Бібліотечні програми в SharePoint Online

Якщо вам потрібен спосіб організувати файли, щоб вони були доступні через сайт SharePoint, ви знайдете попередньо створений вибір для найпоширеніших типів програм бібліотеки в SharePoint Online. Подивіться на ці стандартні додатки бібліотеки та короткі описи того, що вони роблять:

• Бібліотека активів: тут ви зберігаєте інформаційні активи, крім документів — готову до використання інформацію у вигляді зображень, аудіофайлів, відеофайлів — щоб зробити їх доступними та регулювати їх використання.
• Бібліотека підключення даних: цей тип програми бібліотеки, куди ви можете розміщувати та обмінюватися файлами, які вказують та описують зовнішні з’єднання даних. Наприклад, ви можете захотіти, щоб ваші користувачі мали можливість отримувати дані зі сховища даних. Налаштування підключення до сховища даних і отримання всіх імен серверів, імен користувачів та інформації про підключення може бути стомлюючим. За допомогою програми Data Connection Library адміністратор може налаштувати з’єднання та зберегти їх у бібліотеці. Тоді користувачі просто будуть використовувати підключення до сховища даних, коли вони хочуть отримати дані та проаналізувати їх.
• Бібліотека документів: ви стикаєтеся з багатьма з них і створюєте їх у SharePoint. Такі додатки бібліотеки призначені для зберігання документів, упорядкування їх у папки, контролю їх версій і регулювання їх використання за допомогою системи реєстрації/виписки.
• Бібліотека форм: тут ви зберігаєте та керуєте електронними версіями чистих бізнес-форм для щоденної документації, наприклад замовлень на закупівлю та звітів про стан. Щоб створювати та підтримувати бібліотеки такого типу, вам потрібен сумісний редактор XML. Однак пам’ятайте, що програма бібліотеки форм — це лише місце для зберігання даних, які були введені у форму. Щоб створити справжню форму, вам потрібен XML-сумісний редактор форм.
• Бібліотека зображень: цей тип програми бібліотеки призначений для зберігання та обміну цифровими зображеннями. Різниця між бібліотекою ресурсів і бібліотекою зображень може бути незначною, оскільки вони обидва зберігають зображення. Основна відмінність полягає в назві. Бібліотека зображень розроблена спеціально для зберігання зображень, а бібліотека ресурсів використовується для зберігання зображень. Якщо ви думаєте про картинку як про фотографію, а зображення як про щось на кшталт логотипу чи графіки, почнуть виникати відмінності. Наприклад, зображення в програмі «Бібліотека зображень» показують ескіз зображення, коли вони відображаються під час пошуку, а зображення в бібліотеці зображень — ні.
• Бібліотека записів: ви зберігаєте бізнес-записи в цій програмі бібліотеки. Коли ви створюєте програму «Бібліотека записів», ви додаєте деякі функції, які дозволяють SharePoint створювати розклади керування записами та збереження. Цей тип функціональних можливостей важливий, якщо ви хочете переконатися, що ви виконуєте належну обачність у відстеженні своїх бізнес-записів, дозволяючи SharePoint виконувати важку роботу.
• Бібліотека документів звітів: цей тип програми бібліотеки використовується для зберігання та керування документами звітів. Ця програма бібліотеки схожа на бібліотеку звітів; однак є деякі відмінності. Перегляньте додатки Бібліотека документів звітів і Бібліотека звітів, щоб побачити, яка з них вам більше подобається, а яка найкраще відповідає вашим потребам у звітності.
• Бібліотека звітів: цей тип програми бібліотеки призначений для веб-сторінок і документів, які відстежують ефективність (та інші подібні показники), прогрес у досягненні бізнес-цілей та іншу інформацію, яка використовується в бізнес-аналітиці.
• Поштова скринька сайту: цей тип програми бібліотеки корисний для тісного зв’язку електронної пошти та документів, оскільки ця програма з’єднує ваш сайт із поштовою скринькою Exchange. Після підключення ви можете переглядати свою електронну пошту в SharePoint і переглядати документи в Outlook.
• Бібліотека сторінок Wiki. Бібліотечні програми цього типу мають взаємопов’язані веб-сторінки, що містять такий вміст, як текст або зображення, і функціональні можливості у вигляді веб-частин, які кілька користувачів можуть легко редагувати.