Багато, багато форматів документів, доступних у Word 2019

Word неохоче визнає, що це не єдиний текстовий процесор і що його тип файлу документа не єдиний. Таким чином, програма поблажливо допускає розміщення менших, смертних форматів документів. Ця функція дозволяє вам читати та редагувати документи, що не належать до Word, а також ділитися документами з користувачами, які не належать до Word, які прагнуть отримати благословення від Word.

Розуміння форматів документів

Коли ви зберігаєте документ, Word поміщає текст документа, форматування та іншу інформацію у файл. Щоб упорядкувати інформацію, Word використовує певний формат файлу . Формат файлу робить документ Word унікальним і відрізняється від інших типів файлів, які зберігаються в системі зберігання вашого комп’ютера.

Формат документів Word популярний, але це не єдиний доступний формат документа для обробки текстів. Інші текстові процесори, а також утиліти для документів, такі як Adobe Acrobat, використовують власні формати. Word дозволяє відкривати документи, збережені в цих форматах, а також зберігати документи Word у чужих форматах. Я не впевнений, чи програмне забезпечення задоволене цим, але воно здатне.

• Найкращий спосіб зберегти файл в іншому форматі – скористатися командою Експорт.
• Стандартний формат документа Word використовує розширення імені файлу .docx. Це розширення автоматично застосовується до всіх документів Word, які ви зберігаєте, хоча воно може бути невидимим під час перегляду файлів у папці. Старіший формат документа Word використовував розширення імені файлу .doc.

Відкриття документа, відмінного від Word

Word може чарівним чином відкривати та відображати безліч дивних документів, які не належать до Word. Ось як це працює:

Натисніть Ctrl+F12, щоб викликати традиційне діалогове вікно Відкрити.

Виберіть формат файлу за допомогою кнопки меню.
Кнопка меню не має мітки, хоча на ній може бути написано Усі документи Word, як показано на малюнку. Коли ви вибираєте певний формат файлу, Word звужує кількість файлів, які відображаються в діалоговому вікні Відкрити; відображаються лише файли, які відповідають певному формату файлу.

Якщо ви не знаєте формат, виберіть Усі файли зі спадного списку.

Натисніть, щоб вибрати файл.
Або скористайтеся елементами керування в діалоговому вікні, щоб знайти інший носій або папку, що містить файл.

Натисніть кнопку Відкрити.

Змініть типи файлів у діалоговому вікні «Відкрити».

Інопланетний файл з’являється на екрані, готовий до редагування, як і будь-який інший документ Word — чи ні. Word намагається відкрити інші формати файлів, але може не отримати все на 100 відсотків.

• Для деяких типів документів Word відображає діалогове вікно перетворення файлів. Використовуйте елементи керування для попереднього перегляду документа, хоча зазвичай найкраще натиснути кнопку OK.
• Параметр «Відновити текст з будь-якого файлу» корисний для перегляду невідомих файлів, особливо зі старовинних і незрозумілих форматів файлів обробки текстів.
• Word запам'ятовує тип файлу! Коли ви знову використовуєте діалогове вікно «Відкрити», той самий тип файлу вже вибрано зі спадного списку «Тип файлів». Це означає, що ваш звичайний документ Word можна відкрити як звичайний текстовий документ, що виглядає справді негарно. Не забудьте перевірити розкривний список Files of Type, якщо таке трапляється з вами.
• Відповідно, коли ви відкриваєте документ Word після відкриття HTML-документа, або особливо під час використання параметра Відновити текст з будь-якого файлу, ви повинні вибрати Документи Word зі списку. Інакше Word може відкривати документи у спосіб, який здасться вам дивним.
• Ви можете побачити попередження, відкриваючи документ, завантажений з Інтернету. Слово просто безпечне; документ розміщується в захищеному перегляді. Ви можете попередньо переглянути документ, але для його редагування потрібно натиснути кнопку Увімкнути редагування.
• Не звинувачуйте себе, коли Word не вдається відкрити документ. Багато, багато форматів файлів невідомі Word. Коли хтось надсилає вам документ такого типу, попросіть його надіслати його повторно, використовуючи звичайний формат файлу, наприклад HTML або RTF.

Оновлення старішого документа Word

Microsoft Word існує вже багато років. Він використовував той самий формат файлу .doc з перших днів, коли Word працював на парових комп’ютерах, на яких на стіл потрібно було підняти трьох людей.

У 2007 році Word змінив формат файлу документа. Зник формат .doc, замінений на формат .docx. Оскільки багато людей все ще використовують старіші версії Word, а враховуючи велику кількість старих файлів .doc, які все ще доступні, виникла необхідність працювати з цими старими документами та конвертувати їх.

Робота зі старішим документом Word дуже складна: відкрийте документ. Ви побачите текст [Режим сумісності] після імені файлу у верхній частині вікна. Цей текст свідчить про те, що ви використовуєте старіший документ Word. Інша підказка полягає в тому, що багато функцій Word, наприклад можливість попереднього перегляду змін формату та тем документа, не працюють під час редагування старішого документа.

Щоб оновити старіший документ, виконайте такі дії:

Натисніть вкладку Файл.

На екрані інформації натисніть кнопку Конвертувати.
З'явиться описове діалогове вікно. Якщо ні, перейдіть до кроку 5.

У діалоговому вікні Microsoft Word клацніть, щоб поставити галочку біля пункту «Не запитувати мене знову про перетворення документів».

Натисніть кнопку OK.

Натисніть кнопку Зберегти, щоб зберегти документ.
Використовуйте діалогове вікно Зберегти як. Якщо ви подивитеся на меню Тип файлу, ви побачите, що вибраний формат файлу — документ Word (*.docx). Документ оновлено.

Старіший документ не буде видалено, якщо ви виконаєте ці дії, хоча ви можете видалити його.