Бібліотеки документів і SharePoint 2010

Бібліотеки документів SharePoint 2010 дозволяють безпечно зберігати файли та обмінюватися ними, а також додають функції, які допомагають керувати такими речами, як робочий процес (процеси, які дозволяють людям редагувати, коментувати та схвалювати документи) та історії версій (що сталося з файлом, і хто що зробив).

І хоча спільні файли дають вам один шлях через папки до вашого документа, бібліотеки документів SharePoint надають інші шляхи для розкриття вмісту. Ви можете отримати доступ до документів безпосередньо через браузер, ви можете розмістити їх у веб-частинах, а також можете сортувати та фільтрувати їх за метаданими та типами вмісту. А за допомогою бібліотек документів ви можете відкривати файли за назвою, а не лише за назвою файлу.

Бібліотеки документів також надають вам кілька варіантів того, як документи потрапляють до них. Ви можете зберегти документ із URL-адресою бібліотеки документів, але ви також можете надіслати документи електронною поштою до бібліотек документів або перетягнути їх із Провідника Windows. І ви можете створювати документи безпосередньо в їхніх бібліотеках документів.

Якщо ви робите пошук на спільній папці, ви потенційно отримуєте звернення до документів, на відкриття яких у вас немає дозволу; З іншого боку, SharePoint дозволяє обрізати результати безпеки, щоб, якщо ви не можете отримати до них доступ, ви навіть не побачите їх у результатах пошуку.

Усе в SharePoint є списком. Бібліотека документів просто особливий вид списку. Хоча більшість інших списків SharePoint організовано навколо речей, які визначаються насамперед їхніми метаданими, бібліотеки документів організовані навколо файлів, які існують окремо та описуються їхніми метаданими.

Бібліотека документів не просто повинна містити файли Microsoft Word. Бібліотеки документів можуть містити багато типів файлів, включаючи файли Excel, PDF та Visio. Навіть веб-сторінки зберігаються в бібліотеках документів.

Бібліотеки документів додають можливість знаходити ваші документи. На відміну від спільного доступу до файлів, який розглядає файли як окремі об’єкти, бібліотеки документів розглядають документи як вміст і дозволяють пов’язувати певну інформацію ( метадані ) з наборами документів у них. Це означає, що документи можна знайти на основі схожості, описаної метаданими, а не лише за параметрами пошуку, які ви маєте на спільному ресурсі.

Ви можете задатися питанням, чому залишити документи на спільному мережевому диску не простіше, ніж використовувати бібліотеку документів у SharePoint 2010. Найбільш вагома причина полягає в тому, що SharePoint пропонує багато способів упорядкувати документи, наприклад

• Бібліотеки документів надають унікальну веб-адресу для доступу до групи документів. Бібліотеки документів дають змогу застосувати захист до груп пов’язаних документів, а завдяки обрізанню безпеки вони не дозволяють неавторизованим користувачам бачити їх у результатах пошуку.

• Властивості документа дозволяють створювати багато представлень одних і тих же документів.

• Папки дозволяють групувати підмножину документів на основі вимог дозволу.