнального запису. Унизу форми ви побачите піктограму, що представляє елемент, який ви записуєте, разом із назвою елемента.

3. Заповніть інформацію, яку хочете записати.

Вам не потрібно нічого записувати. Текстове поле в нижній частині екрана дає вам місце, щоб зробити собі нотатку, якщо ви хочете ним скористатися.

4. Натисніть Зберегти та закрити.

Записаний вами елемент заноситься в журнал.